لم تكن إدارة الأعمال مهمة سهلة على الإطلاق. تتيح التطورات الحديثة مستويات غير مسبوقة من التحسين التشغيلي ورؤية البيانات.
الأدوات المتاحة لأصحاب الأعمال اليوم لا حدود لها تقريبًا ، والتي يمكن أن تكون نعمة ونقمة. هناك أدوات متاحة لإدارة كل جانب من جوانب الأعمال التجارية من المخزون إلى خدمة العملاء والضرائب. يساعد كل جزء من البرامج التي تتم إضافتها إلى مجموعة تقنيات الشركة على تحمل عبء الإدارة كما يزيد أيضًا من تعقيد المؤسسة ككل.
غالبًا ما يسير التقدم والتعقيد جنبًا إلى جنب. هذا ينطبق بشكل خاص على التقدم التكنولوجي. النبأ السار هو أنه في حين أن الأنظمة أصبحت أكثر تعقيدًا ، فإنها أصبحت أيضًا أكثر كفاءة ودقة. هذا لا يمنع صعوبة خلق العقبات.
من أكثر العقبات تعقيدًا عند العمل في نظام معقد تحليل تحسينه. يلعب كل جزء متحرك دورًا يصعب تقديره ، وقد تحتوي الأجزاء نفسها على سخام غير ضروري. هذا هو المكان الذي يمكن فيه تقديم إدارة عمليات الأعمال (BPM) لمساعدة المؤسسات على تحقيق أقصى استفادة من مواردها.
ما هو BPM؟
إدارة عمليات الأعمال هي طريقة تدير المؤسسات من خلالها عملياتها وتحسنها.
يتضمن BPM تحليلًا لكل عملية بالإضافة إلى تحليل للدور الذي تلعبه في الصورة العامة للأعمال. تدور BPM حول عمليات الضبط الدقيق للضغط على كل قطرة ممكنة من التحسين. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل إزالة خطوة إضافية في العملية أو إعادة بناء العملية بأكملها من البداية.
قبل الغوص في إدارة العمليات التجارية ، من المهم أولاً تحديد ماهية العملية في هذا السياق.
ما هي العملية التجارية؟
يمكن وصف عملية الأعمال على أنها سلسلة من الخطوات التكرارية المصممة لتحقيق هدف ما. التكرار هو جانب رئيسي من جوانب العمليات التجارية. يجب أن يتم إجراؤها بانتظام وبشكل أو بآخر في كل مرة.
العمليات ليست مثل المشاريع أو المهام. المشاريع هي حالات فردية لعمل معين. عند تنفيذ مشروع ، يكون الهدف هو تحقيق نتيجة واحدة لمرة واحدة. المهام ، من ناحية أخرى ، هي مهام فردية أو أجزاء من المشروع يجب إكمالها حتى يتم اعتبار المشروع مكتملاً.
العمليات هي المهام التي يتم تنفيذها على أساس منتظم ، مثل إعداد موظفين جدد أو التعامل مع شكاوى العملاء أو المبيعات.
كيف تعمل BPM؟
تحاول إدارة عمليات الأعمال ، كنظام ، التعامل مع كل عملية تقوم بها المنظمة كوظيفة منفصلة ومعزولة ، مع عرضها كجزء من لغز تنظيمي أكبر.
يتطلب استخدام أساليب وأدوات BPM القدرة على النظر إلى الأعمال التجارية في المقياسين الجزئي والكلي جنبًا إلى جنب. يجب تحسين كل عملية في حد ذاتها ، ولكن يجب أيضًا مراعاة تأثيرها على العمليات أو الأنشطة الأخرى.
BPM هي دورة مستمرة تتضمن أربع مراحل رئيسية: التحليل والتصميم والنمذجة والتنفيذ.
التحليل
يتم تحليل كل عملية تجارية من حيث كفاءتها وتحسينها. الغرض من هذه المرحلة هو مراقبة العمليات وتحديد فرص التحسين. يتضمن التحليل إجراء كل عملية لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح. مرحلة التحليل هي عملية مستمرة.
التصميم
بعد تحديد فرص التحسين ، يبدأ متخصصو BPM في تطوير أفكار حول أفضل السبل لحل مشكلة أو تحسين عملية ما. هذا هو الوقت المناسب لخلق الأهداف. يجب تصميم العمليات كنسخة مثالية من نفسها في هذه المرحلة.
النمذجة
قد تختلف تقنيات النمذجة اعتمادًا على العملية التي يتم تنقيحها ، ولكن النماذج الأولية أو تشغيل حالات الاختبار هي دائمًا طريقة رائعة لمعرفة كيف ستؤثر التغييرات المقترحة على العمليات. هذه الخطوة ضرورية لتحسين أفكار التصميم ودمج المفاهيم في تغييرات قابلة للتنفيذ.
إضفاء الحيوية عليه
بمجرد أن تؤكد المحاكاة أن التغييرات المقترحة لها تأثير إيجابي على العملية والأعمال ككل ، فقد حان الوقت لإجراء تغييرات وجمع كل القطع معًا. يمكن أن يكون تنفيذ عمليات جديدة أو عمليات معدلة مهمة شاقة ، ولكن إذا نجحت الخطوات السابقة ، فأنت تعلم أن الجهد يستحق النتيجة النهائية.
