التفويض: المبادئ والأساليب الأساسية

التفويض: المبادئ والأساليب الأساسية
الصورة: martech.org
يشارك

التفويض هو نقل أو إعادة توزيع مهمة أو جزء من الوظائف داخل التسلسل الهرمي للموظفين في مؤسسة أو مؤسسة.

في الأساس، تتكون أي عملية عمل من تفويض السلطة – فهذا عمل فريق جيد التنسيق. وفي الوقت نفسه، يعتمد نجاح الشركة على الفهم الصحيح ودقة تنفيذ المبادئ والأساليب الأساسية. إن التفويض غير الصحيح أو المحدود للسلطة له تأثير سلبي للغاية على سير العمل ككل وعلى الجو العام في الفريق.

في الوقت نفسه، ينخفض ​​\u200b\u200bمستوى النجاح بالتساوي مع الإدارة عديمة الضمير، التي لا ترغب في القيام بدور نشط وحساس في العمل، ونقل حجم العمل بالكامل إلى الوحدات الهيكلية ولا تتحكم في التنفيذ، ومع الإفراط في العمل رئيس حذر ومسؤول يفضل حل المشكلات بشكل فردي.

إذا كان هناك نقص في الاحتراف في الحالة الأولى، فغالبًا ما يوجد الخيار الثاني بين المتخصصين من الدرجة الأولى الذين يعرفون جيدًا جميع مراحل وتعقيدات عملية العمل، ولكن ليس لديهم المهارة الأساسية للمدير الجيد، وهي القدرة على تحديد المهام بشكل صحيح وتحقيق إنجازها بفعالية وفي الوقت المناسب.

اتخاذ القرارات الاستراتيجية – نصيحة من عالم حسن السمعة
اتخاذ القرارات الاستراتيجية – نصيحة من عالم حسن السمعة
يعرّف الخبير العالمي في سيكولوجية النجاح، بريان تريسي، التفويض بشكل أنيق عندما يقول: “إن فن الإدارة هو الحصول على النتائج من خلال جهود الأشخاص الآخرين”. كما يقدم نصيحة رائعة لأولئك الذين ما زالوا مأسورين بمخاوف التفويض – حددوا مهمة للموظف و… اتركوه وشأنه. السيطرة المفرطة لا تؤدي إلى تثبيط عزيمة المرؤوسين فحسب، بل تخلق أيضًا أرضًا خصبة لوضع عبء المسؤولية بالكامل على رئيسك، مما يؤدي إلى الركود والرفض الواعي للنمو الوظيفي والشخصي.

نصيحة: من الضروري أن تتذكر ما يميز المدير عن المتخصص المؤهل تأهيلاً عاليًا. قد لا يكون لدى الأول وعي كامل بالجانب الفني للعملية، ولكن يجب أن يكون قادرًا على تحديد المهام وتحديد الطرق الرئيسية لتنفيذها وتحمل المسؤولية الكاملة عن النتيجة. وبخلاف ذلك، فحتى أعلى المؤهلات لا تبرر منصبًا يشغله بشكل غير قانوني.

المبادئ الأساسية للتفويض

هناك العديد من المبادئ الأساسية لتفويض السلطة، والتي من خلالها سيحصل المدير على جو صحي وعملية عمل منظمة بشكل صحيح.

Delegation
الصورة: usemotion.com

مسح إعداد المهمة

يجب تزويد المؤدي بالمهمة القادمة بأكملها، بما في ذلك الغرض الرئيسي منها والمعلومات الإضافية. وفي الوقت نفسه، من المهم وضع إطار للمسؤولية – على الرغم من أن العبء الرئيسي للعواقب يقع على عاتق المدير، إلا أنه يجب أن يكون المؤدي على دراية بالعواقب في حالة الفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية أو تفويتها. لن يكون من الخطأ تحديد الوضع العام – مستوى الأهمية، ودرجة المخاطر في حالة وجود نتيجة سيئة أو غير كافية، وآفاق الشركة. وهذا ضروري للتحفيز الكافي لفناني الأداء.

اختيار مستوى المسؤولية ومقياسها

هناك خمسة مستويات من السيطرة ودرجات من الحرية والمسؤولية تساعد في تحديد الأهداف. عند إعادة توزيع مهمة ما، من الضروري إجراء تقييم صحيح على مستوى المؤدي (موظف أو مجموعة أو وحدة هيكلية).

  • المستوى 1 – الطاعة الصارمة والالتزام الصارم بالتعليمات، وتعزيز التحكم في كل من عملية التنفيذ والأطر الزمنية (مناسبة للعمل الروتيني، والعمل المكتبي، والعمل الفني).
  • المستوى 2 – يُمنح الموظفون الحق في اختيار طرق التنفيذ اللازمة، ولكن هذه الحرية مقيدة بالموافقة الإلزامية عليهم من الإدارة (تُستخدم في الحالة التي يكون فيها المتخصص على دراية أفضل بالـ التفاصيل الفنية وقادر على اقتراح أقصر طريق لحل المشكلة).
  • المستوى 3 – الإحاطة استشارية وليست إلزامية بطبيعتها، ولكن يتعين على الموظفين تقديم تقرير في نهاية كل مرحلة من المهمة (يتمتع المؤدي بالكفاءة أو الخبرة الكافية في أداء مهام مماثلة).
  • المستوى 4 – الموظف قادر على إعداد وإكمال الدورة الكاملة للمهمة المعينة، وله الحق في اختيار طرق وطرق حلها بشكل مستقل، ولكنه ملزم بإبلاغ مدير حول مراحل التنفيذ (عادةً ما يستخدم عند التفويض لرؤساء الأقسام والأقسام والمجموعات التي تكون محدودة للغاية بأطر زمنية ويكونون مسؤولين بشكل كامل عن النتيجة).
  • المستوى 5 – حرية غير محدودة في العمل في حل المشكلة، بدون أطر زمنية أو حدود – غالبًا ما تستخدم في العمل المتعلق بالإبداع أو في حالة عدم وجود مخاطر.
Delegation
الصورة: sketchbubble.com

مناقشة وفرصة للتعليقات من أجل التوضيح وإعداد التقارير

من الضروري التأكد من أن الموظف يفهم بشكل صحيح الأهداف والأولويات، ويفهم مستوى المسؤولية. وفي الوقت نفسه، من الضروري إتاحة الفرصة للاتصال بالمدير في حالة ظهور صعوبات أو عقبات أمام تحقيق الهدف.

توزيع الصلاحيات حسب الصفات والمسؤوليات الوظيفية والمؤهلات

وبما أن تفويض السلطات لا يعني نقلها من شخص إلى آخر، بل توزيعها بين المناصب، مع التنظيم السليم للعمل، فإن هذا المبدأ يعتمد على التوصيف الوظيفي. ولكن العامل البشري لا يقل أهمية؛ ويجب أيضا أن تؤخذ الظروف الحالية في الاعتبار: مستوى عبء العمل، والصفات الشخصية للمرؤوسين، والسماح بالوصول إلى المعلومات السرية.

فرصة لجذب الإدارة المبتدئة

غالبًا ما يؤدي اللجوء إلى متخصصين وفناني الأداء المحددين إلى نتائج جيدة. ويواجه هؤلاء الموظفون الفروق الدقيقة في عملية العمل كل يوم، كما أن إسناد المهام مباشرة إلى المديرين المبتدئين يوفر الوقت ويساعدهم على التعامل مع المهمة بشكل أكثر كفاءة من خلال حلول غير قياسية أو محددة.

استراتيجية المؤسسة: الصياغة والتنفيذ
استراتيجية المؤسسة: الصياغة والتنفيذ

انفتاح عملية العمل

يجب أن يكون كل موظف على دراية بالمهمة الشاملة، وأن يفهم التسلسل الهرمي لتنفيذها، وأن يكون قادرًا على الاتصال بالمشاركين في العملية بسهولة للحصول على المعلومات اللازمة أو التعاون في مشروع معين.

حظر التفويض العكسي للسلطة أو النقل عبر التسلسل الهرمي الرسمي دون موافقة

يحق لرئيس القسم توزيع مراحل المشروع بين المختصين، لكن لا يجوز له نقل تنفيذ المهام بالكامل إلى مرؤوسيه أو الإدارات المرتبطة به، أو رفض قبول السلطة مستغلاً مسؤولية مديره.

الطرق الأساسية للتفويض في الشركة

  • بيان عام للمهام – يستخدم عند توزيع المهام على الأقسام الهيكلية للمؤسسة.
  • تعليمات تفصيلية – تستخدم عندما يكون الموظف غير مؤهل بشكل كافٍ (مهمة غير قياسية أو تدريب المتدربين.
  • التعيين الموازي لعدة منفذين – مثل هذا النقل المتزامن لمشروع واحد إلى عدة منفذين يمكن أن يكون فعالاً عندما تكون هناك حاجة للمنافسة والقدرة على اختيار أفضل نتيجة أو استراتيجية.
  • التوزيع الموازي بين الوحدات الهيكلية – مناسب لتقسيم مهمة مشتركة إلى كتل ومراحل تتطلب متخصصين من مختلف المستويات والمؤهلات.

أنواع الصلاحيات ومركزية الإدارة

تنقسم القوى إلى نوعين (وفقًا لمبادئ “ماتريوشكا” و”متعرجة”):

  1. مركزية (بدون نقل المسؤولية) – وتتميز بتنظيم أنشطة جميع الإدارات والأقسام والمجموعات من الأعلى، وجميع الموظفين – من الإدارة العليا إلى الموظفين الأدنى مستوى – هم خاضعة للأنظمة المطورة والمعتمدة.
  2. لامركزية – يتم تعيين المهام واسعة النطاق أمام الإدارة العليا، ويمنحون بدورهم الحق في إيجاد طرق لحلها بشكل مستقل وإعادة توزيع أجزاء من المهمة بين المرؤوسين.< / لى>
Delegation
الصورة: wework.com

في الممارسة العملية، يتشابك كلا النوعين مع بعضهما البعض – مع الإدارة الفعالة، يعتمد استخدامها على الوضع ويوجد بالتوازي مع بعضها البعض. المركزية المفرطة للإدارة هي علامة تحذير. تصبح مظاهرها ملحوظة – تتكرر المهام، ويتم تفويت المواعيد النهائية، ويزيد عدد الموظفين، لكن الإنتاجية لا تزال منخفضة.

لماذا يتم تنفيذ التفويض ولماذا هو ضروري؟

تم تصميم تفويض السلطات لإراحة الرئيس قدر الإمكان، وتحريره من العمل الروتيني لحل المشكلات الأكثر تعقيدًا. بالإضافة إلى وظيفة “التفريغ” وتحرير الوقت، فإن هذا المبدأ له مهام أخرى – رفع مستوى المتخصصين، والتحفيز الإضافي، والنمو المهني للموظفين.

ويشترط في المدير المختص أن يكون قادراً على رؤية المهمة ككل، ومعرفة طرق حلها، وأن يكون لديه طاقم عمل من المتخصصين المؤهلين للقيام بها. يجب أن يكون فريق العمل المنظم جيدًا آلية جيدة التنظيم، مع فهم واضح لوظائف ومهام كل قسم.

الأهداف الرئيسية للتفويض

يسمح لك التفويض الصحيح للسلطة بحل المزيد من المشكلات وتحقيق الأهداف بشكل أكثر فعالية وضمان قابلية التبادل. ونتيجة لذلك، من المرجح أن تحصل مثل هذه الشركة على مزايا تنافسية في السوق أكثر من تلك التي يعمل فيها الموظفون تحت قيادة مدير أقل خبرة.

مزايا التفويض وصعوباته ومشكلاته

في أغلب الأحيان، فإن التنظيم غير الصحيح لعملية العمل هو الذي يمنعك من الاستفادة من ثمار تفويض السلطة – على سبيل المثال، الأخطاء في تطوير تدفق مستندات المؤسسة. إن عادة توزيع المهام لفظيًا أو استخدام السجلات الورقية لا تسمح لك بتتبع المؤدي المحدد أو المرحلة التي وصلت إليها المهمة. وحتى مع التفويض المناسب، من الضروري الاهتمام بنظام يسمح لكل موظف برؤية توزيع المسؤوليات ومراحل التنفيذ.

Delegation
الصورة: fellow.app

العنصر المهم الثاني للنجاح هو الشهادة السنوية. لا ينبغي الاستخفاف بهذا الإجراء – فالمقابلات التي تتم بشكل صحيح مع الموظفين ستكشف عن إمكاناتهم، وتحدد مجموعة المسؤولية، وتقيم الصفات والتطلعات الشخصية. الفكرة الرئيسية لهذه الشهادة ليست تحديث احتياطي الموظفين عن طريق التخلص من الصابورة، ولكن فهم نوع العمل الأكثر فعالية الذي يمكن تكليفه بموظف معين.

عند الاختبار، من المهم تقييم العامل النفسي – فالعاملون في نفس المنصب يختلفون – فبعضهم قادر على التعبير عن نفسه إلى الحد الأقصى تحت ضغط الوقت ويكون مقاومًا للضغط، والبعض الآخر يضيع تحت القوة القاهرة، ولكن لا غنى عنها للكميات الكبيرة من الأعمال الورقية أو العمل الروتيني، مجتهدون ومنتبهون للتفاصيل.

كايزن: كيف يعمل نظام الإدارة الياباني
كايزن: كيف يعمل نظام الإدارة الياباني

الميزة الواضحة للتفويض هي القدرة على استبدال التحفيز في شكل مكافآت مالية (مكافآت ومكافآت) بآفاق النمو الوظيفي والتطوير المستمر. لا ينبغي لأحد أن ينسى هذا العامل عند التحدث مع الموظفين – فالكثيرون يتركون الاستقرار للمنافسين فقط لأن سلسلة من المهام المماثلة تمتصهم، ويضطر الشخص، الذي لا يرى الآفاق ولا يجرب أشياء جديدة، إلى الاستقالة من أجل تحقيقها طموحاته المهنية.

في الطريق إلى تحقيق الأهداف الرئيسية لتفويض السلطة: كفاءة سير العمل وتحفيز الموظفين، تنشأ صعوبات أخرى. أحدها هو عدم القدرة على تقييم مستوى الموظف بشكل صحيح، وعدم الثقة في مستوى مسؤوليته ومؤهلاته، وحتى الإحجام عن تطوير المنافسين الذين يهددون باستبدال قائدهم.

في كثير من الأحيان، يكون العائق الذي لا يمكن التغلب عليه هو الوعي بمسؤولية المدير الأكبر بكثير – ففي حالة حدوث فشل أو عمل رديء الجودة، عادة ما يخاطر المؤدي فقط بالتوبيخ أو الغرامة، في حين أن الإدارة العليا تدرك دائمًا الضرر التي يمكن أن تسبب للشركة ككل.

على أحد جانبي الميزان توجد المخاطر والمضايقات الشخصية، وعلى الجانب الآخر يوجد نجاح الشركة وازدهارها. من المهم أن نفهم هنا أن القدرة على تنظيم النظام بأكمله في مكان العمل وإنشاء دورة من تحديد مشكلة واسعة النطاق إلى أصغر الفروق الدقيقة في حلها، ستصبح بطاقة الاتصال للمدير الجيد. وهذا هو ما يميز المدير عن المتخصص العادي، ويميز أيضًا هذا المنصب في نظام الأجور.