Delegação: princípios e métodos básicos

Delegação: princípios e métodos básicos
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Delegação é a transferência ou redistribuição de uma tarefa ou parte das funções dentro da hierarquia de pessoal de uma organização ou empresa.

Essencialmente, qualquer processo de trabalho consiste na delegação de autoridade – afinal, esse é o trabalho de uma equipe bem coordenada. Ao mesmo tempo, o sucesso da empresa dependerá da correta compreensão e precisão na implementação dos princípios e métodos básicos. A delegação de autoridade incorreta ou limitada tem um impacto extremamente negativo no processo de trabalho como um todo e no clima geral da equipe.

Ao mesmo tempo, o nível de sucesso cai igualmente tanto com uma gestão sem escrúpulos, que não quer ter um papel activo e sensível na obra, transferindo todo o volume de trabalho para unidades estruturais e não controla a execução, como com uma excessivamente chefe cauteloso e responsável, que prefere resolver os problemas individualmente.

Se no primeiro caso falta profissionalismo, a segunda opção costuma ser encontrada entre especialistas de primeira linha que conhecem bem todas as etapas e meandros do processo de trabalho, mas não possuem as habilidades básicas de um bom gestor, que é a capacidade de definir tarefas corretamente e conseguir sua conclusão eficaz e oportuna.

Tomando decisões estratégicas – conselhos de um cientista respeitável
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O especialista mundial em psicologia do sucesso, Brian Tracy, define delegação com elegância quando diz: “A arte da gestão é obter resultados através dos esforços de outras pessoas”. Ele também dá conselhos brilhantes para aqueles que ainda estão cativados pelo medo de delegar – estabeleça uma tarefa para o funcionário e… deixe-o em paz. O controle excessivo não apenas desmotiva os subordinados, mas também cria um terreno fértil para colocar todo o peso da responsabilidade sobre o chefe, levando à estagnação e à recusa consciente da carreira e do crescimento pessoal.

Conselho: É preciso lembrar o que distingue um gestor de um especialista altamente qualificado. O primeiro pode não ter pleno conhecimento da parte técnica do processo, mas deve ser capaz de definir tarefas, determinar os principais métodos para a sua implementação e assumir total responsabilidade pelo resultado. Caso contrário, mesmo as qualificações mais elevadas não justificam um cargo ocupado ilegalmente.

Princípios básicos de delegação

Existem vários princípios fundamentais de delegação de autoridade, através dos quais o gestor receberá um ambiente saudável e um processo de trabalho devidamente organizado.

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Limpar configuração de tarefa

O executor deve receber toda a tarefa futura, incluindo seu objetivo principal e informações adicionais. Ao mesmo tempo, é importante estabelecer um quadro de responsabilidade – embora o principal ónus das consequências recaia sobre o gestor, o executor deve ser informado das consequências em caso de incumprimento ou incumprimento dos prazos. Não seria supérfluo traçar a situação geral – o nível de importância, o grau de riscos em caso de resultado mau ou insuficiente, as perspectivas para a empresa. Isto é necessário para motivação suficiente do artista.

Escolha do nível e medida de responsabilidade

Existem cinco níveis de controle e graus de liberdade e responsabilidade que auxiliam no estabelecimento de metas. Ao redistribuir uma tarefa, é necessário avaliar corretamente em que nível se encontra o executor (funcionário, grupo ou unidade estrutural).

  • Nível 1 – obediência estrita e adesão estrita às instruções, maior controle sobre o processo de execução e os prazos (adequado para trabalho de rotina, trabalho de escritório, trabalho técnico).
  • Nível 2 – os funcionários têm o direito de escolher os métodos de execução necessários, mas tal liberdade é limitada pela aprovação obrigatória dos mesmos com a administração (usada no caso em que um especialista esteja mais familiarizado com o detalhes técnicos e é capaz de sugerir o caminho mais curto para resolver o problema).
  • Nível 3 – o briefing é consultivo, não obrigatório, por natureza, mas os funcionários são obrigados a fornecer um relatório ao final de cada etapa da tarefa (o executor tem competência ou experiência suficiente em realizando tarefas semelhantes).
  • Nível 4 – o funcionário é capaz de preparar e completar todo o ciclo da tarefa atribuída; tem o direito de escolher métodos e métodos para resolvê-la de forma independente, mas é obrigado a reportar ao gerente sobre as etapas de implementação (geralmente usado ao delegar a chefes de departamentos, departamentos e grupos que são estritamente limitados por prazos e são totalmente responsáveis ​​pelo resultado).
  • Nível 5 – liberdade de ação ilimitada na resolução de um problema, sem prazos ou limites – frequentemente usado em trabalhos relacionados à criatividade ou na ausência de riscos.
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Discussão e oportunidade de feedback para esclarecimentos e relatórios

É necessário garantir que o funcionário compreenda corretamente os objetivos e prioridades e compreenda o nível de responsabilidade. Ao mesmo tempo, é necessário dar a oportunidade de entrar em contato com o gestor caso surjam dificuldades ou obstáculos para atingir o objetivo.

Distribuição de poderes de acordo com qualidades, responsabilidades profissionais e qualificações

Dado que a delegação de poderes não envolve a sua transferência de pessoa para pessoa, mas sim a distribuição entre os cargos, com uma organização adequada do trabalho este princípio baseia-se nas descrições de funções. Mas o fator humano não é menos importante; as circunstâncias atuais também devem ser levadas em consideração: nível de carga de trabalho, qualidades pessoais dos subordinados, permissão de acesso a informações confidenciais.

Oportunidade de atrair gestores juniores

Recorrer a especialistas e artistas específicos muitas vezes traz bons resultados. Esse pessoal enfrenta diariamente as nuances do processo de trabalho; atribuir tarefas diretamente aos gerentes juniores economiza tempo e os ajuda a lidar com a tarefa de maneira mais eficiente por meio de soluções específicas ou não padronizadas.

Estratégia empresarial: formulação e implementação
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Abertura do processo de trabalho

Cada funcionário deve estar ciente da tarefa geral, compreender a hierarquia de sua implementação e ser capaz de entrar em contato facilmente com os participantes do processo para obter as informações necessárias ou colaborar em um projeto específico.

Proibição de delegação reversa de autoridade ou transferência através da hierarquia oficial sem aprovação

O chefe do departamento tem o direito de distribuir as etapas do projeto entre especialistas, mas não deve transferir a execução integral das tarefas para os seus subordinados ou departamentos afins, nem recusar-se a aceitar autoridade, aproveitando a responsabilidade do seu gestor.

Métodos básicos de delegação em uma empresa

  • Declaração geral de tarefas – usada na distribuição de tarefas às divisões estruturais da empresa.
  • Instruções detalhadas – usadas quando o funcionário não tem qualificação suficiente (tarefa fora do padrão ou treinamento de estagiários.
  • Atribuição paralela a vários executores – essa transferência simultânea de um projeto para vários executores pode ser eficaz quando há necessidade de competição e capacidade de escolher o melhor resultado ou estratégia.
  • Distribuição paralela entre unidades estruturais – adequada para dividir uma tarefa comum em blocos e etapas que requerem especialistas de diferentes níveis e qualificações.

Tipos de competências e centralização da gestão

Os poderes são divididos em 2 tipos (de acordo com os princípios “matryoshka” e “espinha de peixe”):

  1. Centralizados (sem transferência de responsabilidade) – caracterizam-se pela regulação das atividades de todos os departamentos, departamentos e grupos de cima, e todo o pessoal – desde a alta administração até os funcionários de nível mais baixo – é sujeito aos regulamentos desenvolvidos e aprovados.
  2. Descentralizado – tarefas de grande escala são definidas antes da alta administração, e esta, por sua vez, é dotada do direito de encontrar maneiras independentes de resolvê-las e redistribuir partes da tarefa entre os subordinados.
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Na prática, ambos os tipos estão interligados – com uma gestão eficaz, a sua utilização depende da situação e existe em paralelo. A centralização excessiva da gestão é um sinal de alerta. Suas manifestações tornam-se perceptíveis – tarefas são duplicadas, prazos são perdidos, o quadro de executores aumenta, mas a produtividade permanece baixa.

Por que a delegação é realizada e por que é necessária?

A delegação de poderes visa desonerar ao máximo o chefe, liberando-o do trabalho rotineiro para resolver questões mais complexas. Além da função de “descarregar” e liberar tempo, esse princípio tem outras atribuições – elevação do nível dos especialistas, motivação adicional e crescimento profissional dos colaboradores.

É necessário que um gestor competente seja capaz de ver a tarefa como um todo, conhecer métodos para resolvê-la e contar com uma equipe de especialistas qualificados para realizá-la. Uma equipe de trabalho bem organizada deve ser um mecanismo bem lubrificado, com entendimento claro das funções e tarefas de cada departamento.

Principais objetivos da delegação

A delegação correta de autoridade permite resolver mais problemas, atingir metas de forma mais eficaz e garantir a intercambialidade. Como resultado, é mais provável que tal empresa obtenha vantagens competitivas no mercado do que aquela em que a equipe trabalha sob a liderança de um gerente menos experiente.

Vantagens, dificuldades e problemas da delegação

Na maioria das vezes, é a organização incorreta do processo de trabalho que impede o aproveitamento dos frutos da delegação de autoridade – por exemplo, erros no desenvolvimento do fluxo documental da empresa. O hábito de distribuir tarefas verbalmente ou usar registros em papel não permite rastrear o executor específico ou em que estágio a tarefa se encontra. Mesmo com a devida delegação, é necessário cuidar de um sistema que permita a cada colaborador visualizar a distribuição de responsabilidades e etapas de implementação.

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O segundo componente importante do sucesso é a certificação anual. Este procedimento não deve ser considerado levianamente – entrevistas adequadamente conduzidas com os funcionários revelarão seu potencial, determinarão o grupo de responsabilidade e avaliarão qualidades e aspirações pessoais. A ideia principal dessa certificação não é tanto atualizar a reserva de pessoal eliminando o lastro, mas entender que tipo de trabalho é mais eficaz para confiar a um determinado funcionário.

Ao testar, é importante avaliar o fator psicológico – os trabalhadores na mesma posição diferem – alguns conseguem se expressar ao máximo sob a pressão do tempo e são resistentes ao estresse, outros se perdem por motivos de força maior, mas são indispensáveis ​​para grandes volumes de burocracia ou trabalho rotineiro, são diligentes e atentos aos detalhes.

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A vantagem óbvia da delegação é a capacidade de substituir a motivação na forma de recompensas monetárias (bônus e bônus) por perspectivas de crescimento na carreira e desenvolvimento contínuo. Não se deve esquecer desse fator ao conversar com os funcionários – afinal, muitos deixam a estabilidade para os concorrentes apenas porque uma série de atribuições semelhantes os sugam, e uma pessoa, sem ver perspectivas e sem tentar coisas novas, é forçada a desistir para perceber suas aspirações de carreira.

No caminho para atingir os principais objetivos da delegação de autoridade: eficiência do processo de trabalho e motivação do pessoal, surgem outras dificuldades. Uma delas é a incapacidade de avaliar corretamente o nível de um funcionário, a desconfiança no nível de sua responsabilidade e qualificação e até a relutância em desenvolver concorrentes que ameacem substituir seu líder.

Muitas vezes, uma barreira intransponível é a consciência da responsabilidade significativamente maior do gestor – afinal, em caso de falha ou trabalho de má qualidade, o executor costuma arriscar apenas uma reprimenda ou multa, enquanto a alta administração está sempre ciente do dano que pode ser causado à empresa como um todo.

De um lado da balança estão os riscos e inconvenientes pessoais, do outro está o sucesso e a prosperidade da empresa. É importante entender aqui que a capacidade de organizar todo o sistema no local de trabalho e estabelecer um ciclo desde a definição de um problema de grande escala até as menores nuances de sua solução se tornará o cartão de visita de um bom gestor. É isto que distingue um gestor de um especialista comum e também distingue este cargo no sistema de remuneração.