15 técnicas eficazes de gerenciamento de tempo, segundo um especialista

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15 técnicas eficazes de gerenciamento de tempo, segundo um especialista
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A técnica correta de gerenciamento de tempo ajuda você a gerenciar melhor seu tempo e seus assuntos. Neste artigo, falarei sobre os 15 métodos mais populares que você pode começar a praticar para organizar seu trabalho e sua vida de maneira mais eficaz.

1. Planeje seu dia com antecedência

O planejamento é a mais comprovada de todas as estratégias eficazes de gerenciamento de tempo. A tecnologia ajuda a organizar o trabalho corretamente e a estimar quanto tempo levará para concluir uma tarefa específica.

Existem vários “ajudantes” para o trabalho de planejamento:

  • calendários e agendas pessoais, digitais e em papel;
  • aplicativos e ferramentas para gerenciamento de tempo;
  • blocos de notas, cadernos, modelos de cronograma e outros formulários de gerenciamento de tempo em papel.

Você pode combinar diferentes opções para criar sua própria abordagem pessoal de planejamento.

2. Limite o tempo que você gasta verificando e-mails

Estatísticas afirma que o trabalhador médio gasta cerca de 30 horas por semana verificando e-mails. Imagine quantos problemas você poderia resolver neste tempo.

Se você verifica e-mails pela manhã, responda apenas aos mais importantes que exigem feedback imediato. Deixe o restante para intervalos entre as tarefas ou revise-as no final do dia. Além disso, certifique-se de marcar mensagens sem importância como spam para que não sobrecarreguem sua caixa de entrada.

3. Determine seu tempo produtivo

Algumas pessoas são madrugadores e outras são notívagos. Somos todos diferentes e gostamos de trabalhar em horários diferentes do dia ou até da noite.

Sam Carpenter, autor de Work the System: The Simple Mechanics of Making More, cunhou o termo “Horário nobre biológico”. Ele descreve uma técnica de gerenciamento de tempo na qual você encontra as horas mais produtivas do dia e agenda o trabalho para os horários em que tem mais energia.

4. Coma o sapo

Mark Twain disse: “Se o seu trabalho é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se você tiver que comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”

O método Eat the Frog trata de priorizar. Faça primeiro as tarefas mais importantes e, quando terminar, passe para as menos importantes. Isso o ajudará a organizar melhor seu fluxo de trabalho e você se tornará mais eficiente.

5. Faça pausas regularmente

Trabalhar sem pausas pode fazer mais mal do que bem. Uma pessoa precisa de pausas para que o cérebro possa “reiniciar” e então se concentrar na tarefa.

Time management techniques
Foto: nchinc.com

Você pode usar o método Pomodoro ou fazer uma curta caminhada. Leia seu livro favorito, faça uma xícara de café ou passe seu tempo livre aprendendo algo novo. As pausas têm um efeito benéfico no bem-estar, na saúde e no humor, além de aumentar a produtividade.

6. Pare de multitarefa

Muitas ofertas de emprego afirmam que a multitarefa é uma das principais habilidades do candidato. Mas é melhor jogar imediatamente essa proposta no lixo. A verdade é que a multitarefa faz mal ao nosso cérebro.

Parece que conciliar várias tarefas ao mesmo tempo é uma ótima técnica de gerenciamento de tempo. Na verdade, reduz drasticamente a produtividade. Um estudo realizado na Universidade de Stanford mostrou que em uma situação em que há Com múltiplas fontes de informação provenientes do mundo exterior ou surgindo da memória, os multitarefas são incapazes de filtrar o que não é relevante para o seu objetivo atual.

Conclua uma tarefa de cada vez para manter o foco e o envolvimento.

Muitas técnicas populares de gerenciamento de tempo baseiam-se em abordagens práticas destinadas a concluir tarefas dentro de um prazo específico e de uma maneira específica.

7. Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que foi inventada no final de 1908 por Francesco Cirillo. Como o nome sugere, a técnica usa o popular cronômetro Pomodoro como ferramenta para definir limites de tempo. Seu objetivo é o gerenciamento eficaz do tempo e a concentração em uma tarefa.
Pomodoro technique
Foto: nfocus.co.uk

A técnica Pomodoro consiste em 4 “pomodoros” – intervalos de 25 minutos separados por pausas. Quando um pomodoro termina, você faz uma pausa de 5 minutos. Depois disso, ajuste o cronômetro para mais 25 minutos e repita os passos. Depois de completar um ciclo de 4 Pomodoros, você faz uma pausa mais longa.

8. Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma técnica de gerenciamento de tempo inventada por Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos.
A Matriz de Eisenhower – Determine Suas Prioridades
A Matriz de Eisenhower – Determine Suas Prioridades
6 minutos de leitura
Ratmir Belov
Journalist-writer

O método ajuda a priorizar tarefas com base na urgência e importância, eliminando aquelas menos urgentes e importantes que deveriam ser delegadas ou nem executadas.

Nesta técnica você cria 4 quadrados com as seguintes categorias:

  • Torne isso urgente: faça as tarefas mais importantes primeiro.
  • Programação: adie tarefas menos urgentes, mas ainda importantes, para mais tarde.
  • Delegar: delegue tarefas urgentes, mas menos importantes, a outras pessoas (se possível).
  • Não faça: não faça tarefas que não sejam urgentes nem importantes.

A Matriz de Eisenhower é uma técnica eficaz de gerenciamento de tarefas que permite concluir tarefas complexas e definir prioridades corretamente.

9. Blocos de tempo

Você divide seu dia em blocos e, durante esses blocos de tempo, concentra-se em uma tarefa específica e a conclui dentro de um prazo definido (por exemplo, “Responderei e-mails entre 9h e 10h”).

10. Boxe temporal

O time boxing é semelhante à técnica anterior, mas com o time boxing você define um prazo específico para concluir uma tarefa (por exemplo, “Responderei todos os e-mails até as 10h”). Esta é uma versão mais rigorosa do método de bloco de tempo.

11. Tema do dia

O tema do dia é outra forma de blocos de tempo. Nessa técnica, você divide sua programação semanal em blocos, definindo um tema de trabalho para cada dia. Dessa forma, sua programação diária é dedicada a tarefas específicas de uma categoria.

Por exemplo, você dedica a segunda-feira ao planejamento e organização do trabalho; Terça-feira é um dia dedicado a trabalhar em uma tarefa específica; na quarta-feira você dedica tempo à educação e assim por diante.

12. Regra 80/20 (lei de Pareto)

A Lei de Pareto, também conhecida como regra 80/20, afirma que apenas 20% dos seus esforços produzem 80% dos seus resultados e vice-versa.

O princípio de Pareto funciona em tudo
O princípio de Pareto funciona em tudo
3 minutos de leitura
Ratmir Belov
Journalist-writer

É aí que entra o “comer o sapo”: você precisa se concentrar nas tarefas mais importantes e trabalhar nelas até o fim para realmente alcançar os resultados desejados.

13. Regra 1-3-5

A regra 1-3-5 é uma estratégia simples de gerenciamento de tarefas. Todos os dias você aloca tempo de trabalho para 1 tarefa grande, 3 tarefas médias e 5 tarefas pequenas.

O princípio básico da regra “1-3-5” é assumir tarefas importantes e urgentes do dia, mesmo que sejam pequenas.

14. Frasco de vidro

O método da jarra de vidro é uma técnica de visualização. Todos os dias você enche uma jarra (tempo) com coisas (tarefas) diferentes: pedras, seixos e areia. As rochas representam tarefas grandes e importantes, os seixos representam tarefas urgentes e a areia representa distrações.

O objetivo desta técnica é planejar o seu dia de forma que você encha uma jarra de vidro com tarefas de acordo com sua urgência.

15. A estratégia de Seinfeld

Se você assistiu à popular série de comédia de televisão Seinfeld, talvez já tenha ouvido falar da “Estratégia Seinfeld”. Embora Jerry Seinfeld não admita ter inventado esse método, muitas pessoas o adotaram para ajudar a administrar seu tempo de maneira mais eficaz.

Na estratégia Seinfeld, você usa um grande calendário de parede e um marcador vermelho. Todos os dias, após completar uma tarefa, você marca um dia de sucesso com uma grande cruz vermelha. Depois de alguns dias, você terá uma corrente que se tornará mais longa a cada dia se for consistente em suas ações. Essa técnica também é conhecida como “não quebre a corrente”.
Margarita Islamova
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