Delegation: Grundprinzipien und Methoden

Delegation: Grundprinzipien und Methoden
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Unter Delegation versteht man die Übertragung oder Umverteilung einer Aufgabe oder eines Teils der Funktionen innerhalb der Personalhierarchie einer Organisation oder eines Unternehmens.

Im Wesentlichen besteht jeder Arbeitsprozess aus der Delegation von Befugnissen – schließlich ist dies die Arbeit eines eingespielten Teams. Gleichzeitig hängt der Erfolg des Unternehmens vom richtigen Verständnis und der Genauigkeit der Umsetzung der Grundprinzipien und Methoden ab. Eine fehlerhafte oder eingeschränkte Delegation von Befugnissen wirkt sich äußerst negativ auf den gesamten Arbeitsprozess und auf die allgemeine Atmosphäre im Team aus.

Gleichzeitig sinkt der Erfolg gleichermaßen sowohl bei skrupellosem Management, das sich nicht aktiv und einfühlsam an der Arbeit beteiligen will, das gesamte Arbeitsvolumen auf Struktureinheiten verlagert und die Umsetzung nicht kontrolliert, als auch bei übermäßigem Management vorsichtiger und verantwortungsbewusster Chef, der Probleme lieber individuell löst.

Wenn es im ersten Fall an Professionalität mangelt, findet man die zweite Option oft bei erstklassigen Spezialisten, die mit allen Phasen und Feinheiten des Arbeitsprozesses bestens vertraut sind, aber nicht über die Grundkompetenzen einer guten Führungskraft verfügen. Dabei handelt es sich um die Fähigkeit, Aufgaben richtig zu stellen und deren effektive und termingerechte Erledigung zu erreichen.

Strategische Entscheidungen treffen – Ratschläge eines renommierten Wissenschaftlers
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Der Weltexperte für Erfolgspsychologie Brian Tracy definiert Delegation elegant, wenn er sagt: „Die Kunst des Managements besteht darin, durch die Bemühungen anderer Menschen Ergebnisse zu erzielen.“ Er gibt auch denjenigen, die immer noch Delegationsängste haben, einen brillanten Rat: Stellen Sie dem Mitarbeiter eine Aufgabe und … lassen Sie ihn in Ruhe. Übermäßige Kontrolle demotiviert nicht nur die Untergebenen, sondern schafft auch einen fruchtbaren Boden dafür, die gesamte Last der Verantwortung auf den Chef abzuwälzen, was zu Stagnation und bewusster Ablehnung von Karriere und persönlichem Wachstum führt.

Hinweis: Man muss bedenken, was einen Manager von einem hochqualifizierten Spezialisten unterscheidet. Der erste ist möglicherweise nicht vollständig mit der technischen Seite des Prozesses vertraut, muss jedoch in der Lage sein, Aufgaben festzulegen, die wichtigsten Methoden für deren Umsetzung festzulegen und die volle Verantwortung für das Ergebnis zu tragen. Ansonsten rechtfertigen selbst höchste Qualifikationen keine rechtswidrig ausgeübte Position.

Grundprinzipien der Delegation

Es gibt mehrere Grundprinzipien der Delegation von Befugnissen, durch deren Anwendung der Manager eine gesunde Atmosphäre und einen ordnungsgemäß organisierten Arbeitsprozess erhält.

Delegation
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Aufgabeneinstellung löschen

Dem Ausführenden muss die Gesamtheit der anstehenden Aufgabe einschließlich ihres Hauptzwecks und zusätzlicher Informationen zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig ist es wichtig, einen Rahmen für die Verantwortung festzulegen – obwohl die Hauptlast für die Konsequenzen beim Manager liegt, muss der Ausführende über die Konsequenzen bei Nichteinhaltung oder Überschreitung von Fristen informiert werden. Es wäre nicht verkehrt, den allgemeinen Stand der Dinge darzulegen – den Grad der Bedeutung, den Grad der Risiken bei einem schlechten oder unzureichenden Ergebnis, die Aussichten für das Unternehmen. Dies ist für eine ausreichende Motivation des Darstellers notwendig.

Wahl der Ebene und des Maßes der Verantwortung

Es gibt fünf Kontrollebenen sowie Freiheits- und Verantwortungsgrade, die bei der Zielsetzung helfen. Bei der Neuverteilung einer Aufgabe ist es notwendig, richtig einzuschätzen, auf welcher Ebene sich der Ausführende befindet (Mitarbeiter, Gruppe oder Struktureinheit).

  • Stufe 1 – strikter Gehorsam und strikte Befolgung der Anweisungen, verbesserte Kontrolle sowohl über den Ausführungsprozess als auch über die Zeitrahmen (geeignet für Routinearbeiten, Büroarbeiten, technische Arbeiten).
  • Stufe 2 – Den Mitarbeitern wird das Recht eingeräumt, die erforderlichen Ausführungsmethoden zu wählen, diese Freiheit wird jedoch durch die obligatorische Genehmigung dieser Methoden durch das Management eingeschränkt (wird verwendet, wenn ein Spezialist mit den Methoden besser vertraut ist). technische Details und ist in der Lage, den kürzesten Weg zur Lösung des Problems vorzuschlagen).
  • Stufe 3 – Das Briefing ist beratender Natur und nicht verpflichtend, aber die Mitarbeiter müssen am Ende jeder Phase der Aufgabe einen Bericht vorlegen (der Ausführende verfügt über ausreichende Kompetenz oder Erfahrung in diesem Bereich). ähnliche Aufgaben ausführen).
  • Stufe 4 – der Mitarbeiter ist in der Lage, den gesamten Zyklus der ihm übertragenen Aufgabe vorzubereiten und abzuschließen; er hat das Recht, Methoden und Methoden zu ihrer Lösung selbstständig zu wählen, ist jedoch verpflichtet, dem Bericht zu erstatten Manager über die Phasen der Umsetzung (wird normalerweise verwendet, wenn an Abteilungs-, Abteilungs- und Gruppenleiter delegiert wird, die zeitlich streng begrenzt sind und die volle Verantwortung für das Ergebnis tragen).
  • Stufe 5 – uneingeschränkte Handlungsfreiheit bei der Lösung eines Problems, keine Zeitrahmen oder Grenzen – wird häufig bei Arbeiten eingesetzt, die mit Kreativität zu tun haben oder bei der keine Risiken bestehen.
Delegation
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Diskussion und Gelegenheit für Feedback zur Klärung und Berichterstattung

Es muss sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter die Ziele und Prioritäten richtig versteht und den Grad der Verantwortung versteht. Gleichzeitig ist es notwendig, die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit der Führungskraft zu bieten, wenn Schwierigkeiten oder Hindernisse bei der Zielerreichung auftreten.

Verteilung der Befugnisse nach Qualitäten, Aufgabenbereichen und Qualifikationen

Da es sich bei der Delegation von Befugnissen nicht um deren Übertragung von Person zu Person, sondern um die Verteilung auf Positionen handelt, basiert dieser Grundsatz bei ordnungsgemäßer Arbeitsorganisation auf Stellenbeschreibungen. Aber der menschliche Faktor ist nicht weniger wichtig; auch die aktuellen Umstände müssen berücksichtigt werden: Arbeitsbelastung, persönliche Qualitäten der Untergebenen, Erlaubnis zum Zugriff auf vertrauliche Informationen.

Möglichkeit, Nachwuchsführungskräfte zu gewinnen

Der Kontakt zu bestimmten Spezialisten und Leistungsträgern führt oft zu guten Ergebnissen. Diese Mitarbeiter sind täglich mit den Feinheiten des Arbeitsprozesses konfrontiert; die direkte Zuweisung von Aufgaben an Nachwuchsführungskräfte spart Zeit und hilft ihnen, die Aufgabe durch nicht standardmäßige oder spezifische Lösungen effizienter zu bewältigen.

Unternehmensstrategie: Formulierung und Umsetzung
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Offenheit des Arbeitsprozesses

Jeder Mitarbeiter muss sich der Gesamtaufgabe bewusst sein, die Hierarchie ihrer Umsetzung verstehen und in der Lage sein, Prozessbeteiligte problemlos zu kontaktieren, um die erforderlichen Informationen zu erhalten oder an einem bestimmten Projekt mitzuarbeiten.

Verbot der umgekehrten Delegation von Befugnissen oder der Übertragung durch die offizielle Hierarchie ohne Genehmigung

Der Abteilungsleiter hat das Recht, die Phasen des Projekts auf Spezialisten aufzuteilen, sollte jedoch nicht die vollständige Umsetzung der Aufgaben auf seine Untergebenen oder verwandten Abteilungen übertragen oder die Übernahme von Befugnissen unter Ausnutzung der Verantwortung seines Vorgesetzten verweigern.

Grundlegende Delegationsmethoden in einem Unternehmen

  • Allgemeine Aufgabenstellung – wird bei der Verteilung von Aufgaben auf strukturelle Abteilungen des Unternehmens verwendet.
  • Detaillierte Anweisungen – werden verwendet, wenn der Mitarbeiter nicht ausreichend qualifiziert ist (nicht standardmäßige Aufgabe oder Schulung von Auszubildenden).
  • Parallele Zuweisung an mehrere Ausführende – eine solche gleichzeitige Übertragung eines Projekts an mehrere Ausführende kann effektiv sein, wenn Wettbewerb und die Möglichkeit zur Auswahl des besten Ergebnisses oder der besten Strategie erforderlich sind.
  • Parallele Verteilung zwischen Struktureinheiten – geeignet für die Aufteilung einer gemeinsamen Aufgabe in Blöcke und Phasen, die Spezialisten unterschiedlichen Niveaus und unterschiedlicher Qualifikationen erfordern.

Arten von Befugnissen und Zentralisierung der Verwaltung

Kräfte werden in zwei Typen unterteilt (nach den Prinzipien „Matroschka“ und „Fischgrätenmuster“):

  1. Zentralisiert (ohne Übertragung von Verantwortung) – sie zeichnen sich durch die Regulierung der Aktivitäten aller Abteilungen, Abteilungen und Gruppen von oben sowie des gesamten Personals – vom Top-Management bis zu den Mitarbeitern der untersten Ebene – aus Vorbehaltlich der entwickelten und genehmigten Vorschriften.
  2. Dezentralisiert – Großaufgaben werden dem Top-Management gestellt und dieses wiederum erhält das Recht, eigenständig Wege zu deren Lösung zu finden und Teile der Aufgabe unter Untergebenen neu zu verteilen.
Delegation
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In der Praxis sind beide Arten miteinander verflochten – bei effektivem Management ist ihr Einsatz situationsabhängig und erfolgt parallel zueinander. Eine übermäßige Zentralisierung des Managements ist ein Warnzeichen. Seine Erscheinungsformen machen sich bemerkbar – Aufgaben werden dupliziert, Fristen werden verpasst, der Personalbestand der Darsteller nimmt zu, aber die Produktivität bleibt gering.

Warum wird Delegation durchgeführt und warum ist sie notwendig?

Die Delegation von Befugnissen soll den Chef so weit wie möglich entlasten und ihn von Routinearbeiten zur Lösung komplexerer Probleme befreien. Neben der Funktion des „Entladens“ und Freisetzens von Zeit hat dieses Prinzip weitere Aufgaben – die Anhebung des Fachkräfteniveaus, zusätzliche Motivation und berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter.

Von einer kompetenten Führungskraft wird verlangt, dass sie die Aufgabe als Ganzes sieht, Lösungsansätze kennt und über einen Stab an qualifizierten Fachkräften zur Umsetzung verfügt. Ein gut organisiertes Arbeitsteam sollte ein gut eingespielter Mechanismus sein, mit einem klaren Verständnis der Funktionen und Aufgaben jeder Abteilung.

Hauptziele der Delegation

Durch die korrekte Delegation von Befugnissen können Sie mehr Probleme lösen, Ziele effektiver erreichen und Austauschbarkeit gewährleisten. Dadurch ist es für ein solches Unternehmen wahrscheinlicher, sich Wettbewerbsvorteile auf dem Markt zu verschaffen, als für eines, bei dem die Mitarbeiter unter der Führung eines weniger erfahrenen Managers arbeiten.

Vorteile, Schwierigkeiten und Probleme der Delegation

Meistens ist es die falsche Organisation des Arbeitsprozesses, die Sie daran hindert, die Vorteile der Delegation von Befugnissen zu nutzen – zum Beispiel Fehler bei der Entwicklung des Dokumentenflusses des Unternehmens. Die Gewohnheit, Aufgaben mündlich zu verteilen oder Papierprotokolle zu verwenden, ermöglicht es Ihnen nicht, den konkreten Ausführenden oder den Stand der Aufgabe zu verfolgen. Auch bei ordnungsgemäßer Delegation muss auf ein System geachtet werden, das es jedem Mitarbeiter ermöglicht, die Aufgabenverteilung und Umsetzungsschritte einzusehen.

Delegation
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Der zweite wichtige Erfolgsfaktor ist die jährliche Zertifizierung. Dieses Vorgehen sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden – eine ordnungsgemäß durchgeführte Befragung der Mitarbeiter wird ihr Potenzial offenbaren, den Verantwortungskreis bestimmen und persönliche Qualitäten und Wünsche beurteilen. Die Hauptidee einer solchen Zertifizierung besteht nicht so sehr darin, die Personalreserve durch die Beseitigung von Ballast zu aktualisieren, sondern zu verstehen, welche Art von Arbeit einem bestimmten Mitarbeiter effektiver anvertraut werden kann.

Beim Testen ist es wichtig, den psychologischen Faktor zu bewerten – Arbeiter in der gleichen Position sind unterschiedlich – einige können sich unter Zeitdruck maximal entfalten und sind stressresistent, andere gehen bei höherer Gewalt verloren, sind aber für große Volumina unverzichtbar Sie erledigen den Papierkram oder Routinearbeiten, sind fleißig und achten auf Details.

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Der offensichtliche Vorteil der Delegation besteht in der Möglichkeit, Motivation in Form von Geldprämien (Boni und Prämien) durch Aussichten auf berufliches Wachstum und kontinuierliche Weiterentwicklung zu ersetzen. Diesen Faktor sollten Sie bei Gesprächen mit Mitarbeitern nicht vergessen – schließlich überlassen viele die Stabilität nur deshalb den Konkurrenten, weil eine Reihe ähnlicher Aufgaben sie in den Bann ziehen und eine Person, die keine Perspektiven sieht und keine neuen Dinge ausprobiert, gezwungen ist, aufzugeben, um etwas zu realisieren seine Berufswünsche.

Auf dem Weg zur Erreichung der Hauptziele der Delegation von Befugnissen: Effizienz des Arbeitsprozesses und Motivation des Personals, treten weitere Schwierigkeiten auf. Eine davon ist die Unfähigkeit, das Niveau eines Mitarbeiters richtig einzuschätzen, Misstrauen gegenüber dem Niveau seiner Verantwortung und Qualifikationen und sogar die Zurückhaltung, Konkurrenten zu entwickeln, die drohen, ihre Führungskraft zu ersetzen.

Eine unüberwindbare Barriere ist oft das Bewusstsein um die deutlich größere Verantwortung der Führungskraft – schließlich riskiert der Leistungsträger im Falle eines Misserfolgs oder einer mangelhaften Arbeit meist nur einen Verweis oder eine Geldstrafe, während sich die oberste Führungsebene stets des Schadens bewusst ist die dem gesamten Unternehmen entstehen können.

Auf der einen Seite der Skala stehen persönliche Risiken und Unannehmlichkeiten, auf der anderen der Erfolg und Wohlstand des Unternehmens. Hier ist es wichtig zu verstehen, dass die Fähigkeit, das gesamte System am Arbeitsplatz zu organisieren und einen Zyklus von der Lösung eines großen Problems bis zu den kleinsten Nuancen seiner Lösung zu etablieren, zur Visitenkarte eines guten Managers wird. Dies unterscheidet eine Führungskraft von einem gewöhnlichen Spezialisten und zeichnet auch diese Position im Vergütungssystem aus.