Delegación: principios y métodos básicos

Delegación: principios y métodos básicos
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Delegación es la transferencia o redistribución de una tarea o parte de las funciones dentro de la jerarquía de personal de una organización o empresa.

Básicamente, cualquier proceso de trabajo consiste en la delegación de autoridad; después de todo, este es el trabajo de un equipo bien coordinado. Al mismo tiempo, el éxito de la empresa dependerá de la correcta comprensión y precisión de la implementación de los principios y métodos básicos. La delegación de autoridad incorrecta o limitada tiene un impacto extremadamente negativo en el proceso de trabajo en su conjunto y en el ambiente general del equipo.

Al mismo tiempo, el nivel de éxito cae por igual tanto con la dirección sin escrúpulos, que no quiere participar activamente y sensiblemente en el trabajo, transfiriendo todo el volumen de trabajo a unidades estructurales y no controla la implementación, como con una excesiva Jefe cauteloso y responsable, que prefiere resolver los problemas de forma individual.

Si en el primer caso hay falta de profesionalismo, la segunda opción se encuentra a menudo entre especialistas de primera clase que conocen bien todas las etapas y complejidades del proceso de trabajo, pero que no tienen las habilidades básicas de un buen gerente. que es la capacidad de plantear correctamente las tareas y lograr su realización efectiva y oportuna.

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El experto mundial en la psicología del éxito, Brian Tracy, define elegantemente la delegación cuando dice: “El arte de la gestión es obtener resultados a través del esfuerzo de otras personas”. También da brillantes consejos a aquellos que todavía están cautivados por el miedo a delegar: establezca una tarea para el empleado y… déjelo en paz. El control excesivo no sólo desmotiva a los subordinados, sino que también crea un terreno fértil para colocar toda la carga de la responsabilidad en el jefe, lo que lleva al estancamiento y al rechazo consciente de la carrera y el crecimiento personal.

Consejo: Es necesario recordar qué distingue a un gerente de un especialista altamente calificado. El primero puede no tener pleno conocimiento del aspecto técnico del proceso, pero debe poder establecer tareas, determinar los principales métodos para su implementación y asumir la plena responsabilidad del resultado. De lo contrario, ni siquiera las calificaciones más altas justifican un puesto ocupado ilegalmente.

Principios básicos de la delegación

Existen varios principios clave de delegación de autoridad, mediante los cuales el gerente recibirá una atmósfera saludable y un proceso de trabajo adecuadamente organizado.

Delegation
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Borrar configuración de tareas

Se debe proporcionar al ejecutante la totalidad de la próxima tarea, incluido su propósito principal e información adicional. Al mismo tiempo, es importante establecer un marco de responsabilidad: aunque la carga principal de las consecuencias recae en el gerente, el contratista debe ser consciente de las consecuencias en caso de incumplimiento o incumplimiento de los plazos. No estaría de más describir la situación general: el nivel de importancia, el grado de riesgo en caso de un resultado malo o insuficiente, las perspectivas de la empresa. Esto es necesario para una motivación suficiente del intérprete.

Elección del nivel y medida de responsabilidad

Hay cinco niveles de control y grados de libertad y responsabilidad que ayudan a establecer metas. Al redistribuir una tarea, es necesario evaluar correctamente en qué nivel se encuentra el ejecutante (empleado, grupo o unidad estructural).

  • Nivel 1: obediencia estricta y cumplimiento estricto de las instrucciones, control mejorado tanto sobre el proceso de ejecución como sobre los plazos (adecuado para trabajo rutinario, trabajo de oficina, trabajo técnico).
  • Nivel 2: los empleados tienen derecho a elegir los métodos de ejecución necesarios, pero dicha libertad está limitada por la aprobación obligatoria de los mismos por parte de la dirección (se utiliza en el caso de que un especialista esté mejor familiarizado con el detalles técnicos y es capaz de sugerir el camino más corto para resolver el problema).
  • Nivel 3: la sesión informativa es de naturaleza consultiva, no obligatoria, pero los empleados deben proporcionar un informe al final de cada etapa de la tarea (el ejecutante tiene suficiente competencia o experiencia en realizando tareas similares).
  • Nivel 4 – el empleado es capaz de preparar y completar todo el ciclo de la tarea asignada; tiene derecho a elegir métodos y métodos para resolverla de forma independiente, pero está obligado a informar al gerente sobre las etapas de implementación (generalmente se usa cuando se delegan a jefes de departamento, departamentos y grupos que están estrictamente limitados por plazos y son totalmente responsables del resultado).
  • Nivel 5: libertad de acción ilimitada para resolver un problema, sin plazos ni límites; se utiliza a menudo en trabajos relacionados con la creatividad o en ausencia de riesgos.
Delegation
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Discusión y oportunidad de recibir comentarios para aclaraciones e informes

Es necesario asegurarse de que el empleado comprenda correctamente los objetivos y prioridades, y comprenda el nivel de responsabilidad. Al mismo tiempo, es necesario brindar la oportunidad de contactar al gerente si surgen dificultades u obstáculos para lograr el objetivo.

Distribución de competencias según cualidades, responsabilidades laborales y cualificaciones

Dado que la delegación de poderes no implica su transferencia de persona a persona, sino la distribución entre puestos, con una adecuada organización del trabajo este principio se basa en descripciones de puestos. Pero el factor humano no es menos importante; también hay que tener en cuenta las circunstancias actuales: nivel de carga de trabajo, cualidades personales de los subordinados, permiso para acceder a información confidencial.

Oportunidad de atraer directivos junior

Recurrir a especialistas e intérpretes específicos suele dar buenos resultados. Este personal se enfrenta cada día a los matices del proceso de trabajo; asignar tareas directamente a los directivos junior les ahorra tiempo y les ayuda a afrontar la tarea de forma más eficiente mediante soluciones no estándar o específicas.

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Apertura del proceso de trabajo

Cada empleado debe ser consciente de la tarea general, comprender la jerarquía de su implementación y poder contactar fácilmente a los participantes del proceso para obtener la información necesaria o colaborar en un proyecto específico.

Prohibición de delegación inversa de autoridad o transferencia a través de la jerarquía oficial sin aprobación

El jefe del departamento tiene derecho a distribuir las etapas del proyecto entre especialistas, pero no debe transferir la implementación completa de las tareas a sus subordinados o departamentos relacionados, ni negarse a aceptar la autoridad, aprovechándose de la responsabilidad de su gerente.

Métodos básicos de delegación en una empresa

  • Declaración general de tareas: se utiliza al distribuir tareas a divisiones estructurales de la empresa.
  • Instrucciones detalladas: se utilizan cuando el empleado no está suficientemente cualificado (asignación no estándar o formación de aprendices).
  • Asignación paralela a varios ejecutores: esta transferencia simultánea de un proyecto a varios ejecutores puede ser efectiva cuando existe la necesidad de competencia y la capacidad de elegir el mejor resultado o estrategia.
  • Distribución paralela entre unidades estructurales: adecuada para dividir una tarea común en bloques y etapas que requieren especialistas de diferentes niveles y calificaciones.

Tipos de competencias y centralización de la gestión

Los poderes se dividen en 2 tipos (según los principios de “matrioska” y “espina de pescado”):

  1. Centralizados (sin transferencia de responsabilidad): se caracterizan por la regulación de las actividades de todos los departamentos, departamentos y grupos desde arriba, y todo el personal, desde la alta dirección hasta los empleados del nivel más bajo, están sujeto a la normativa desarrollada y aprobada.
  2. Descentralizado: se asignan tareas a gran escala a la alta dirección y ésta, a su vez, tiene el derecho de encontrar formas de resolverlas de forma independiente y redistribuir partes de la tarea entre los subordinados.
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En la práctica, ambos tipos están entrelazados: con una gestión eficaz, su uso depende de la situación y existe en paralelo. La excesiva centralización de la gestión es una señal de advertencia. Sus manifestaciones se vuelven notables: las tareas se duplican, los plazos no se cumplen, el personal de los artistas aumenta, pero la productividad sigue siendo baja.

¿Por qué se realiza la delegación y por qué es necesaria?

La delegación de poderes está diseñada para aliviar al máximo al jefe, liberándolo del trabajo rutinario para resolver problemas más complejos. Además de la función de «descargar» y liberar tiempo, este principio tiene otras tareas: elevar el nivel de los especialistas, motivación adicional y crecimiento profesional de los empleados.

Se requiere un gestor competente que sea capaz de ver la tarea en su conjunto, conocer los métodos para resolverla y disponer de una plantilla de especialistas cualificados para llevarla a cabo. Un equipo de trabajo bien organizado debe ser un mecanismo bien engrasado, con un entendimiento claro de las funciones y tareas de cada departamento.

Principales objetivos de la delegación

La delegación correcta de autoridad le permite resolver más problemas, lograr objetivos de manera más efectiva y garantizar la intercambiabilidad. Como resultado, es más probable que una empresa de este tipo obtenga ventajas competitivas en el mercado que una en la que el personal trabaja bajo el liderazgo de un gerente con menos experiencia.

Ventajas, dificultades y problemas de la delegación

En la mayoría de los casos, es la organización incorrecta del proceso de trabajo lo que impide aprovechar los frutos de la delegación de autoridad; por ejemplo, errores en el desarrollo del flujo de documentos de la empresa. El hábito de distribuir tareas verbalmente o utilizar registros en papel no le permite rastrear ni al ejecutante específico ni en qué etapa se encuentra la tarea. Incluso con una delegación adecuada, es necesario cuidar un sistema que permita a cada empleado ver la distribución de responsabilidades y las etapas de implementación.

Delegation
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El segundo componente importante del éxito es la certificación anual. Este procedimiento no debe tomarse a la ligera: una entrevista adecuada a los empleados revelará su potencial, determinará el grupo de responsabilidad y evaluará sus cualidades y aspiraciones personales. La idea principal de dicha certificación no es tanto actualizar la reserva de personal deshaciéndose del lastre, sino comprender qué tipo de trabajo es más eficaz confiar a un empleado en particular.

Al realizar las pruebas, es importante evaluar el factor psicológico: los trabajadores en la misma posición difieren, algunos pueden expresarse al máximo bajo presión de tiempo y son resistentes al estrés, otros se pierden por fuerza mayor, pero son indispensables para grandes volúmenes. de trámites o trabajos rutinarios, son diligentes y atentos a los detalles.

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La ventaja obvia de la delegación es la capacidad de reemplazar la motivación en forma de recompensas monetarias (bonificaciones y bonificaciones) con perspectivas de crecimiento profesional y desarrollo continuo. No debe olvidarse de este factor cuando habla con los empleados; después de todo, muchos dejan la estabilidad a los competidores solo porque una serie de tareas similares los absorben, y una persona, al no ver perspectivas ni probar cosas nuevas, se ve obligada a renunciar para darse cuenta. sus aspiraciones profesionales.

En el camino hacia la consecución de los principales objetivos de la delegación de autoridad: eficiencia del proceso de trabajo y motivación del personal, surgen otras dificultades. Uno de ellos es la incapacidad de evaluar correctamente el nivel de un empleado, la desconfianza en el nivel de su responsabilidad y calificaciones, e incluso la falta de voluntad para desarrollar competidores que amenacen con reemplazar a su líder.

A menudo, una barrera insuperable es la conciencia de la responsabilidad significativamente mayor del gerente; después de todo, en caso de falla o trabajo de mala calidad, el ejecutante generalmente solo se arriesga a una reprimenda o una multa, mientras que la alta dirección siempre es consciente del daño. que pueda causar al conjunto de la empresa.

En un lado de la balanza están los riesgos e inconvenientes personales, en el otro está el éxito y la prosperidad de la empresa. Es importante comprender aquí que la capacidad de organizar todo el sistema en el lugar de trabajo y establecer un ciclo desde el planteamiento de un problema a gran escala hasta los matices más pequeños de su solución se convertirá en la tarjeta de presentación de un buen gerente. Esto es lo que distingue a un gerente de un especialista ordinario, y también distingue esta posición en el sistema de remuneración.