Délégation : principes et méthodes de base

Délégation : principes et méthodes de base
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La Délégation est le transfert ou la redistribution d’une tâche ou d’une partie des fonctions au sein de la hiérarchie du personnel d’une organisation ou d’une entreprise.

Essentiellement, tout processus de travail consiste en une délégation d’autorité – après tout, c’est le travail d’une équipe bien coordonnée. Dans le même temps, le succès de l’entreprise dépendra de la bonne compréhension et de la précision de la mise en œuvre des principes et méthodes de base. Une délégation d’autorité incorrecte ou limitée a un impact extrêmement négatif sur le processus de travail dans son ensemble et sur l’ambiance générale au sein de l’équipe.

Dans le même temps, le niveau de réussite diminue également à la fois avec une direction sans scrupules, qui ne veut pas prendre une part active et sensible aux travaux, transférant tout le volume de travail aux unités structurelles et ne contrôle pas la mise en œuvre, et avec une direction trop patron prudent et responsable, qui préfère résoudre les problèmes individuellement.

Si dans le premier cas il y a un manque de professionnalisme, la deuxième option se trouve souvent parmi des spécialistes de premier ordre qui connaissent bien toutes les étapes et subtilités du processus de travail, mais ne possèdent pas les compétences de base d’un bon manager. c’est-à-dire la capacité de définir correctement les tâches et de les réaliser efficacement et dans les délais.

Prendre des décisions stratégiques – conseils d’un scientifique réputé
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L’expert mondial de la psychologie du succès, Brian Tracy, définit élégamment la délégation lorsqu’il dit : « L’art du management consiste à obtenir des résultats grâce aux efforts des autres. » Il donne également de brillants conseils à ceux qui sont encore captivés par la peur de la délégation : fixez une tâche à l’employé et… laissez-le tranquille. Un contrôle excessif non seulement démotive les subordonnés, mais crée également un terrain fertile pour placer l’ensemble du fardeau des responsabilités sur le patron, conduisant à la stagnation et au refus conscient de la carrière et de l’épanouissement personnel.

Conseil : Il est nécessaire de rappeler ce qui distingue un manager d’un spécialiste hautement qualifié. Le premier n’a peut-être pas une pleine conscience de l’aspect technique du processus, mais doit être capable de définir des tâches, de déterminer les principales méthodes de leur mise en œuvre et d’assumer l’entière responsabilité du résultat. Dans le cas contraire, même les qualifications les plus élevées ne justifient pas un poste occupé illégalement.

Principes de base de la délégation

Il existe plusieurs principes clés de délégation d’autorité, en appliquant lesquels le manager bénéficiera d’une atmosphère saine et d’un processus de travail bien organisé.

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Effacer les paramètres de tâche

L’interprète doit recevoir l’intégralité de la tâche à venir, y compris son objectif principal et des informations supplémentaires. Dans le même temps, il est important de fixer un cadre de responsabilité – bien que la principale charge des conséquences incombe au gestionnaire, l’artiste interprète ou exécutant doit être informé des conséquences en cas de non-respect ou de non-respect des délais. Il ne serait pas superflu de décrire la situation générale – le niveau d’importance, le degré de risques en cas de résultat mauvais ou insuffisant, les perspectives de l’entreprise. Ceci est nécessaire pour une motivation suffisante de l’interprète.

Choix du niveau et mesure de responsabilité

Il existe cinq niveaux de contrôle et degrés de liberté et de responsabilité qui aident à fixer des objectifs. Lors de la redistribution d’une tâche, il est nécessaire d’évaluer correctement à quel niveau se situe l’exécutant (employé, groupe ou unité structurelle).

  • Niveau 1 : obéissance stricte et respect strict des instructions, contrôle renforcé du processus d’exécution et des délais (convient au travail de routine, au travail de bureau et au travail technique).
  • Niveau 2 : les employés ont le droit de choisir les méthodes d’exécution nécessaires, mais cette liberté est limitée par leur approbation obligatoire auprès de la direction (utilisée dans le cas où un spécialiste connaît mieux le détails techniques et est en mesure de suggérer le chemin le plus court pour résoudre le problème).
  • Niveau 3 : le briefing est de nature consultative et non obligatoire, mais les employés sont tenus de fournir un rapport à la fin de chaque étape de la tâche (l’exécutant possède une compétence ou une expérience suffisante dans effectuant des tâches similaires).
  • Niveau 4 – l’employé est capable de préparer et d’accomplir tout le cycle de la tâche assignée ; il a le droit de choisir les méthodes et les méthodes pour la résoudre de manière indépendante, mais est obligé de faire rapport au responsable sur les étapes de mise en œuvre (généralement utilisé lors de la délégation à des chefs de départements, de départements et de groupes strictement limités par des délais et entièrement responsables du résultat).
  • Niveau 5 – liberté d’action illimitée pour résoudre un problème, sans délais ni limites – souvent utilisé dans les travaux liés à la créativité ou en l’absence de risques.
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Discussion et opportunité de commentaires pour clarification et reporting

Il est nécessaire de s’assurer que l’employé comprend correctement les objectifs et les priorités et comprend le niveau de responsabilité. Dans le même temps, il est nécessaire de prévoir la possibilité de contacter le manager si des difficultés surviennent ou des obstacles à la réalisation de l’objectif.

Répartition des pouvoirs selon les qualités, les responsabilités professionnelles et les qualifications

Étant donné que la délégation de pouvoirs n’implique pas leur transfert de personne à personne, mais leur répartition entre les postes, avec une bonne organisation du travail, ce principe repose sur les descriptions de poste. Mais le facteur humain n’est pas moins important, les circonstances actuelles doivent également être prises en compte : niveau de charge de travail, qualités personnelles des subordonnés, autorisation d’accès aux informations confidentielles.

Possibilité d’attirer des cadres juniors

Le recours à des spécialistes et à des interprètes spécifiques apporte souvent de bons résultats. Ce personnel est quotidiennement confronté aux nuances du processus de travail ; l’attribution de tâches directement aux cadres juniors permet de gagner du temps et de les aider à accomplir la tâche plus efficacement grâce à des solutions non standard ou spécifiques.

Stratégie d’entreprise : formulation et mise en œuvre
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Ouverture du processus de travail

Chaque employé doit être conscient de la tâche globale, comprendre la hiérarchie de sa mise en œuvre et être capable de contacter facilement les participants au processus pour obtenir les informations nécessaires ou collaborer sur un projet spécifique.

Interdiction de délégation inversée de pouvoir ou de transfert à travers la hiérarchie officielle sans approbation

Le chef du département a le droit de répartir les étapes du projet entre spécialistes, mais ne doit pas transférer l’exécution complète des tâches à ses subordonnés ou aux départements liés, ni refuser d’accepter l’autorité, profitant de la responsabilité de son responsable.

Méthodes de base de délégation en entreprise

  • Déclaration générale des tâches : utilisée lors de la répartition des tâches entre les divisions structurelles de l’entreprise.
  • Instructions détaillées : utilisées lorsque l’employé n’est pas suffisamment qualifié (affectation non standard ou formation de stagiaires).
  • Affectation parallèle à plusieurs exécuteurs : ce transfert simultané d’un projet à plusieurs exécuteurs peut être efficace lorsqu’il existe un besoin de concurrence et de capacité à choisir le meilleur résultat ou la meilleure stratégie.
  • Répartition parallèle entre les unités structurelles : convient pour diviser une tâche commune en blocs et en étapes qui nécessitent des spécialistes de différents niveaux et qualifications.

Types de pouvoirs et centralisation de la gestion

Les pouvoirs sont divisés en 2 types (selon les principes de la « matriochka » et du « chevron ») :

  1. Centralisés (sans transfert de responsabilité) – ils se caractérisent par une régulation des activités de tous les départements, départements et groupes d’en haut, et tout le personnel – de la haute direction aux employés les plus bas – est sous réserve de la réglementation élaborée et approuvée.
  2. Décentralisé – des tâches à grande échelle sont confiées à la haute direction, qui, à son tour, est dotée du droit de trouver de manière indépendante des moyens de les résoudre et de redistribuer des parties de la tâche entre ses subordonnés.
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Dans la pratique, ces deux types sont étroitement liés – avec une gestion efficace, leur utilisation dépend de la situation et existe en parallèle. Une centralisation excessive de la gestion est un signe d’avertissement. Ses manifestations deviennent perceptibles – les tâches sont dupliquées, les délais ne sont pas respectés, le personnel des artistes interprètes augmente, mais la productivité reste faible.

Pourquoi la délégation est-elle effectuée et pourquoi est-elle nécessaire ?

La délégation de pouvoirs vise à soulager au maximum le patron, en le libérant du travail de routine pour résoudre des problèmes plus complexes. En plus de la fonction de « déchargement » et de libération de temps, ce principe a d’autres tâches : élever le niveau des spécialistes, une motivation supplémentaire et l’évolution professionnelle des employés.

Un gestionnaire compétent doit être capable de voir la tâche dans son ensemble, de connaître les méthodes pour la résoudre et de disposer d’une équipe de spécialistes qualifiés pour la mener à bien. Une équipe de travail bien organisée doit être un mécanisme bien huilé, avec une compréhension claire des fonctions et des tâches de chaque département.

Principaux objectifs de la délégation

Une délégation d’autorité correcte vous permet de résoudre plus de problèmes, d’atteindre vos objectifs plus efficacement et de garantir l’interchangeabilité. En conséquence, une telle entreprise est plus susceptible d’acquérir des avantages concurrentiels sur le marché qu’une entreprise dont le personnel travaille sous la direction d’un manager moins expérimenté.

Avantages, difficultés et problèmes de la délégation

Le plus souvent, c’est la mauvaise organisation du processus de travail qui empêche de profiter des fruits de la délégation de pouvoir – par exemple, des erreurs dans l’évolution du flux documentaire de l’entreprise. L’habitude de distribuer les tâches verbalement ou d’utiliser des journaux papier ne vous permet pas de suivre ni l’interprète spécifique ni l’étape à laquelle se trouve la tâche. Même avec une délégation appropriée, il est nécessaire de veiller à un système qui permette à chaque employé de voir la répartition des responsabilités et les étapes de mise en œuvre.

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Le deuxième élément important du succès est la certification annuelle. Cette procédure ne doit pas être prise à la légère : des entretiens correctement menés avec les employés révéleront leur potentiel, détermineront le groupe de responsabilité et évalueront leurs qualités et aspirations personnelles. L’idée principale d’une telle certification n’est pas tant de mettre à jour la réserve de personnel en éliminant le lest, mais de comprendre quel type de travail est le plus efficace à confier à un employé en particulier.

Lors des tests, il est important d’évaluer le facteur psychologique – les travailleurs dans la même position diffèrent – certains sont capables de s’exprimer au maximum sous la pression du temps et résistent au stress, d’autres sont perdus pour cause de force majeure, mais sont indispensables pour les gros volumes de la paperasse ou du travail de routine, sont diligents et attentifs aux détails.

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L’avantage évident de la délégation est la possibilité de remplacer la motivation sous forme de récompenses monétaires (primes et primes) par des perspectives d’évolution de carrière et de développement continu. Vous ne devez pas oublier ce facteur lorsque vous parlez avec les employés – après tout, beaucoup laissent la stabilité aux concurrents uniquement parce qu’une série de tâches similaires les aspire, et une personne, ne voyant pas de perspectives et n’essayant pas de nouvelles choses, est obligée d’arrêter pour réaliser ses aspirations professionnelles.

Sur le chemin de la réalisation des principaux objectifs de la délégation de pouvoir : efficacité du processus de travail et motivation du personnel, d’autres difficultés surgissent. L’un d’eux est l’incapacité d’évaluer correctement le niveau d’un salarié, la méfiance à l’égard de son niveau de responsabilité et de ses qualifications, voire la réticence à développer des concurrents qui menacent de remplacer leur leader.

Souvent, un obstacle insurmontable est la conscience de la responsabilité beaucoup plus grande du manager – après tout, en cas d’échec ou de travail de mauvaise qualité, l’entrepreneur ne risque généralement qu’une réprimande ou une amende, tandis que la haute direction est toujours consciente des dommages. cela peut être causé à l’entreprise dans son ensemble.

D’un côté de l’échelle se trouvent les risques et les inconvénients personnels, de l’autre le succès et la prospérité de l’entreprise. Il est important de comprendre ici que la capacité d’organiser l’ensemble du système sur le lieu de travail et d’établir un cycle depuis la définition d’un problème à grande échelle jusqu’aux plus petites nuances de sa résolution deviendra la carte de visite d’un bon manager. C’est ce qui distingue un manager d’un spécialiste ordinaire, et cela distingue également cette position dans le système de rémunération.