प्रतिनिधिमंडल: बुनियादी सिद्धांत और तरीके

प्रतिनिधिमंडल: बुनियादी सिद्धांत और तरीके
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प्रतिनिधिमंडल किसी संगठन या उद्यम के कार्मिक पदानुक्रम के भीतर किसी कार्य या कार्यों के हिस्से का स्थानांतरण या पुनर्वितरण है।

अनिवार्य रूप से, किसी भी कार्य प्रक्रिया में प्राधिकार का प्रत्यायोजन शामिल होता है – आखिरकार, यह एक अच्छी तरह से समन्वित टीम का काम है। साथ ही, कंपनी की सफलता बुनियादी सिद्धांतों और विधियों के कार्यान्वयन की सही समझ और सटीकता पर निर्भर करेगी। प्राधिकार के गलत या सीमित प्रत्यायोजन का समग्र रूप से कार्य प्रक्रिया और टीम के सामान्य माहौल पर अत्यंत नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

साथ ही, बेईमान प्रबंधन के साथ सफलता का स्तर समान रूप से गिरता है, जो काम में सक्रिय और संवेदनशील हिस्सा नहीं लेना चाहते हैं, काम की पूरी मात्रा को संरचनात्मक इकाइयों में स्थानांतरित करते हैं और कार्यान्वयन को नियंत्रित नहीं करते हैं, और अत्यधिक के साथ सतर्क और जिम्मेदार बॉस, जो समस्याओं को व्यक्तिगत रूप से हल करना पसंद करता है।

यदि पहले मामले में व्यावसायिकता की कमी है, तो दूसरा विकल्प अक्सर प्रथम श्रेणी के विशेषज्ञों के बीच पाया जाता है जो कार्य प्रक्रिया के सभी चरणों और जटिलताओं से अच्छी तरह परिचित हैं, लेकिन एक अच्छे प्रबंधक का बुनियादी कौशल नहीं रखते हैं, जो कार्यों को सही ढंग से निर्धारित करने और उन्हें प्रभावी और समय पर पूरा करने की क्षमता है।

रणनीतिक निर्णय लेना – किसी प्रतिष्ठित वैज्ञानिक की सलाह
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सफलता के मनोविज्ञान पर विश्व विशेषज्ञ, ब्रायन ट्रेसी, प्रतिनिधिमंडल को सुंदर ढंग से परिभाषित करते हैं जब वे कहते हैं: “प्रबंधन की कला अन्य लोगों के प्रयासों के माध्यम से परिणाम प्राप्त कर रही है।” वह उन लोगों को भी शानदार सलाह देते हैं जो अभी भी प्रतिनिधिमंडल के डर से ग्रस्त हैं – कर्मचारी के लिए एक कार्य निर्धारित करें और… उसे अकेला छोड़ दें। अत्यधिक नियंत्रण न केवल अधीनस्थों को हतोत्साहित करता है, बल्कि जिम्मेदारी का पूरा बोझ बॉस पर डालने के लिए उपजाऊ जमीन भी बनाता है, जिससे करियर और व्यक्तिगत विकास में ठहराव और सचेत इनकार होता है।

सलाह: यह याद रखना आवश्यक है कि एक प्रबंधक को एक उच्च योग्य विशेषज्ञ से क्या अलग करता है। पहले को प्रक्रिया के तकनीकी पक्ष के बारे में पूरी जानकारी नहीं हो सकती है, लेकिन उसे कार्य निर्धारित करने, उनके कार्यान्वयन के लिए मुख्य तरीके निर्धारित करने और परिणाम के लिए पूरी जिम्मेदारी वहन करने में सक्षम होना चाहिए। अन्यथा, उच्चतम योग्यताएं भी किसी गैरकानूनी तरीके से रखे गए पद को उचित नहीं ठहरातीं।

प्रतिनिधिमंडल के बुनियादी सिद्धांत

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के कई प्रमुख सिद्धांत हैं, जिन्हें लागू करने से प्रबंधक को एक स्वस्थ वातावरण और उचित रूप से व्यवस्थित कार्य प्रक्रिया प्राप्त होगी।

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कार्य सेटिंग साफ़ करें

कलाकार को उसके मुख्य उद्देश्य और अतिरिक्त जानकारी सहित आगामी कार्य की संपूर्ण जानकारी प्रदान की जानी चाहिए। साथ ही, जिम्मेदारी के लिए एक रूपरेखा तय करना महत्वपूर्ण है – हालांकि परिणामों का मुख्य बोझ प्रबंधक पर पड़ता है, समय सीमा को पूरा करने या चूकने की स्थिति में निष्पादक को परिणामों के बारे में अवगत कराया जाना चाहिए। मामलों की सामान्य स्थिति को रेखांकित करना अतिश्योक्ति नहीं होगी – महत्व का स्तर, खराब या अपर्याप्त परिणाम की स्थिति में जोखिम की डिग्री, कंपनी के लिए संभावनाएं। कलाकार की पर्याप्त प्रेरणा के लिए यह आवश्यक है।

स्तर का चुनाव और जिम्मेदारी का माप

नियंत्रण के पांच स्तर और स्वतंत्रता और जिम्मेदारी की डिग्री हैं जो लक्ष्य निर्धारित करने में मदद करती हैं। किसी कार्य का पुनर्वितरण करते समय, यह सही ढंग से आकलन करना आवश्यक है कि निष्पादक किस स्तर का है (कर्मचारी, समूह या संरचनात्मक इकाई)।

  • स्तर 1 – सख्त आज्ञाकारिता और निर्देशों का कड़ाई से पालन, निष्पादन प्रक्रिया और समय सीमा दोनों पर बेहतर नियंत्रण (नियमित कार्य, कार्यालय कार्य, तकनीकी कार्य के लिए उपयुक्त)।
  • स्तर 2 – कर्मचारियों को आवश्यक निष्पादन विधियों को चुनने का अधिकार दिया गया है, लेकिन ऐसी स्वतंत्रता प्रबंधन के साथ उनके अनिवार्य अनुमोदन द्वारा सीमित है (इसका उपयोग उस स्थिति में किया जाता है जब कोई विशेषज्ञ इससे बेहतर परिचित हो) तकनीकी विवरण और समस्या को हल करने का सबसे छोटा रास्ता सुझाने में सक्षम है)।
  • स्तर 3 – ब्रीफिंग सलाहकारी है, अनिवार्य नहीं है, लेकिन कर्मचारियों को कार्य के प्रत्येक चरण के अंत में एक रिपोर्ट प्रदान करना आवश्यक है (कलाकार के पास पर्याप्त क्षमता या अनुभव है) समान कार्य करना)।
  • स्तर 4 – कर्मचारी सौंपे गए कार्य के पूरे चक्र को तैयार करने और पूरा करने में सक्षम है; उसे स्वतंत्र रूप से इसे हल करने के तरीकों और विधियों को चुनने का अधिकार है, लेकिन वह रिपोर्ट करने के लिए बाध्य है कार्यान्वयन के चरणों के बारे में प्रबंधक (आमतौर पर इसका उपयोग विभागों, विभागों और समूहों के प्रमुखों को सौंपते समय किया जाता है जो समय सीमा द्वारा सख्ती से सीमित होते हैं और परिणाम के लिए पूरी तरह जिम्मेदार होते हैं)।
  • स्तर 5 – किसी समस्या को हल करने में कार्रवाई की असीमित स्वतंत्रता, कोई समय सीमा या सीमा नहीं – अक्सर रचनात्मकता से संबंधित कार्यों में या जोखिमों की अनुपस्थिति में उपयोग किया जाता है।
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स्पष्टीकरण और रिपोर्टिंग के लिए चर्चा और फीडबैक का अवसर

यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि कर्मचारी लक्ष्यों और प्राथमिकताओं को सही ढंग से समझता है, और जिम्मेदारी के स्तर को समझता है। साथ ही, लक्ष्य प्राप्त करने में कठिनाइयाँ या बाधाएँ आने पर प्रबंधक से संपर्क करने का अवसर प्रदान करना आवश्यक है।

गुणों, कार्य जिम्मेदारियों और योग्यताओं के अनुसार शक्तियों का वितरण

चूँकि शक्तियों के प्रत्यायोजन में उनका एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरण शामिल नहीं है, बल्कि पदों के बीच वितरण शामिल है, कार्य के उचित संगठन के साथ यह सिद्धांत नौकरी विवरण पर आधारित है। लेकिन मानवीय कारक भी कम महत्वपूर्ण नहीं है; वर्तमान परिस्थितियों को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए: कार्यभार का स्तर, अधीनस्थों के व्यक्तिगत गुण, गोपनीय जानकारी तक पहुँचने की अनुमति।

कनिष्ठ प्रबंधन को आकर्षित करने का अवसर

विशिष्ट विशेषज्ञों और कलाकारों की ओर रुख करने से अक्सर अच्छे परिणाम मिलते हैं। ऐसे कर्मियों को हर दिन कार्य प्रक्रिया की बारीकियों का सामना करना पड़ता है; सीधे कनिष्ठ प्रबंधकों को कार्य सौंपने से समय की बचत होती है और उन्हें गैर-मानक या विशिष्ट समाधानों के माध्यम से कार्य को अधिक कुशलता से निपटने में मदद मिलती है।

उद्यम रणनीति: निर्माण और कार्यान्वयन
उद्यम रणनीति: निर्माण और कार्यान्वयन

कार्य प्रक्रिया का खुलापन

प्रत्येक कर्मचारी को समग्र कार्य के बारे में पता होना चाहिए, इसके कार्यान्वयन के पदानुक्रम को समझना चाहिए, और आवश्यक जानकारी प्राप्त करने या किसी विशिष्ट परियोजना पर सहयोग करने के लिए प्रक्रिया प्रतिभागियों से आसानी से संपर्क करने में सक्षम होना चाहिए।

अनुमोदन के बिना आधिकारिक पदानुक्रम के माध्यम से प्राधिकार के रिवर्स प्रत्यायोजन या स्थानांतरण पर प्रतिबंध

विभाग के प्रमुख को विशेषज्ञों के बीच परियोजना के चरणों को वितरित करने का अधिकार है, लेकिन उसे कार्यों के पूर्ण कार्यान्वयन को अपने अधीनस्थों या संबंधित विभागों में स्थानांतरित नहीं करना चाहिए, या अपने प्रबंधक की जिम्मेदारी का लाभ उठाते हुए प्राधिकरण को स्वीकार करने से इनकार नहीं करना चाहिए।

किसी कंपनी में प्रतिनिधिमंडल के बुनियादी तरीके

  • कार्यों का सामान्य विवरण – उद्यम के संरचनात्मक प्रभागों को कार्य वितरित करते समय उपयोग किया जाता है।
  • विस्तृत निर्देश – इसका उपयोग तब किया जाता है जब कर्मचारी अपर्याप्त रूप से योग्य हो (गैर-मानक असाइनमेंट या प्रशिक्षुओं का प्रशिक्षण।
  • कई निष्पादकों को समानांतर असाइनमेंट – एक परियोजना का कई निष्पादकों को एक साथ स्थानांतरण तब प्रभावी हो सकता है जब प्रतिस्पर्धा की आवश्यकता हो और सर्वोत्तम परिणाम या रणनीति चुनने की क्षमता हो।
  • संरचनात्मक इकाइयों के बीच समानांतर वितरण – एक सामान्य कार्य को ब्लॉक और चरणों में विभाजित करने के लिए उपयुक्त है जिसके लिए विभिन्न स्तरों और योग्यताओं के विशेषज्ञों की आवश्यकता होती है।

शक्तियों के प्रकार और प्रबंधन का केंद्रीकरण

शक्तियों को 2 प्रकारों में विभाजित किया गया है (“मैत्रियोश्का” और “हेरिंगबोन” सिद्धांतों के अनुसार):

  1. केंद्रीकृत (जिम्मेदारी के हस्तांतरण के बिना) – वे ऊपर से सभी विभागों, विभागों और समूहों की गतिविधियों के विनियमन की विशेषता रखते हैं, और सभी कर्मियों – शीर्ष प्रबंधन से लेकर सबसे निचले स्तर के कर्मचारियों तक – हैं विकसित और अनुमोदित विनियमों के अधीन।
  2. विकेंद्रीकृत – शीर्ष प्रबंधन के समक्ष बड़े पैमाने के कार्य निर्धारित किए जाते हैं, और बदले में, उन्हें स्वतंत्र रूप से उन्हें हल करने के तरीके खोजने और अधीनस्थों के बीच कार्य के कुछ हिस्सों को फिर से वितरित करने का अधिकार दिया जाता है।
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व्यवहार में, ये दोनों प्रकार एक-दूसरे से जुड़े हुए हैं – प्रभावी प्रबंधन के साथ, उनका उपयोग स्थिति पर निर्भर करता है और एक-दूसरे के समानांतर मौजूद होता है। प्रबंधन का अत्यधिक केंद्रीकरण एक चेतावनी संकेत है। इसकी अभिव्यक्तियाँ ध्यान देने योग्य हो जाती हैं – कार्य दोहराए जाते हैं, समय सीमा समाप्त हो जाती है, कलाकारों का स्टाफ बढ़ जाता है, लेकिन उत्पादकता कम रहती है।

प्रतिनिधिमंडल क्यों किया जाता है और यह आवश्यक क्यों है?

शक्तियों का प्रत्यायोजन बॉस को यथासंभव राहत देने, उसे अधिक जटिल मुद्दों को हल करने के लिए नियमित काम से मुक्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। “अनलोडिंग” और समय खाली करने के कार्य के अलावा, इस सिद्धांत के अन्य कार्य भी हैं – विशेषज्ञों के स्तर को बढ़ाना, अतिरिक्त प्रेरणा और कर्मचारियों की व्यावसायिक वृद्धि।

एक सक्षम प्रबंधक के लिए कार्य को समग्र रूप से देखने में सक्षम होना, उसे हल करने के तरीकों को जानना और इसे पूरा करने के लिए योग्य विशेषज्ञों का एक स्टाफ होना आवश्यक है। एक सुव्यवस्थित कार्य दल एक सुव्यवस्थित तंत्र होना चाहिए, जिसमें प्रत्येक विभाग के कार्यों और कार्यों की स्पष्ट समझ हो।

प्रतिनिधिमंडल के मुख्य लक्ष्य

अधिकार का सही प्रत्यायोजन आपको अधिक समस्याओं को हल करने, लक्ष्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्राप्त करने और विनिमेयता सुनिश्चित करने की अनुमति देता है। परिणामस्वरूप, ऐसी कंपनी को बाजार में प्रतिस्पर्धात्मक लाभ मिलने की संभावना उस कंपनी की तुलना में अधिक है जहां कर्मचारी कम अनुभवी प्रबंधक के नेतृत्व में काम करते हैं।

प्रतिनिधिमंडल के लाभ, कठिनाइयाँ और समस्याएँ

अक्सर, यह कार्य प्रक्रिया का गलत संगठन है जो आपको प्राधिकरण के प्रत्यायोजन के फल का लाभ उठाने से रोकता है – उदाहरण के लिए, उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह के विकास में त्रुटियां। कार्यों को मौखिक रूप से वितरित करने या पेपर लॉग का उपयोग करने की आदत आपको विशिष्ट निष्पादक या कार्य किस स्तर पर है, इस पर नज़र रखने की अनुमति नहीं देती है। उचित प्रतिनिधिमंडल के साथ भी, एक ऐसी प्रणाली का ध्यान रखना आवश्यक है जो प्रत्येक कर्मचारी को जिम्मेदारियों के वितरण और कार्यान्वयन के चरणों को देखने की अनुमति दे।

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सफलता का दूसरा महत्वपूर्ण घटक वार्षिक प्रमाणीकरण है। इस प्रक्रिया को हल्के में नहीं लिया जाना चाहिए – कर्मचारियों के उचित रूप से आयोजित साक्षात्कार से उनकी क्षमता का पता चलेगा, जिम्मेदारी के समूह का निर्धारण होगा और व्यक्तिगत गुणों और आकांक्षाओं का आकलन होगा। इस तरह के प्रमाणीकरण का मुख्य विचार गिट्टी से छुटकारा पाकर कार्मिक रिजर्व को अद्यतन करना नहीं है, बल्कि यह समझना है कि किसी विशेष कर्मचारी को किस प्रकार का काम सौंपना अधिक प्रभावी है।

परीक्षण करते समय, मनोवैज्ञानिक कारक का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है – एक ही स्थिति में काम करने वाले अलग-अलग होते हैं – कुछ समय के दबाव में खुद को अधिकतम रूप से अभिव्यक्त करने में सक्षम होते हैं और तनाव-प्रतिरोधी होते हैं, अन्य अप्रत्याशित घटना के तहत खो जाते हैं, लेकिन बड़ी मात्रा के लिए अपरिहार्य होते हैं कागजी कार्रवाई या नियमित कार्य, विवरण के प्रति मेहनती और चौकस हैं।

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प्रतिनिधिमंडल का स्पष्ट लाभ कैरियर विकास और निरंतर विकास की संभावनाओं के साथ मौद्रिक पुरस्कार (बोनस और बोनस) के रूप में प्रेरणा को बदलने की क्षमता है। कर्मचारियों के साथ बात करते समय आपको इस कारक के बारे में नहीं भूलना चाहिए – आखिरकार, कई लोग प्रतिस्पर्धियों के लिए स्थिरता केवल इसलिए छोड़ देते हैं क्योंकि समान कार्यों की एक श्रृंखला उन्हें बेकार कर देती है, और एक व्यक्ति, संभावनाएं नहीं देखता है और नई चीजों की कोशिश नहीं करता है, उसे महसूस करने के लिए छोड़ने के लिए मजबूर किया जाता है उनके करियर की आकांक्षाएं.

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के मुख्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के रास्ते पर: कार्य प्रक्रिया की दक्षता और कर्मियों की प्रेरणा, अन्य कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। उनमें से एक है किसी कर्मचारी के स्तर का सही आकलन करने में असमर्थता, उसकी ज़िम्मेदारी और योग्यता के स्तर पर अविश्वास और यहां तक ​​कि अपने नेता को बदलने की धमकी देने वाले प्रतिस्पर्धियों को विकसित करने की अनिच्छा।

अक्सर, एक दुर्गम बाधा प्रबंधक की काफी बड़ी जिम्मेदारी के बारे में जागरूकता होती है – आखिरकार, विफलता या खराब गुणवत्ता वाले काम की स्थिति में, कलाकार आमतौर पर केवल फटकार या जुर्माना का जोखिम उठाता है, जबकि शीर्ष प्रबंधन हमेशा नुकसान के बारे में जानता है जिसका समग्र रूप से कंपनी पर प्रभाव पड़ सकता है।

पैमाने के एक तरफ व्यक्तिगत जोखिम और असुविधाएँ हैं, दूसरी तरफ कंपनी की सफलता और समृद्धि है। यहां यह समझना जरूरी है कि कार्यस्थल पर पूरे सिस्टम को व्यवस्थित करने और बड़े पैमाने की समस्या को सुलझाने से लेकर उसे हल करने की छोटी-छोटी बारीकियों तक का चक्र स्थापित करने की क्षमता ही एक अच्छे प्रबंधक की पहचान बनेगी। यही वह बात है जो एक प्रबंधक को एक सामान्य विशेषज्ञ से अलग करती है, और यह पारिश्रमिक प्रणाली में इस स्थिति को भी अलग करती है।