एक विशेषज्ञ के अनुसार 15 प्रभावी समय प्रबंधन तकनीकें

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एक विशेषज्ञ के अनुसार 15 प्रभावी समय प्रबंधन तकनीकें
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सही समय प्रबंधन तकनीक आपको अपने समय और मामलों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद करती है। इस लेख में, मैं उन 15 सबसे लोकप्रिय तरीकों के बारे में बात करूंगा जिनका अभ्यास आप अपने काम और जीवन को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने के लिए शुरू कर सकते हैं।

1. अपने दिन की योजना पहले से बनाएं

योजना सभी प्रभावी समय प्रबंधन रणनीतियों में सबसे अधिक सिद्ध है। प्रौद्योगिकी काम को सही ढंग से व्यवस्थित करने और यह अनुमान लगाने में मदद करती है कि किसी विशिष्ट कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा।

योजना कार्य के लिए विभिन्न “सहायक” हैं:

  • कैलेंडर और व्यक्तिगत आयोजक, डिजिटल और कागज दोनों;
  • समय प्रबंधन के लिए अनुप्रयोग और उपकरण;
  • नोटपैड, नोटबुक, शेड्यूल टेम्पलेट और अन्य पेपर समय प्रबंधन फॉर्म।

आप योजना बनाने के लिए अपना व्यक्तिगत दृष्टिकोण बनाने के लिए विभिन्न विकल्पों को जोड़ सकते हैं।

2. ईमेल जाँचने में लगने वाले समय को सीमित करें

आंकड़े बताता है कि औसत कर्मचारी सप्ताह में लगभग 30 घंटे ईमेल जाँचने में बिताता है। ज़रा सोचिए कि आप इस समय में कितनी समस्याएं हल कर सकते हैं।

यदि आप सुबह ईमेल देखते हैं, तो केवल उन सबसे महत्वपूर्ण ईमेलों का ही उत्तर दें जिनके लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। बाकी कार्यों को बीच-बीच में ब्रेक के लिए छोड़ दें या दिन के अंत में उनकी समीक्षा करें। साथ ही, महत्वहीन संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित करना सुनिश्चित करें ताकि वे आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित न करें।

3. अपना उत्पादक समय निर्धारित करें

कुछ लोग शुरुआती पक्षी होते हैं और अन्य रात्रि उल्लू होते हैं। हम सभी अलग-अलग हैं और दिन या रात के अलग-अलग समय पर काम करना पसंद करते हैं।

वर्क द सिस्टम: द सिंपल मैकेनिक्स ऑफ मेकिंग मोर के लेखक सैम कारपेंटर ने “बायोलॉजिकल प्राइम टाइम” शब्द गढ़ा। वह एक समय प्रबंधन तकनीक का वर्णन करते हैं जिसमें आप दिन के अपने सबसे अधिक उत्पादक घंटे पाते हैं और उस समय के लिए काम निर्धारित करते हैं जब आपके पास सबसे अधिक ऊर्जा होती है।

4. मेंढक खाओ

मार्क ट्वेन ने कहा, “यदि आपका काम मेंढक खाना है, तो बेहतर होगा कि आप इसे सुबह सबसे पहले करें। और अगर आपको दो मेंढक खाने हैं, तो पहले सबसे बड़े मेंढक को खाना बेहतर है।

मेंढक खाओ विधि प्राथमिकता देने के बारे में है। सबसे महत्वपूर्ण कार्य पहले करें, और जब आपका काम पूरा हो जाए, तो कम महत्वपूर्ण कार्यों पर आगे बढ़ें। इससे आपको अपने वर्कफ़्लो को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी और आप अधिक कुशल बनेंगे।

5. नियमित रूप से ब्रेक लें

बिना ब्रेक के काम करने से फायदे की बजाय नुकसान ज्यादा हो सकता है। एक व्यक्ति को ब्रेक की आवश्यकता होती है ताकि मस्तिष्क “रीबूट” कर सके और फिर कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सके।

Time management techniques
चित्र: nchinc.com

आप पोमोडोरो विधि का उपयोग कर सकते हैं या थोड़ी देर टहल सकते हैं। अपनी पसंदीदा किताब पढ़ें, एक कप कॉफ़ी बनाएं, या अपना खाली समय कुछ नया सीखने में व्यतीत करें। ब्रेक का सेहत, स्वास्थ्य और मनोदशा पर लाभकारी प्रभाव पड़ता है और उत्पादकता भी बढ़ती है।

6. मल्टीटास्किंग बंद करें

कई नौकरी प्रस्तावों में कहा गया है कि मल्टीटास्किंग उम्मीदवार के प्रमुख कौशलों में से एक है। लेकिन ऐसे प्रस्ताव को तुरंत कूड़ेदान में फेंक देना ही बेहतर है। सच तो यह है कि मल्टीटास्किंग हमारे दिमाग के लिए खराब है।

ऐसा लगता है कि एक साथ कई काम निपटाना एक बेहतरीन समय प्रबंधन तकनीक है। वास्तव में, यह उत्पादकता को नाटकीय रूप से कम कर देता है। स्टैनफोर्ड विश्वविद्यालय में किए गए एक अध्ययन में पाया गया कि ऐसी स्थिति में जहां बाहरी दुनिया से आने वाली या स्मृति से उभरने वाली जानकारी के कई स्रोत हैं, मल्टीटास्कर उस चीज़ को फ़िल्टर करने में असमर्थ हैं जो उनके वर्तमान लक्ष्य के लिए प्रासंगिक नहीं है।

ध्यान केंद्रित और व्यस्त रहने के लिए एक समय में एक कार्य पूरा करें।

कई लोकप्रिय समय प्रबंधन तकनीकें एक विशिष्ट समय सीमा के भीतर और एक विशिष्ट तरीके से कार्यों को पूरा करने के उद्देश्य से व्यावहारिक दृष्टिकोण पर आधारित हैं।

7. पोमोडोरो तकनीक

पोमोडोरो तकनीक एक समय प्रबंधन तकनीक है जिसका आविष्कार 1908 के अंत में फ्रांसेस्को सिरिलो द्वारा किया गया था। जैसा कि नाम से पता चलता है, यह तकनीक समय सीमा निर्धारित करने के लिए एक उपकरण के रूप में लोकप्रिय पोमोडोरो टाइमर का उपयोग करती है। इसका लक्ष्य प्रभावी समय प्रबंधन और एक कार्य पर एकाग्रता है।
Pomodoro technique
चित्र: nfocus.co.uk

पोमोडोरो तकनीक में 4 “पोमोडोरोस” शामिल हैं – 25 मिनट के अंतराल को ब्रेक द्वारा अलग किया जाता है। जब एक पोमोडोरो समाप्त हो जाता है, तो आप 5 मिनट का ब्रेक लेते हैं। उसके बाद, आप अगले 25 मिनट के लिए टाइमर सेट करें और चरणों को दोहराएं। एक बार जब आप 4 पोमोडोरोज़ का एक चक्र पूरा कर लेते हैं, तो आप एक लंबा ब्रेक लेते हैं।

8. आइजनहावर मैट्रिक्स

आइजनहावर मैट्रिक्स एक समय प्रबंधन तकनीक है जिसका आविष्कार संयुक्त राज्य अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति ड्वाइट डी. आइजनहावर ने किया था।
आइजनहावर मैट्रिक्स – अपनी प्राथमिकताएं निर्धारित करें
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Ratmir Belov
Journalist-writer

यह विधि आपको तात्कालिकता और महत्व के आधार पर कार्यों को प्राथमिकता देने में मदद करती है, कम जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को हटा देती है जिन्हें या तो सौंपा जाना चाहिए या बिल्कुल भी निष्पादित नहीं किया जाना चाहिए।

इस तकनीक में, आप निम्नलिखित श्रेणियों के साथ 4 वर्ग बनाते हैं:

  • इसे अत्यावश्यक बनाएं: सबसे महत्वपूर्ण कार्य पहले करें।
  • शेड्यूल: कम जरूरी लेकिन फिर भी महत्वपूर्ण कार्यों को बाद तक के लिए स्थगित करें।
  • प्रतिनिधि: अत्यावश्यक लेकिन कम महत्वपूर्ण कार्य दूसरों को सौंपें (यदि संभव हो तो)।
  • नहीं करें: ऐसे कार्य न करें जो न तो अत्यावश्यक हों और न ही महत्वपूर्ण हों।

आइजनहावर मैट्रिक्स एक प्रभावी कार्य प्रबंधन तकनीक है जो आपको जटिल कार्यों को पूरा करने और प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने की अनुमति देती है।

9. समय ब्लॉक

आप अपने दिन को खंडों में विभाजित करते हैं, और समय के उन खंडों के दौरान, आप एक विशिष्ट कार्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं और इसे एक निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरा करते हैं (उदाहरण के लिए, “मैं सुबह 9 से 10 बजे के बीच ईमेल का जवाब दूंगा”)।

10. टाइम बॉक्सिंग

टाइम बॉक्सिंग पिछली तकनीक के समान है, लेकिन टाइम बॉक्सिंग के साथ आप किसी कार्य को पूरा करने के लिए एक विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करते हैं (उदाहरण के लिए, “मैं सुबह 10 बजे तक सभी ईमेल का जवाब दूंगा”)। यह टाइम ब्लॉक पद्धति का अधिक कठोर संस्करण है।

11. आज का विषय

दिन की थीम टाइम ब्लॉक का दूसरा रूप है। इस तकनीक में, आप अपने साप्ताहिक शेड्यूल को ब्लॉकों में विभाजित करते हैं, प्रत्येक दिन के लिए कार्य के विषय को परिभाषित करते हैं। इस तरह, आपका दैनिक शेड्यूल एक श्रेणी के विशिष्ट कार्यों के लिए समर्पित है।

उदाहरण के लिए, आप सोमवार को कार्य की योजना बनाने और उसे व्यवस्थित करने में बिताते हैं; मंगलवार एक विशिष्ट कार्य पर काम करने के लिए समर्पित दिन है; बुधवार को आप शिक्षा आदि में समय दें।

12. 80/20 नियम (पेरेटो का नियम)

पेरेटो का नियम, जिसे 80/20 नियम के रूप में भी जाना जाता है, कहता है कि आपके केवल 20% प्रयास ही आपके 80% परिणाम देते हैं और इसके विपरीत।

परेतो सिद्धांत हर चीज में काम करता है
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Ratmir Belov
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यहीं पर “मेंढक खाना” खेल में आता है: आपको वास्तव में वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और अंत तक उन पर काम करने की आवश्यकता है।

13. नियम 1-3-5

1-3-5 नियम एक सरल कार्य प्रबंधन रणनीति है। हर दिन आप 1 बड़े कार्य, 3 मध्यम कार्य और 5 छोटे कार्य के लिए कार्य समय आवंटित करते हैं।

“1-3-5” नियम का मुख्य सिद्धांत दिन के लिए महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों को करना है, भले ही वे छोटे हों।

14. कांच का जार

ग्लास जार विधि एक विज़ुअलाइज़ेशन तकनीक है। हर दिन आप एक जार (समय) को अलग-अलग चीजों (कार्यों) से भरते हैं: पत्थर, कंकड़ और रेत। चट्टानें बड़े, महत्वपूर्ण कार्यों का प्रतिनिधित्व करती हैं, कंकड़ जरूरी कार्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं, और रेत विकर्षणों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

इस तकनीक का लक्ष्य आपके दिन की योजना इस तरह से बनाना है कि आप एक कांच के जार को उनकी तात्कालिकता के आधार पर कार्यों से भर दें।

15. सीनफील्ड की रणनीति

यदि आपने लोकप्रिय कॉमेडी टेलीविजन श्रृंखला सीनफील्ड देखी है, तो आपने “सीनफील्ड स्ट्रैटेजी” के बारे में सुना होगा। हालाँकि जेरी सीनफील्ड इस पद्धति का आविष्कार करने की बात स्वीकार नहीं करेंगे, लेकिन कई लोगों ने अपने समय को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद के लिए इसे अपनाया है।

सीनफील्ड रणनीति में, आप एक बड़े दीवार कैलेंडर और एक लाल मार्कर का उपयोग करते हैं। हर दिन, एक कार्य पूरा करने के बाद, आप एक बड़े लाल क्रॉस के साथ एक सफल दिन को चिह्नित करते हैं। कुछ दिनों के बाद, आपके पास एक श्रृंखला होगी जो हर दिन लंबी होती जाएगी यदि आप अपने कार्यों में सुसंगत हैं। इस तकनीक को “श्रृंखला को मत तोड़ो” के रूप में भी जाना जाता है।
Margarita Islamova
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