Delegasi: prinsip dan metode dasar

Delegasi: prinsip dan metode dasar
Gambar: martech.org
Membagikan

Delegasi adalah pengalihan atau redistribusi tugas atau bagian fungsi dalam hierarki personel suatu organisasi atau perusahaan.

Pada dasarnya, setiap proses kerja terdiri dari pendelegasian wewenang – lagipula, ini adalah pekerjaan tim yang terkoordinasi dengan baik. Pada saat yang sama, keberhasilan perusahaan akan bergantung pada pemahaman yang benar dan ketepatan penerapan prinsip dan metode dasar. Pendelegasian wewenang yang salah atau terbatas memiliki dampak yang sangat negatif terhadap proses kerja secara keseluruhan dan suasana umum dalam tim.

Pada saat yang sama, tingkat keberhasilan turun secara merata baik dengan manajemen yang tidak bermoral, yang tidak mau mengambil bagian aktif dan sensitif dalam pekerjaan, mengalihkan seluruh volume pekerjaan ke unit struktural dan tidak mengontrol pelaksanaannya, dan dengan berlebihan. bos yang berhati-hati dan bertanggung jawab, yang lebih suka menyelesaikan masalah secara individual.

Jika dalam kasus pertama profesionalisme kurang, maka pilihan kedua sering ditemukan di antara spesialis kelas satu yang mengetahui dengan baik semua tahapan dan seluk-beluk proses kerja, tetapi tidak memiliki keterampilan dasar seorang manajer yang baik. yaitu kemampuan menetapkan tugas dengan benar dan mencapai penyelesaiannya secara efektif dan tepat waktu.

Membuat keputusan strategis – saran dari ilmuwan terkemuka
Membuat keputusan strategis – saran dari ilmuwan terkemuka
Pakar psikologi kesuksesan dunia, Brian Tracy, dengan elegan mendefinisikan delegasi ketika dia mengatakan: “Seni manajemen adalah mendapatkan hasil melalui upaya orang lain.” Dia juga memberikan nasihat brilian kepada mereka yang masih terpikat oleh ketakutan akan delegasi – tetapkan tugas untuk karyawan tersebut dan… biarkan dia sendiri. Kontrol yang berlebihan tidak hanya menurunkan motivasi bawahan, tetapi juga menciptakan lahan subur untuk menempatkan seluruh beban tanggung jawab pada atasan, yang menyebabkan stagnasi dan penolakan sadar terhadap karier dan pertumbuhan pribadi.

Saran: Penting untuk mengingat apa yang membedakan manajer dari spesialis berkualifikasi tinggi. Yang pertama mungkin tidak memiliki kesadaran penuh tentang sisi teknis proses, namun harus mampu menetapkan tugas, menentukan metode utama pelaksanaannya dan memikul tanggung jawab penuh atas hasilnya. Jika tidak, bahkan kualifikasi tertinggi pun tidak membenarkan posisi yang dipegang secara tidak sah.

Prinsip dasar delegasi

Ada beberapa prinsip utama pendelegasian wewenang, yang dengan penerapannya manajer akan mendapatkan suasana yang sehat dan proses kerja yang terorganisir dengan baik.

Delegation
Gambar: usemotion.com

Hapus setelan tugas

Pelaku harus diberikan keseluruhan tugas yang akan datang, termasuk tujuan utamanya dan informasi tambahan. Pada saat yang sama, penting untuk menetapkan kerangka tanggung jawab – meskipun beban utama atas konsekuensi berada di tangan manajer, pelaku harus disadarkan akan konsekuensinya jika gagal memenuhi atau melewatkan tenggat waktu. Tidaklah salah untuk menguraikan keadaan umum – tingkat kepentingan, tingkat risiko jika terjadi hasil yang buruk atau tidak mencukupi, prospek bagi perusahaan. Hal ini diperlukan untuk motivasi yang cukup bagi pelakunya.

Pilihan tingkat dan ukuran tanggung jawab

Ada lima tingkat kendali dan derajat kebebasan dan tanggung jawab yang membantu dalam menetapkan tujuan. Saat mendistribusikan kembali suatu tugas, perlu untuk menilai dengan benar pada tingkat apa pelakunya (karyawan, kelompok atau unit struktural).

  • Tingkat 1 – kepatuhan yang ketat dan kepatuhan yang ketat terhadap instruksi, peningkatan kontrol atas proses pelaksanaan dan kerangka waktu (cocok untuk pekerjaan rutin, pekerjaan kantor, pekerjaan teknis).
  • Tingkat 2 – karyawan diberi hak untuk memilih metode pelaksanaan yang diperlukan, namun kebebasan tersebut dibatasi oleh persetujuan wajib mereka dengan manajemen (digunakan jika seorang spesialis lebih memahami detail teknis dan mampu menyarankan jalur terpendek untuk memecahkan masalah).
  • Tingkat 3 – pengarahan bersifat nasihat, tidak wajib, tetapi karyawan diharuskan memberikan laporan di akhir setiap tahapan tugas (pelaksana memiliki kompetensi atau pengalaman yang memadai dalam melakukan tugas serupa).
  • Level 4 – karyawan mampu mempersiapkan dan menyelesaikan seluruh siklus tugas yang diberikan; ia berhak memilih cara dan cara penyelesaiannya secara mandiri, namun wajib melapor kepada manajer tentang tahapan implementasi (biasanya digunakan ketika mendelegasikan kepada kepala departemen, departemen, dan kelompok yang dibatasi secara ketat oleh kerangka waktu dan bertanggung jawab penuh atas hasilnya).
  • Level 5 – kebebasan bertindak tanpa batas dalam memecahkan masalah, tanpa kerangka waktu atau batasan – sering digunakan dalam pekerjaan yang berkaitan dengan kreativitas atau tanpa risiko.
Delegation
Gambar: sketchbubble.com

Diskusi dan kesempatan untuk mendapatkan masukan untuk klarifikasi dan pelaporan

Penting untuk memastikan bahwa karyawan memahami dengan benar tujuan dan prioritas, serta memahami tingkat tanggung jawab. Pada saat yang sama, perlu diberikan kesempatan untuk menghubungi manajer jika timbul kesulitan atau hambatan dalam mencapai tujuan.

Distribusi kekuasaan menurut kualitas, tanggung jawab pekerjaan, dan kualifikasi

Karena pendelegasian wewenang tidak melibatkan pengalihan wewenang dari orang ke orang, tetapi pembagian antar jabatan, dengan organisasi kerja yang tepat, prinsip ini didasarkan pada uraian tugas. Namun faktor manusia tidak kalah pentingnya, keadaan saat ini juga harus diperhitungkan: tingkat beban kerja, kualitas pribadi bawahan, izin untuk mengakses informasi rahasia.

Peluang untuk menarik manajemen junior

Beralih ke spesialis dan pelaku tertentu sering kali membawa hasil yang baik. Personil seperti itu dihadapkan pada nuansa proses kerja setiap hari, menugaskan tugas langsung ke manajer junior menghemat waktu dan membantu mereka mengatasi tugas dengan lebih efisien melalui solusi non-standar atau spesifik.

Strategi perusahaan: perumusan dan implementasi
Strategi perusahaan: perumusan dan implementasi

Keterbukaan proses kerja

Setiap karyawan harus menyadari keseluruhan tugas, memahami hierarki pelaksanaannya, dan dapat dengan mudah menghubungi peserta proses untuk memperoleh informasi yang diperlukan atau berkolaborasi dalam proyek tertentu.

Larangan pendelegasian wewenang secara terbalik atau pengalihan melalui hierarki resmi tanpa persetujuan

Kepala departemen berhak untuk mendistribusikan tahapan proyek di antara spesialis, tetapi tidak boleh mengalihkan pelaksanaan tugas secara penuh kepada bawahannya atau departemen terkait, atau menolak menerima wewenang, memanfaatkan tanggung jawab manajernya.

Metode dasar delegasi dalam sebuah perusahaan

  • Pernyataan umum tugas – digunakan saat mendistribusikan tugas ke divisi struktural perusahaan.
  • Petunjuk terperinci – digunakan ketika karyawan tidak memiliki kualifikasi yang memadai (penugasan non-standar atau pelatihan peserta pelatihan.
  • Penugasan paralel ke beberapa pelaksana – pengalihan satu proyek ke beberapa pelaksana secara bersamaan bisa efektif bila ada kebutuhan untuk kompetisi dan kemampuan untuk memilih hasil atau strategi terbaik.
  • Distribusi paralel antar unit struktural – cocok untuk membagi tugas umum menjadi blok dan tahapan yang memerlukan spesialis dengan tingkat dan kualifikasi berbeda.

Jenis kekuasaan dan sentralisasi manajemen

Kekuasaan dibagi menjadi 2 jenis (menurut prinsip “matryoshka” dan “herringbone”):

  1. Terpusat (tanpa pengalihan tanggung jawab) – ditandai dengan pengaturan kegiatan semua departemen, departemen, dan kelompok dari atas, dan semua personel – dari manajemen puncak hingga karyawan tingkat terendah – adalah tunduk pada peraturan yang dikembangkan dan disetujui.
  2. Terdesentralisasi – tugas-tugas berskala besar diberikan kepada manajemen puncak, dan mereka, pada gilirannya, diberi hak untuk secara mandiri menemukan cara untuk menyelesaikannya dan mendistribusikan kembali sebagian tugas di antara bawahan.
Delegation
Gambar: wework.com

Dalam praktiknya, kedua jenis ini saling terkait satu sama lain – dengan pengelolaan yang efektif, penggunaannya bergantung pada situasi dan terjadi secara paralel satu sama lain. Sentralisasi manajemen yang berlebihan merupakan tanda peringatan. Manifestasinya menjadi nyata – tugas diduplikasi, tenggat waktu terlewat, staf pelaksana bertambah, tetapi produktivitas tetap rendah.

Mengapa delegasi dilakukan dan mengapa perlu?

Pendelegasian wewenang dirancang untuk meringankan atasan sebanyak mungkin, membebaskannya dari pekerjaan rutin untuk memecahkan masalah yang lebih kompleks. Selain fungsi “membongkar” dan meluangkan waktu, prinsip ini memiliki tugas lain – meningkatkan level spesialis, motivasi tambahan, dan pertumbuhan profesional karyawan.

Seorang manajer yang kompeten dituntut untuk mampu melihat tugas secara keseluruhan, mengetahui metode penyelesaiannya, dan memiliki staf ahli yang berkualifikasi untuk melaksanakannya. Tim kerja yang terorganisasi dengan baik harus memiliki mekanisme yang terkelola dengan baik, dengan pemahaman yang jelas mengenai fungsi dan tugas masing-masing departemen.

Tujuan utama delegasi

Pendelegasian wewenang yang benar memungkinkan Anda memecahkan lebih banyak masalah, mencapai tujuan dengan lebih efektif, dan memastikan pertukaran. Akibatnya, perusahaan seperti itu lebih berpeluang memperoleh keunggulan kompetitif di pasar dibandingkan perusahaan yang stafnya bekerja di bawah kepemimpinan manajer yang kurang berpengalaman.

Keuntungan, kesulitan dan masalah delegasi

Seringkali, pengorganisasian proses kerja yang salahlah yang menghalangi Anda untuk memanfaatkan hasil pendelegasian wewenang – misalnya, kesalahan dalam pengembangan aliran dokumen perusahaan. Kebiasaan mendistribusikan tugas secara lisan atau menggunakan catatan kertas tidak memungkinkan Anda melacak pelaku tertentu atau pada tahap apa tugas tersebut dilakukan. Bahkan dengan pendelegasian yang tepat, perlu dijaga sistem yang memungkinkan setiap karyawan melihat pembagian tanggung jawab dan tahapan pelaksanaannya.

Delegation
Gambar: fellow.app

Komponen kesuksesan penting kedua adalah sertifikasi tahunan. Prosedur ini tidak boleh dianggap enteng – wawancara yang dilakukan dengan benar terhadap karyawan akan mengungkapkan potensi mereka, menentukan kelompok tanggung jawab, dan menilai kualitas dan aspirasi pribadi. Ide utama dari sertifikasi tersebut bukanlah untuk memperbarui cadangan personel dengan menghilangkan pemberat, tetapi untuk memahami jenis pekerjaan apa yang lebih efektif untuk dipercayakan kepada karyawan tertentu.

Saat pengujian, penting untuk mengevaluasi faktor psikologis – pekerja di posisi yang sama berbeda – beberapa mampu mengekspresikan diri mereka secara maksimal di bawah tekanan waktu dan tahan stres, yang lain hilang karena force majeure, tetapi sangat diperlukan untuk volume besar dokumen atau pekerjaan rutin, rajin dan memperhatikan detail.

Kaizen: bagaimana sistem manajemen Jepang bekerja
Kaizen: bagaimana sistem manajemen Jepang bekerja

Keuntungan nyata dari delegasi adalah kemampuan untuk menggantikan motivasi dalam bentuk imbalan uang (bonus dan bonus) dengan prospek pertumbuhan karir dan pengembangan berkelanjutan. Anda tidak boleh melupakan faktor ini ketika berbicara dengan karyawan – lagipula, banyak yang memberikan stabilitas kepada pesaing hanya karena serangkaian tugas serupa membuat mereka bosan, dan seseorang, yang tidak melihat prospek dan tidak mencoba hal baru, terpaksa berhenti untuk mewujudkannya. cita-cita karirnya.

Dalam perjalanan untuk mencapai tujuan utama pendelegasian wewenang: efisiensi proses kerja dan motivasi personel, kesulitan lain muncul. Salah satunya adalah ketidakmampuan menilai secara tepat level seorang karyawan, ketidakpercayaan terhadap tingkat tanggung jawab dan kualifikasinya, bahkan keengganan mengembangkan pesaing yang mengancam akan menggantikan pemimpinnya.

Seringkali, hambatan yang tidak dapat diatasi adalah kesadaran akan tanggung jawab manajer yang jauh lebih besar – lagipula, jika terjadi kegagalan atau kualitas pekerjaan yang buruk, pelaku biasanya hanya mengambil risiko teguran atau denda, sementara manajemen puncak selalu menyadari kerugiannya. yang dapat ditimbulkan pada perusahaan secara keseluruhan.

Di satu sisi skala adalah risiko dan ketidaknyamanan pribadi, di sisi lain adalah kesuksesan dan kemakmuran perusahaan. Penting untuk dipahami di sini bahwa kemampuan untuk mengatur seluruh sistem di tempat kerja dan membangun siklus dari menetapkan masalah berskala besar hingga penyelesaian terkecil akan menjadi ciri khas seorang manajer yang baik. Hal inilah yang membedakan manajer dengan spesialis biasa, dan juga membedakan posisi ini dalam sistem remunerasi.