Delegatie: basisprincipes en methoden

Delegatie: basisprincipes en methoden
Afbeelding: martech.org
Delen

Delegatie is de overdracht of herverdeling van een taak of een deel van de functies binnen de personeelshiërarchie van een organisatie of onderneming.

In wezen bestaat elk werkproces uit het delegeren van bevoegdheden; dit is tenslotte het werk van een goed gecoördineerd team. Tegelijkertijd zal het succes van het bedrijf afhangen van het juiste begrip en de nauwkeurigheid van de implementatie van de basisprincipes en -methoden. Het onjuist of beperkt delegeren van bevoegdheden heeft een zeer negatieve impact op het werkproces als geheel en op de algemene sfeer in het team.

Tegelijkertijd daalt het succesniveau evenzeer bij gewetenloos management, dat geen actieve en gevoelige rol wil spelen in het werk, het gehele werkvolume overdraagt ​​aan structurele eenheden en geen controle heeft over de uitvoering, als bij een overdreven voorzichtige en verantwoordelijke baas, die problemen het liefst individueel oplost.

Als er in het eerste geval sprake is van een gebrek aan professionaliteit, dan wordt de tweede optie vaak gevonden bij eersteklas specialisten die goed bekend zijn met alle fasen en fijne kneepjes van het werkproces, maar niet over de basisvaardigheid van een goede manager beschikken, dat is het vermogen om taken correct in te stellen en de effectieve en tijdige voltooiing ervan te bereiken.

Strategische beslissingen nemen – advies van een gerenommeerde wetenschapper
Strategische beslissingen nemen – advies van een gerenommeerde wetenschapper
Wereldexpert op het gebied van de psychologie van succes, Brian Tracy, definieert delegatie op elegante wijze als hij zegt: “De kunst van management is resultaten behalen door de inspanningen van andere mensen.” Hij geeft ook briljant advies aan degenen die nog steeds gefascineerd zijn door de angst voor delegatie: stel een taak voor de medewerker en… laat hem met rust. Overmatige controle demotiveert niet alleen ondergeschikten, maar creëert ook een vruchtbare voedingsbodem om de volledige verantwoordelijkheidslast bij de baas te leggen, wat leidt tot stagnatie en bewuste weigering van carrière en persoonlijke groei.

Advies: het is noodzakelijk om te onthouden wat een manager onderscheidt van een hooggekwalificeerde specialist. De eersten zijn zich misschien niet volledig bewust van de technische kant van het proces, maar moeten in staat zijn taken te stellen, de belangrijkste methoden voor de implementatie ervan te bepalen en de volledige verantwoordelijkheid voor het resultaat te dragen. Anders rechtvaardigen zelfs de hoogste kwalificaties een onrechtmatige positie niet.

Basisprincipes van delegatie

Er zijn verschillende belangrijke principes van het delegeren van bevoegdheden, door deze toe te passen krijgt de manager een gezonde sfeer en een goed georganiseerd werkproces.

Delegation
Afbeelding: usemotion.com

Taakinstelling wissen

De uitvoerder moet worden voorzien van het geheel van de komende taak, inclusief het hoofddoel en aanvullende informatie. Tegelijkertijd is het belangrijk om een ​​raamwerk voor verantwoordelijkheid te stellen – hoewel de grootste last voor de gevolgen bij de manager ligt, moet de uitvoerder bewust worden gemaakt van de gevolgen in geval van het niet halen of missen van deadlines. Het zou niet verkeerd zijn om de algemene stand van zaken te schetsen: de mate van belangrijkheid, de mate van risico’s bij een slecht of onvoldoende resultaat, de vooruitzichten voor het bedrijf. Dit is nodig voor voldoende motivatie van de uitvoerder.

Keuze van niveau en mate van verantwoordelijkheid

Er zijn vijf niveaus van controle en graden van vrijheid en verantwoordelijkheid die helpen bij het stellen van doelen. Bij het herverdelen van een taak is het noodzakelijk om correct te beoordelen op welk niveau de uitvoerder zich bevindt (werknemer, groep of structurele eenheid).

  • Niveau 1 – strikte gehoorzaamheid en strikte naleving van instructies, verbeterde controle over zowel het uitvoeringsproces als de tijdsbestekken (geschikt voor routinewerk, kantoorwerk, technisch werk).
  • Niveau 2 – werknemers krijgen het recht om de noodzakelijke uitvoeringsmethoden te kiezen, maar deze vrijheid wordt beperkt door de verplichte goedkeuring ervan door het management (gebruikt in het geval dat een specialist beter bekend is met de technische details en kan de kortste weg voorstellen om het probleem op te lossen).
  • Niveau 3 – de briefing is adviserend en niet verplicht van aard, maar werknemers moeten aan het einde van elke fase van de taak een rapport indienen (de uitvoerder heeft voldoende competentie of ervaring in vergelijkbare taken uitvoeren).
  • Niveau 4 – de medewerker is in staat de gehele cyclus van de toegewezen taak voor te bereiden en te voltooien; hij heeft het recht om methoden en methoden te kiezen om deze zelfstandig op te lossen, maar is verplicht te rapporteren aan de manager over de fasen van de implementatie (meestal gebruikt bij het delegeren aan afdelingshoofden, afdelingen en groepen die strikt beperkt zijn door tijdsbestekken en volledig verantwoordelijk zijn voor het resultaat).
  • Niveau 5 – onbeperkte vrijheid van handelen bij het oplossen van een probleem, geen tijdschema’s of beperkingen – vaak gebruikt bij werk dat verband houdt met creativiteit of bij afwezigheid van risico’s.
Delegation
Afbeelding: sketchbubble.com

Discussie en mogelijkheid voor feedback voor verduidelijking en rapportage

Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de werknemer de doelen en prioriteiten correct begrijpt en het verantwoordelijkheidsniveau begrijpt. Tegelijkertijd is het noodzakelijk om de mogelijkheid te bieden om contact op te nemen met de manager als er zich moeilijkheden voordoen of obstakels voor het bereiken van het doel.

Verdeling van bevoegdheden op basis van kwaliteiten, functieverantwoordelijkheden en kwalificaties

Omdat het delegeren van bevoegdheden niet de overdracht van persoon naar persoon inhoudt, maar de verdeling over posities, is dit principe bij een goede organisatie van het werk gebaseerd op functiebeschrijvingen. Maar de menselijke factor is niet minder belangrijk; er moet ook rekening worden gehouden met de huidige omstandigheden: werkdruk, persoonlijke kwaliteiten van ondergeschikten, toestemming om toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie.

Mogelijkheid om junior management aan te trekken

Het inschakelen van specifieke specialisten en artiesten levert vaak goede resultaten op. Dergelijk personeel wordt elke dag geconfronteerd met de nuances van het werkproces; het rechtstreeks toewijzen van taken aan junior managers bespaart tijd en helpt hen de taak efficiënter aan te pakken door middel van niet-standaard of specifieke oplossingen.

Bedrijfsstrategie: formulering en implementatie
Bedrijfsstrategie: formulering en implementatie

Openheid van het werkproces

Elke medewerker moet op de hoogte zijn van de algehele taak, de hiërarchie van de implementatie ervan begrijpen en gemakkelijk contact kunnen opnemen met procesdeelnemers om de nodige informatie te verkrijgen of samen te werken aan een specifiek project.

Verbod op omgekeerde delegatie van autoriteit of overdracht via de officiële hiërarchie zonder goedkeuring

Het hoofd van de afdeling heeft het recht om de fasen van het project onder specialisten te verdelen, maar mag de volledige uitvoering van taken niet overdragen aan zijn ondergeschikten of aanverwante afdelingen, of weigeren autoriteit te aanvaarden, gebruikmakend van de verantwoordelijkheid van zijn manager.

Basismethoden voor delegatie in een bedrijf

  • Algemene taakomschrijving – gebruikt bij het distribueren van taken naar structurele afdelingen van de onderneming.
  • Gedetailleerde instructies – gebruikt wanneer de werknemer onvoldoende gekwalificeerd is (niet-standaard opdracht of training van stagiairs.
  • Parallelle toewijzing aan meerdere uitvoerders – een dergelijke gelijktijdige overdracht van één project aan meerdere uitvoerders kan effectief zijn als er behoefte is aan concurrentie en de mogelijkheid om het beste resultaat of de beste strategie te kiezen.
  • Parallelle verdeling tussen structurele eenheden – geschikt voor het verdelen van een gemeenschappelijke taak in blokken en fasen waarvoor specialisten van verschillende niveaus en kwalificaties nodig zijn.

Soorten bevoegdheden en centralisatie van het beheer

Krachten zijn verdeeld in 2 typen (volgens de principes van “matryoshka” en “visgraat”):

  1. Gecentraliseerd (zonder overdracht van verantwoordelijkheid) – ze worden gekenmerkt door regulering van de activiteiten van alle afdelingen, afdelingen en groepen van bovenaf, en al het personeel – van het topmanagement tot de werknemers op het laagste niveau – is onderworpen aan de ontwikkelde en goedgekeurde regelgeving.
  2. Gedecentraliseerd – grootschalige taken worden voorgelegd aan het topmanagement, en zij krijgen op hun beurt het recht om zelfstandig manieren te vinden om ze op te lossen en delen van de taak te herverdelen onder ondergeschikten.
  3. Gedecentraliseerd. /li>
Delegation
Afbeelding: wework.com

In de praktijk zijn beide typen met elkaar verweven: bij effectief beheer is het gebruik ervan afhankelijk van de situatie en bestaat het parallel aan elkaar. Overmatige centralisatie van het management is een waarschuwingssignaal. De manifestaties ervan worden merkbaar: taken worden gedupliceerd, deadlines worden gemist, het personeelsbestand van artiesten neemt toe, maar de productiviteit blijft laag.

Waarom wordt delegatie uitgevoerd en waarom is dit nodig?

Delegatie van bevoegdheden is bedoeld om de baas zoveel mogelijk te ontlasten en hem te bevrijden van routinewerk om complexere problemen op te lossen. Naast de functie van “ontladen” en tijd vrijmaken, heeft dit principe nog andere taken: het verhogen van het niveau van specialisten, extra motivatie en professionele groei van werknemers.

Van een competente manager wordt verwacht dat hij de taak als geheel kan overzien, de methoden kent om deze op te lossen, en over een staf van gekwalificeerde specialisten beschikt om de taak uit te voeren. Een goed georganiseerd werkteam moet een goed geolied mechanisme zijn, met een duidelijk inzicht in de functies en taken van elke afdeling.

Belangrijkste doelen van delegatie

Een juiste delegatie van autoriteit stelt u in staat meer problemen op te lossen, doelen effectiever te bereiken en uitwisselbaarheid te garanderen. Als gevolg hiervan is de kans groter dat een dergelijk bedrijf concurrentievoordelen op de markt verkrijgt dan een bedrijf waar het personeel onder leiding van een minder ervaren manager werkt.

Voordelen, moeilijkheden en problemen bij delegatie

Meestal is het de onjuiste organisatie van het werkproces die u ervan weerhoudt te profiteren van de vruchten van het delegeren van bevoegdheden, bijvoorbeeld fouten in de ontwikkeling van de documentstroom van de onderneming. De gewoonte om taken mondeling te verdelen of papieren logboeken te gebruiken, staat u niet toe om de specifieke uitvoerder te volgen of in welk stadium de taak zich bevindt. Zelfs met de juiste delegatie is het noodzakelijk om voor een systeem te zorgen waarmee elke medewerker de verdeling van verantwoordelijkheden en implementatiefasen kan zien.

Delegation
Afbeelding: fellow.app

Het tweede belangrijke onderdeel van succes is de jaarlijkse certificering. Deze procedure moet niet lichtvaardig worden opgevat: goed uitgevoerde interviews met werknemers zullen hun potentieel onthullen, de verantwoordelijke groep bepalen en persoonlijke kwaliteiten en ambities beoordelen. Het belangrijkste idee van een dergelijke certificering is niet zozeer het bijwerken van de personeelsreserve door het wegwerken van ballast, maar om te begrijpen welk soort werk effectiever is om aan een bepaalde werknemer toe te vertrouwen.

Bij het testen is het belangrijk om de psychologische factor te evalueren – werknemers in dezelfde functie verschillen – sommigen kunnen zich onder tijdsdruk maximaal uitdrukken en zijn stressbestendig, anderen gaan verloren onder overmacht, maar zijn onmisbaar voor grote volumes van papierwerk of routinewerk, zijn ijverig en hebben aandacht voor details.

Kaizen: hoe het Japanse managementsysteem werkt
Kaizen: hoe het Japanse managementsysteem werkt

Het voor de hand liggende voordeel van delegatie is het vermogen om motivatie in de vorm van geldelijke beloningen (bonussen en bonussen) te vervangen door vooruitzichten op loopbaangroei en voortdurende ontwikkeling. Je moet deze factor niet vergeten als je met werknemers praat – velen laten stabiliteit tenslotte alleen aan de concurrentie over omdat een reeks soortgelijke opdrachten hen opzuigt, en een persoon, die geen vooruitzichten ziet en geen nieuwe dingen probeert, gedwongen wordt te stoppen om te beseffen zijn carrièreambities.

Op weg naar het bereiken van de belangrijkste doelstellingen van het delegeren van bevoegdheden: efficiëntie van het werkproces en motivatie van personeel, doen zich andere problemen voor. Een daarvan is het onvermogen om het niveau van een werknemer correct in te schatten, wantrouwen tegenover het niveau van zijn verantwoordelijkheid en kwalificaties, en zelfs de onwil om concurrenten te ontwikkelen die dreigen hun leider te vervangen.

Vaak is een onoverkomelijke barrière het besef van de aanzienlijk grotere verantwoordelijkheid van de manager. In het geval van een mislukking of werk van slechte kwaliteit riskeert de uitvoerder meestal slechts een berisping of een boete, terwijl het topmanagement zich altijd bewust is van de schade. die voor het bedrijf als geheel kunnen worden veroorzaakt.

Aan de ene kant van de schaal staan ​​persoonlijke risico’s en ongemakken, aan de andere kant het succes en de welvaart van het bedrijf. Het is belangrijk om hier te begrijpen dat het vermogen om het hele systeem op de werkplek te organiseren en een cyclus tot stand te brengen, van het stellen van een grootschalig probleem tot de kleinste nuances van het oplossen ervan, het visitekaartje van een goede manager zal worden. Dit is wat een manager onderscheidt van een gewone specialist, en het onderscheidt ook deze positie in het beloningssysteem.