การมอบหมาย: หลักการและวิธีการพื้นฐาน

การมอบหมาย: หลักการและวิธีการพื้นฐาน
รูปภาพ: martech.org
แบ่งปัน

การมอบหมาย คือการถ่ายโอนหรือแจกจ่ายงานหรือส่วนหนึ่งของฟังก์ชันภายในลำดับชั้นบุคลากรขององค์กรหรือองค์กร

โดยพื้นฐานแล้ว กระบวนการทำงานใดๆ ก็ตามประกอบด้วยการมอบหมายอำนาจ – เพราะนี่คือผลงานของทีมที่มีการประสานงานอย่างดี ขณะเดียวกันความสำเร็จของบริษัทจะขึ้นอยู่กับความเข้าใจที่ถูกต้องและความถูกต้องในการดำเนินการตามหลักการและวิธีการพื้นฐาน การมอบหมายอำนาจที่ไม่ถูกต้องหรือจำกัดจะส่งผลเสียอย่างมากต่อกระบวนการทำงานโดยรวมและบรรยากาศโดยรวมในทีม

ในเวลาเดียวกันระดับของความสำเร็จก็ลดลงอย่างเท่าเทียมกันทั้งกับการจัดการที่ไร้หลักการซึ่งไม่ต้องการมีส่วนร่วมในงานอย่างแข็งขันและละเอียดอ่อนโอนปริมาณงานทั้งหมดไปยังหน่วยโครงสร้างและไม่ควบคุมการดำเนินงานและด้วยการกระทำที่มากเกินไป เจ้านายที่รอบคอบและมีความรับผิดชอบ ชอบแก้ไขปัญหาเป็นรายบุคคล

หากในกรณีแรกขาดความเป็นมืออาชีพก็มักจะพบตัวเลือกที่สองในหมู่ผู้เชี่ยวชาญชั้นหนึ่งที่คุ้นเคยกับทุกขั้นตอนและความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน แต่ไม่มีทักษะพื้นฐานของผู้จัดการที่ดี คือความสามารถในการกำหนดงานได้อย่างถูกต้องและบรรลุผลสำเร็จทันเวลาอย่างมีประสิทธิผล

การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ – คำแนะนำจากนักวิทยาศาสตร์ที่มีชื่อเสียง
การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ – คำแนะนำจากนักวิทยาศาสตร์ที่มีชื่อเสียง
ผู้เชี่ยวชาญด้านจิตวิทยาแห่งความสำเร็จระดับโลก Brian Tracy ให้นิยามการมอบหมายอย่างหรูหราเมื่อเขากล่าวว่า: “ศิลปะของการจัดการคือการได้รับผลลัพธ์ผ่านความพยายามของผู้อื่น” นอกจากนี้เขายังให้คำแนะนำที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้ที่ยังคงหลงใหลในความกลัวการได้รับมอบหมาย – มอบหมายงานให้กับพนักงานและ… ปล่อยเขาไว้ตามลำพัง การควบคุมที่มากเกินไปไม่เพียงแต่ลดแรงจูงใจของผู้ใต้บังคับบัญชาเท่านั้น แต่ยังสร้างพื้นที่อุดมสมบูรณ์สำหรับการวางภาระความรับผิดชอบทั้งหมดไว้กับเจ้านาย ซึ่งนำไปสู่ความเมื่อยล้าและการปฏิเสธอาชีพและการเติบโตส่วนบุคคลอย่างมีสติ

คำแนะนำ: จำเป็นต้องจดจำสิ่งที่ทำให้ผู้จัดการแตกต่างจากผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูง คนแรกอาจไม่ได้ตระหนักถึงด้านเทคนิคของกระบวนการอย่างเต็มที่ แต่ต้องสามารถกำหนดงาน กำหนดวิธีการหลักในการดำเนินการ และรับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อผลลัพธ์ มิฉะนั้น แม้แต่คุณสมบัติสูงสุดก็ไม่สามารถพิสูจน์ตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งโดยมิชอบด้วยกฎหมายได้

หลักการพื้นฐานของการมอบหมาย

การมอบหมายอำนาจมีหลักการสำคัญหลายประการโดยการประยุกต์ใช้ซึ่งผู้จัดการจะได้รับบรรยากาศที่ดีต่อสุขภาพและกระบวนการทำงานที่จัดอย่างเหมาะสม

Delegation
รูปภาพ: usemotion.com

ล้างการตั้งค่างาน

นักแสดงจะต้องได้รับงานที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด รวมถึงวัตถุประสงค์หลักและข้อมูลเพิ่มเติม ในเวลาเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดกรอบความรับผิดชอบ แม้ว่าผู้จัดการจะเป็นภาระหลักสำหรับผลที่ตามมา แต่นักแสดงจะต้องตระหนักถึงผลที่ตามมาในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามหรือพลาดกำหนดเวลา การระบุสถานะทั่วไปของกิจการจะไม่ผิด – ระดับความสำคัญ ระดับความเสี่ยงในกรณีที่ผลลัพธ์ไม่ดีหรือไม่เพียงพอ แนวโน้มของบริษัท นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแรงจูงใจที่เพียงพอของนักแสดง

การเลือกระดับและการวัดความรับผิดชอบ

มีระดับการควบคุมและระดับความเป็นอิสระและความรับผิดชอบห้าระดับที่ช่วยในการกำหนดเป้าหมาย เมื่อกระจายงานใหม่ จำเป็นต้องประเมินอย่างถูกต้องว่าผู้ปฏิบัติงานอยู่ในระดับใด (พนักงาน กลุ่ม หรือหน่วยโครงสร้าง)

  • ระดับ 1 – การเชื่อฟังอย่างเข้มงวดและการปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างเคร่งครัด การควบคุมที่ดีขึ้นทั้งกระบวนการดำเนินการและกรอบเวลา (เหมาะสำหรับงานประจำ งานในสำนักงาน งานด้านเทคนิค)
  • ระดับ 2 – พนักงานได้รับสิทธิ์ในการเลือกวิธีการดำเนินการที่จำเป็น แต่เสรีภาพดังกล่าวถูกจำกัดโดยการอนุมัติบังคับจากพวกเขากับฝ่ายบริหาร (ใช้ในกรณีที่ผู้เชี่ยวชาญคุ้นเคยกับ รายละเอียดทางเทคนิคและสามารถแนะนำเส้นทางที่สั้นที่สุดในการแก้ปัญหาได้)
  • ระดับ 3 – การบรรยายสรุปเป็นการให้คำปรึกษา ซึ่งไม่ได้บังคับ แต่พนักงานจะต้องจัดทำรายงานเมื่อสิ้นสุดแต่ละขั้นตอนของงาน (นักแสดงมีความสามารถหรือประสบการณ์เพียงพอใน ปฏิบัติงานที่คล้ายกัน)
  • ระดับ 4 – พนักงานมีความสามารถในการเตรียมและเสร็จสิ้นรอบของงานที่ได้รับมอบหมาย เขามีสิทธิ์เลือกวิธีการและวิธีการในการแก้ปัญหาได้อย่างอิสระ แต่มีหน้าที่ต้องรายงานต่อ ผู้จัดการเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการ (มักใช้เมื่อมอบหมายให้หัวหน้าแผนก แผนก และกลุ่มที่ถูกจำกัดด้วยกรอบเวลาอย่างเคร่งครัดและต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์อย่างเต็มที่)
  • ระดับ 5 – เสรีภาพในการดำเนินการอย่างไม่จำกัดในการแก้ปัญหา ไม่มีกรอบเวลาหรือข้อจำกัด – มักใช้ในงานที่เกี่ยวข้องกับความคิดสร้างสรรค์หรือในกรณีที่ไม่มีความเสี่ยง
Delegation
รูปภาพ: sketchbubble.com

การอภิปรายและโอกาสในการแสดงความคิดเห็นเพื่อชี้แจงและรายงาน

จำเป็นต้องให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจเป้าหมายและลำดับความสำคัญอย่างถูกต้อง และเข้าใจระดับความรับผิดชอบ ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องให้โอกาสในการติดต่อผู้จัดการหากเกิดปัญหาหรืออุปสรรคในการบรรลุเป้าหมาย

การกระจายอำนาจตามคุณสมบัติ ความรับผิดชอบในงาน และคุณสมบัติ

เนื่องจากการมอบอำนาจไม่เกี่ยวข้องกับการโอนจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง แต่เป็นการแจกจ่ายระหว่างตำแหน่งต่างๆ โดยมีการจัดระบบงานอย่างเหมาะสม หลักการนี้จึงขึ้นอยู่กับลักษณะงาน แต่ปัจจัยด้านมนุษย์ก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่านั้น ต้องคำนึงถึงสถานการณ์ปัจจุบันด้วย: ระดับภาระงาน คุณสมบัติส่วนบุคคลของผู้ใต้บังคับบัญชา การอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ

โอกาสในการดึงดูดผู้บริหารรุ่นเยาว์

การหันไปหาผู้เชี่ยวชาญและนักแสดงที่เฉพาะเจาะจงมักจะให้ผลลัพธ์ที่ดี บุคลากรดังกล่าวต้องเผชิญกับความแตกต่างของกระบวนการทำงานทุกวัน การมอบหมายงานโดยตรงให้กับผู้จัดการรุ่นน้องช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้พวกเขารับมือกับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านโซลูชันที่ไม่ได้มาตรฐานหรือเฉพาะเจาะจง

กลยุทธ์องค์กร: การกำหนดและการนำไปใช้
กลยุทธ์องค์กร: การกำหนดและการนำไปใช้

ความเปิดกว้างของกระบวนการทำงาน

พนักงานแต่ละคนจะต้องตระหนักถึงงานโดยรวม เข้าใจลำดับชั้นของการดำเนินการ และสามารถติดต่อผู้เข้าร่วมกระบวนการเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นหรือทำงานร่วมกันในโครงการเฉพาะได้อย่างง่ายดาย

ห้ามกลับการมอบอำนาจหรือโอนผ่านลำดับชั้นอย่างเป็นทางการโดยไม่ได้รับการอนุมัติ

หัวหน้าแผนกมีสิทธิ์ที่จะแจกจ่ายขั้นตอนของโครงการระหว่างผู้เชี่ยวชาญ แต่ไม่ควรถ่ายโอนการดำเนินงานทั้งหมดไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาหรือแผนกที่เกี่ยวข้องหรือปฏิเสธที่จะยอมรับอำนาจโดยใช้ประโยชน์จากความรับผิดชอบของผู้จัดการของเขา

วิธีการพื้นฐานของการมอบหมายในบริษัท

  • คำชี้แจงทั่วไปของงาน – ใช้ในการกระจายงานไปยังแผนกโครงสร้างขององค์กร
  • คำแนะนำโดยละเอียด – ใช้เมื่อพนักงานมีคุณสมบัติไม่เพียงพอ (การมอบหมายงานหรือการฝึกอบรมที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานของผู้เข้ารับการฝึกอบรม
  • การมอบหมายงานแบบขนานให้กับผู้ดำเนินการหลายคน – การโอนโครงการหนึ่งไปยังผู้ดำเนินการหลายคนพร้อมกันดังกล่าวจะมีประสิทธิภาพเมื่อมีความจำเป็นสำหรับการแข่งขันและความสามารถในการเลือกผลลัพธ์หรือกลยุทธ์ที่ดีที่สุด
  • การกระจายแบบขนานระหว่างหน่วยโครงสร้าง – เหมาะสำหรับการแบ่งงานทั่วไปออกเป็นบล็อกและขั้นตอนที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในระดับและคุณสมบัติที่แตกต่างกัน

ประเภทของอำนาจและการรวมศูนย์การจัดการ

พลังแบ่งออกเป็น 2 ประเภท (ตามหลักการ “matryoshka” และ “ก้างปลา”):

  1. รวมศูนย์ (โดยไม่มีการโอนความรับผิดชอบ) – มีลักษณะเฉพาะด้วยการควบคุมกิจกรรมของทุกแผนก แผนก และกลุ่มจากด้านบน และบุคลากรทั้งหมด – ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานระดับต่ำสุด – ขึ้นอยู่กับกฎระเบียบที่พัฒนาและได้รับอนุมัติ
  2. กระจายอำนาจ – งานขนาดใหญ่ถูกกำหนดไว้ต่อหน้าผู้บริหารระดับสูง และในทางกลับกัน พวกเขาจะได้รับสิทธิ์ในการหาวิธีแก้ปัญหาอย่างอิสระและแจกจ่ายบางส่วนของงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
Delegation
รูปภาพ: wework.com

ในทางปฏิบัติทั้งสองประเภทนี้เกี่ยวพันกัน – ด้วยการจัดการที่มีประสิทธิภาพการใช้งานขึ้นอยู่กับสถานการณ์และมีอยู่คู่ขนานกัน การรวมศูนย์การจัดการที่มากเกินไปเป็นสัญญาณเตือน อาการของมันเห็นได้ชัดเจน – งานซ้ำซ้อน, พลาดกำหนดเวลา, พนักงานของนักแสดงเพิ่มขึ้น แต่ประสิทธิภาพการทำงานยังคงต่ำ

เหตุใดการมอบหมายจึงดำเนินการ และเหตุใดจึงจำเป็น

การมอบหมายอำนาจถูกออกแบบมาเพื่อบรรเทาเจ้านายให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ทำให้เขาเป็นอิสระจากงานประจำเพื่อแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น นอกเหนือจากหน้าที่ “ขนถ่าย” และเพิ่มเวลาว่างแล้ว หลักการนี้ยังมีหน้าที่อื่น ๆ เช่น การยกระดับผู้เชี่ยวชาญ แรงจูงใจเพิ่มเติม และการเติบโตทางอาชีพของพนักงาน

ผู้จัดการที่มีความสามารถจำเป็นต้องมองเห็นงานโดยรวม รู้วิธีการแก้ปัญหา และมีเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในการดำเนินการ ทีมงานที่มีการจัดการที่ดีควรเป็นกลไกที่ได้รับการดูแลอย่างดี โดยมีความเข้าใจที่ชัดเจนในหน้าที่และงานของแต่ละแผนก

เป้าหมายหลักของการมอบหมาย

การมอบหมายอำนาจที่ถูกต้องช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้มากขึ้น บรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และรับประกันความสามารถในการสับเปลี่ยนกันได้ เป็นผลให้บริษัทดังกล่าวมีแนวโน้มที่จะได้รับข้อได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาดมากกว่าบริษัทที่พนักงานทำงานภายใต้การนำของผู้จัดการที่มีประสบการณ์น้อย

ข้อดี ความยากลำบาก และปัญหาของการมอบหมาย

ส่วนใหญ่แล้วมันเป็นองค์กรที่ไม่ถูกต้องของกระบวนการทำงานที่ป้องกันไม่ให้คุณใช้ประโยชน์จากผลของการมอบอำนาจ – ตัวอย่างเช่นข้อผิดพลาดในการพัฒนาการไหลของเอกสารขององค์กร นิสัยในการกระจายงานด้วยวาจาหรือใช้บันทึกกระดาษไม่อนุญาตให้คุณติดตามนักแสดงคนใดคนหนึ่งหรือว่างานอยู่ในขั้นตอนใด แม้จะมีการมอบหมายอย่างเหมาะสม แต่ก็ยังจำเป็นต้องดูแลระบบที่ทำให้พนักงานแต่ละคนเห็นการแบ่งแยกความรับผิดชอบและขั้นตอนการดำเนินงาน

Delegation
รูปภาพ: fellow.app

องค์ประกอบที่สำคัญประการที่สองของความสำเร็จคือการรับรองประจำปี ขั้นตอนนี้ไม่ควรดำเนินการอย่างไม่ใส่ใจ การสัมภาษณ์พนักงานที่ดำเนินการอย่างเหมาะสมจะเปิดเผยศักยภาพของพวกเขา กำหนดกลุ่มความรับผิดชอบ และประเมินคุณสมบัติและแรงบันดาลใจส่วนบุคคล แนวคิดหลักของการรับรองดังกล่าวไม่ได้อัปเดตบุคลากรสำรองมากนักโดยการกำจัดบัลลาสต์ แต่เพื่อทำความเข้าใจว่างานประเภทใดมีประสิทธิภาพมากกว่าในการมอบความไว้วางใจให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง

เมื่อทำการทดสอบ สิ่งสำคัญคือต้องประเมินปัจจัยทางจิตวิทยา – พนักงานในตำแหน่งเดียวกันต่างกัน – บางคนสามารถแสดงออกถึงความกดดันด้านเวลาได้สูงสุดและทนต่อความเครียดได้ ส่วนบางคนสูญเสียไปเนื่องจากเหตุสุดวิสัย แต่ขาดไม่ได้สำหรับปริมาณมาก ของงานเอกสารหรืองานประจำ มีความขยัน และใส่ใจในรายละเอียด

Kaizen: ระบบการจัดการของญี่ปุ่นทำงานอย่างไร
Kaizen: ระบบการจัดการของญี่ปุ่นทำงานอย่างไร

ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของการมอบหมายคือความสามารถในการแทนที่แรงจูงใจในรูปแบบของรางวัลทางการเงิน (โบนัสและโบนัส) ด้วยโอกาสในการเติบโตในอาชีพและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง คุณไม่ควรลืมเกี่ยวกับปัจจัยนี้เมื่อพูดคุยกับพนักงาน – ท้ายที่สุดแล้ว หลายคนทิ้งความมั่นคงไว้ให้กับคู่แข่งเพียงเพราะการมอบหมายงานที่คล้ายคลึงกันหลายชุดดูดพวกเขาเข้าไป และบุคคลที่ไม่เห็นโอกาสและไม่ลองสิ่งใหม่ ๆ ถูกบังคับให้ลาออกเพื่อตระหนัก แรงบันดาลใจในอาชีพของเขา

ระหว่างทางสู่การบรรลุเป้าหมายหลักของการมอบอำนาจ: ประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานและแรงจูงใจของบุคลากร ความยากลำบากอื่น ๆ เกิดขึ้น หนึ่งในนั้นคือการไม่สามารถประเมินระดับของพนักงานได้อย่างถูกต้อง ไม่ไว้วางใจระดับความรับผิดชอบและคุณสมบัติของเขา และแม้แต่ความไม่เต็มใจที่จะพัฒนาคู่แข่งที่ขู่ว่าจะเข้ามาแทนที่ผู้นำของพวกเขา

บ่อยครั้งที่อุปสรรคที่ผ่านไม่ได้คือการตระหนักถึงความรับผิดชอบที่มากขึ้นของผู้จัดการ – อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เกิดความล้มเหลวหรืองานมีคุณภาพต่ำ นักแสดงมักจะเสี่ยงต่อการถูกตำหนิหรือปรับ ในขณะที่ผู้บริหารระดับสูงจะรับรู้ถึงความเสียหายอยู่เสมอ ที่อาจเกิดกับบริษัทโดยรวมได้

ด้านหนึ่งคือความเสี่ยงส่วนบุคคลและความไม่สะดวก อีกด้านคือความสำเร็จและความเจริญรุ่งเรืองของบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจที่นี่ว่าความสามารถในการจัดระเบียบระบบทั้งหมดในที่ทำงานและสร้างวงจรตั้งแต่การตั้งปัญหาขนาดใหญ่ไปจนถึงความแตกต่างที่เล็กที่สุดในการแก้ไขจะกลายเป็นบัตรโทรศัพท์ของผู้จัดการที่ดี สิ่งนี้เองที่ทำให้ผู้จัดการแตกต่างจากผู้เชี่ยวชาญทั่วไป และยังทำให้ตำแหน่งนี้แตกต่างในระบบค่าตอบแทนอีกด้วย