15 เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผล ตามที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำ

เวลาอ่าน 7 นาที
4.9
(53)
15 เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผล ตามที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำ
รูปภาพ: activecollab.com
แบ่งปัน

เทคนิคการบริหารเวลาที่เหมาะสมช่วยให้คุณจัดการเวลาและกิจการต่างๆ ได้ดีขึ้น ในบทความนี้ ฉันจะพูดถึง 15 วิธียอดนิยมที่คุณสามารถเริ่มฝึกฝนเพื่อจัดระเบียบงานและชีวิตของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. วางแผนวันของคุณล่วงหน้า

การวางแผนได้รับการพิสูจน์แล้วมากที่สุดในบรรดากลยุทธ์การจัดการเวลาที่มีประสิทธิผลทั้งหมด เทคโนโลยีช่วยในการจัดระเบียบงานได้อย่างถูกต้องและประมาณว่าต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำงานเฉพาะให้สำเร็จ

มี “ตัวช่วย” ต่างๆ ในการวางแผนงาน:

  • ปฏิทินและผู้จัดงานส่วนตัว ทั้งแบบดิจิทัลและกระดาษ
  • แอปพลิเคชันและเครื่องมือสำหรับการบริหารเวลา
  • กระดาษจดบันทึก สมุดบันทึก เทมเพลตกำหนดการ และแบบฟอร์มการจัดการเวลากระดาษอื่นๆ

คุณสามารถรวมตัวเลือกต่างๆ เพื่อสร้างแนวทางการวางแผนส่วนบุคคลของคุณเองได้

2. จำกัดเวลาที่คุณใช้ในการตรวจสอบอีเมล

สถิติ ระบุว่าพนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการตรวจสอบอีเมล ลองจินตนาการดูว่าคุณจะแก้ปัญหาได้กี่ปัญหาในเวลานี้

หากคุณเช็คอีเมลในตอนเช้า ให้ตอบกลับเฉพาะอีเมลที่สำคัญที่สุดที่ต้องการคำติชมทันที ปล่อยส่วนที่เหลือไว้เพื่อพักระหว่างงานต่างๆ หรือทบทวนงานเหล่านั้นเมื่อสิ้นสุดวัน นอกจากนี้ อย่าลืมทำเครื่องหมายข้อความที่ไม่สำคัญว่าเป็นสแปมเพื่อไม่ให้เกะกะกล่องจดหมายของคุณ

3. กำหนดเวลาในการผลิตของคุณ

บางคนเป็นนกที่ตื่นเช้าและบางคนเป็นนกฮูกกลางคืน เราทุกคนแตกต่างกันและชอบทำงานในเวลาที่ต่างกันทั้งกลางวันและกลางคืน

แซม คาร์เพนเตอร์ ผู้เขียน Work the System: The Simple Mechanics of Making More เป็นผู้บัญญัติคำว่า “ช่วงเวลาสำคัญทางชีวภาพ” เขาอธิบายเทคนิคการบริหารเวลาที่คุณค้นหาชั่วโมงที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในแต่ละวัน และจัดตารางเวลาการทำงานในช่วงเวลาที่คุณมีพลังงานมากที่สุด

4. กินกบ

Mark Twain กล่าวว่า “ถ้างานของคุณคือกินกบ คุณควรทำเป็นอย่างแรกในตอนเช้า และถ้าต้องกินกบสองตัว ก็ควรกินตัวใหญ่ที่สุดก่อนดีกว่า”

วิธีการกินกบเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญ ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน และเมื่อทำเสร็จแล้ว ก็ค่อยไปทำงานที่สำคัญรองลงมา สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้นและคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. หยุดพักเป็นประจำ

การทำงานโดยไม่หยุดพักอาจส่งผลเสียมากกว่าผลดี คนเราจำเป็นต้องหยุดพักเพื่อที่สมองจะได้ “รีบูต” แล้วจึงมุ่งความสนใจไปที่งานนั้น

Time management techniques
รูปภาพ: nchinc.com

คุณสามารถใช้วิธี Pomodoro หรือไปเดินเล่นระยะสั้นๆ อ่านหนังสือเล่มโปรด ชงกาแฟสักแก้ว หรือใช้เวลาว่างเพื่อเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ การหยุดพักมีผลดีต่อสุขภาพ สุขภาพ และอารมณ์ และยังช่วยเพิ่มผลผลิตอีกด้วย

6. หยุดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ข้อเสนองานหลายแห่งระบุว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญของผู้สมัคร แต่ควรทิ้งข้อเสนอดังกล่าวลงถังขยะทันทีจะดีกว่า ความจริงก็คือการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไม่ดีต่อสมองของเรา

ดูเหมือนว่าการจัดการงานหลายๆ อย่างพร้อมกันเป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่ดี ที่จริงแล้ว มันลดประสิทธิภาพการผลิตลงอย่างมาก การศึกษาที่ดำเนินการที่มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดพบว่าในสถานการณ์ที่มี แหล่งข้อมูลมากมายที่มาจากโลกภายนอกหรือปรากฏขึ้นจากหน่วยความจำ ผู้ที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่สามารถกรองสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายปัจจุบันออกไปได้

ทำงานทีละอย่างเพื่อให้มีสมาธิและมีส่วนร่วม

เทคนิคการบริหารเวลายอดนิยมหลายๆ เทคนิคมีพื้นฐานอยู่บนแนวทางปฏิบัติที่มุ่งเป้าไปที่การทำงานให้เสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่กำหนดและในลักษณะเฉพาะ

7. เทคนิคโพโมโดโร

เทคนิค Pomodoro เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่คิดค้นขึ้นเมื่อปลายปี พ.ศ. 2451 โดย Francesco Cirillo ตามชื่อที่แนะนำ เทคนิคนี้ใช้ตัวจับเวลา Pomodoro ยอดนิยมเป็นเครื่องมือในการตั้งเวลาจำกัด เป้าหมายคือการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผลและมีสมาธิกับงานเดียว
Pomodoro technique
รูปภาพ: nfocus.co.uk

เทคนิค Pomodoro ประกอบด้วย 4 “pomodoros” – ช่วงเวลา 25 นาทีโดยคั่นด้วยการพัก เมื่อโพโมโดโรอันหนึ่งจบลง คุณจะพัก 5 นาที หลังจากนั้นให้คุณตั้งเวลาอีก 25 นาทีแล้วทำซ้ำขั้นตอนต่างๆ เมื่อคุณทำ Pomodoros ครบ 4 รอบแล้ว คุณจะหยุดพักนานขึ้น

8. ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์

Eisenhower Matrix เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา
Eisenhower Matrix – กำหนดลำดับความสำคัญของคุณ
Eisenhower Matrix – กำหนดลำดับความสำคัญของคุณ
เวลาอ่าน 6 นาที
Ratmir Belov
Journalist-writer

วิธีการนี้ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยกำจัดงานที่มีความเร่งด่วนและสำคัญน้อยกว่าที่ควรมอบหมายหรือไม่ดำเนินการเลย

ในเทคนิคนี้ คุณจะสร้างสี่เหลี่ยมจัตุรัส 4 ช่องโดยมีหมวดหมู่ดังต่อไปนี้:

  • ทำให้เป็นเรื่องเร่งด่วน: ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
  • กำหนดการ: เลื่อนงานที่เร่งด่วนน้อยลงแต่ยังคงสำคัญออกไปในภายหลัง
  • มอบหมาย: มอบหมายงานเร่งด่วนแต่สำคัญน้อยกว่าให้กับผู้อื่น (ถ้าเป็นไปได้)
  • อย่า: อย่าทำงานที่ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ

Eisenhower Matrix เป็นเทคนิคการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณทำงานที่ซับซ้อนและจัดลำดับความสำคัญได้อย่างถูกต้อง

9. ช่วงเวลา

คุณแบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงๆ และในช่วงเวลาเหล่านั้น คุณจะมุ่งเน้นไปที่งานเฉพาะงานเดียวและดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่กำหนด (เช่น “ฉันจะตอบอีเมลระหว่าง 9.00 ถึง 10.00 น.”)

10. ไทม์ชกมวย

Time Boxing นั้นคล้ายกับเทคนิคก่อนหน้านี้ แต่ด้วย Time Boxing คุณจะกำหนดกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงในการทำงานให้เสร็จสิ้น (เช่น “ฉันจะตอบอีเมลทั้งหมดภายใน 10.00 น.”) นี่เป็นวิธีบล็อกเวลาเวอร์ชันที่เข้มงวดมากขึ้น

11. หัวข้อประจำวัน

ธีมประจำวันคือช่วงเวลาอีกรูปแบบหนึ่ง ในเทคนิคนี้ คุณจะแบ่งกำหนดการรายสัปดาห์ออกเป็นช่วงๆ เพื่อกำหนดหัวข้องานในแต่ละวัน ด้วยวิธีนี้ ตารางประจำวันของคุณจึงทุ่มเทให้กับงานเฉพาะจากหมวดหมู่เดียว

ตัวอย่างเช่น คุณอุทิศวันจันทร์ให้กับการวางแผนและจัดระเบียบงาน วันอังคารเป็นวันที่อุทิศให้กับการทำงานเฉพาะงานอย่างหนึ่ง ในวันพุธคุณอุทิศเวลาให้กับการศึกษาและอื่นๆ

12. กฎ 80/20 (กฎของพาเรโต)

กฎของพาเรโตหรือที่รู้จักในชื่อกฎ 80/20 ระบุว่าความพยายามเพียง 20% ทำให้เกิดผลลัพธ์ 80% และในทางกลับกัน

หลักการพาเรโตใช้ได้กับทุกสิ่ง
หลักการพาเรโตใช้ได้กับทุกสิ่ง
เวลาอ่าน 3 นาที
Ratmir Belov
Journalist-writer

นี่คือจุดที่ “การกินกบ” เข้ามามีบทบาท: คุณต้องมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดและทำงานจนจบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

13. กฎข้อ 1-3-5

กฎ 1-3-5 เป็นกลยุทธ์การจัดการงานง่ายๆ ทุกๆ วัน คุณจะจัดสรรเวลาทำงานให้กับงานใหญ่ 1 งาน งานกลาง 3 งาน และงานเล็ก 5 งาน

หลักการสำคัญของกฎ 1-3-5 คือการทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนในแต่ละวัน แม้ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยก็ตาม

14. ขวดแก้ว

วิธีขวดแก้วเป็นเทคนิคการแสดงภาพ ทุกๆ วัน คุณจะเติมสิ่งของต่างๆ (สิ่งที่ต้องทำ) ลงในขวด (เวลา) เช่น หิน กรวด และทราย ก้อนหินเป็นตัวแทนของงานใหญ่และสำคัญ ก้อนกรวดเป็นตัวแทนของงานเร่งด่วน และทรายเป็นตัวแทนของสิ่งรบกวนสมาธิ

เป้าหมายของเทคนิคนี้คือการวางแผนวันของคุณในลักษณะที่คุณเติมงานในขวดแก้วโดยอิงจากความเร่งด่วน

15. กลยุทธ์ของไซน์เฟลด์

หากคุณเคยดูซีรีส์ตลกยอดนิยมเรื่อง Seinfeld คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับ “Seinfeld Strategy” แม้ว่าเจอร์รี ไซน์เฟลด์จะไม่ยอมรับในการคิดค้นวิธีนี้ แต่หลายๆ คนก็ได้นำวิธีนี้มาใช้เพื่อช่วยจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในกลยุทธ์ Seinfeld คุณใช้ปฏิทินติดผนังขนาดใหญ่และเครื่องหมายสีแดง ทุกวันหลังจากทำงานเสร็จ คุณจะทำเครื่องหมายวันที่ประสบความสำเร็จด้วยเครื่องหมายกากบาทสีแดงขนาดใหญ่ หลังจากผ่านไป 2-3 วัน คุณจะมีห่วงโซ่ที่จะยาวขึ้นทุกวันหากคุณมีความสม่ำเสมอในการกระทำของคุณ เทคนิคนี้เรียกอีกอย่างว่า “อย่าหักโซ่”
คะแนนบทความ
4.9
53 รายการจัดอันดับ
ให้คะแนนบทความนี้
Margarita Islamova
คุณใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบใด?
avatar
  การแจ้งเตือนความคิดเห็น  
แจ้งเตือน
Margarita Islamova
อ่านบทความอื่น ๆ ของฉัน:
เนื้อหา ให้คะแนนมัน ความคิดเห็น
แบ่งปัน