Yetkilendirme: temel ilkeler ve yöntemler

Yetkilendirme: temel ilkeler ve yöntemler
Resim: martech.org
Paylaş

Devir, bir kuruluşun veya işletmenin personel hiyerarşisindeki bir görevin veya işlevlerin bir kısmının devredilmesi veya yeniden dağıtılmasıdır.

Esasen, herhangi bir iş süreci yetki devrinden oluşur; sonuçta bu, iyi koordine edilmiş bir ekibin işidir. Aynı zamanda şirketin başarısı, temel ilke ve yöntemlerin doğru anlaşılmasına ve uygulanmasına bağlı olacaktır. Yanlış veya sınırlı yetki devri, bir bütün olarak iş süreci ve ekipteki genel atmosfer üzerinde son derece olumsuz bir etkiye sahiptir.

Aynı zamanda, hem işin içinde aktif ve duyarlı rol almak istemeyen, iş hacminin tamamını yapısal birimlere aktaran, uygulamayı kontrol etmeyen, vicdansız bir yönetimle, hem de aşırı yönetimle başarı düzeyi eşit derecede düşüyor. Sorunları bireysel olarak çözmeyi tercih eden temkinli ve sorumlu patron.

İlk durumda profesyonellik eksikliği varsa, ikinci seçenek genellikle iş sürecinin tüm aşamalarını ve inceliklerini iyi bilen, ancak iyi bir yöneticinin temel becerisine sahip olmayan birinci sınıf uzmanlar arasında bulunur. bu, görevleri doğru bir şekilde belirleme ve bunların etkili ve zamanında tamamlanmasını sağlama yeteneğidir.

Stratejik kararlar alma – saygın bir bilim insanının tavsiyesi
Stratejik kararlar alma – saygın bir bilim insanının tavsiyesi
Başarı psikolojisi konusunda dünya çapında uzman olan Brian Tracy, yetkilendirmeyi zarif bir şekilde şöyle tanımlıyor: “Yönetim sanatı, diğer insanların çabaları aracılığıyla sonuç elde etmektir.” Ayrıca, hâlâ yetki devri korkusunun etkisi altında olanlara da harika tavsiyeler veriyor: Çalışan için bir görev belirleyin ve… onu rahat bırakın. Aşırı kontrol sadece astların motivasyonunu düşürmekle kalmaz, aynı zamanda tüm sorumluluğun patrona yüklenmesi için verimli bir zemin yaratır, bu da durgunluğa ve kariyerin ve kişisel gelişimin bilinçli olarak reddedilmesine yol açar.

Tavsiye: Bir yöneticiyi yüksek vasıflı bir uzmandan ayıran şeyin ne olduğunu hatırlamak gerekir. Birincisi, sürecin teknik tarafı hakkında tam bir farkındalığa sahip olmayabilir, ancak görevleri belirleyebilmeli, bunların uygulanmasına yönelik ana yöntemleri belirleyebilmeli ve sonucun tüm sorumluluğunu üstlenebilmelidir. Aksi takdirde, en yüksek vasıflar bile hukuka aykırı bir pozisyona sahip olmayı haklı çıkarmaz.

Yetki vermenin temel ilkeleri

Yöneticinin sağlıklı bir atmosfere ve uygun şekilde organize edilmiş bir iş sürecine kavuşacağı yetki devrinin birkaç temel ilkesi vardır.

Delegation
Resim: usemotion.com

Görev ayarını temizle

İcracıya, ana amacı ve ek bilgiler de dahil olmak üzere, yaklaşan görevin tamamı sağlanmalıdır. Aynı zamanda, sorumluluk için bir çerçeve oluşturmak da önemlidir; her ne kadar sonuçların ana yükü yöneticinin omuzlarında olsa da, son teslim tarihlerine uyulmaması veya kaçırılması durumunda icracının sonuçlardan haberdar edilmesi gerekir. Genel durumu özetlemek yanlış olmaz – önem düzeyi, kötü veya yetersiz sonuç durumunda risklerin derecesi, şirket için beklentiler. Bu, sanatçının yeterli motivasyonu için gereklidir.

Sorumluluk düzeyi ve ölçüsü seçimi

Hedef belirlemeye yardımcı olan beş kontrol düzeyi ve özgürlük ve sorumluluk derecesi vardır. Bir görevi yeniden dağıtırken, icracının hangi düzeyde (çalışan, grup veya yapısal birim) olduğunu doğru bir şekilde değerlendirmek gerekir.

  • 1. Seviye – talimatlara sıkı bir şekilde uyma ve sıkı bağlılık, hem yürütme süreci hem de zaman dilimleri üzerinde gelişmiş kontrol (rutin işler, ofis işleri, teknik işler için uygundur).
  • Seviye 2 – çalışanlara gerekli uygulama yöntemlerini seçme hakkı verilir, ancak bu özgürlük, yönetimden zorunlu onay alınmasıyla sınırlıdır (bir uzmanın uygulama yöntemini daha iyi bildiği durumlarda kullanılır). teknik ayrıntıları bilir ve sorunun çözümüne yönelik en kısa yolu önerebilir).
  • Seviye 3 – brifing doğası gereği tavsiye niteliğindedir, zorunlu değildir, ancak çalışanların görevin her aşamasının sonunda bir rapor sunması gerekir (gerçekleştirici, bu konuda yeterli yetkinliğe veya deneyime sahiptir). benzer görevleri gerçekleştirmek).
  • Seviye 4 – çalışan, kendisine verilen görevin tüm döngüsünü hazırlama ve tamamlama yeteneğine sahiptir; bağımsız olarak çözmek için yöntem ve yöntemleri seçme hakkına sahiptir, ancak yöneticiye rapor vermekle yükümlüdür. uygulama aşamaları hakkında yöneticiye bilgi verir (genellikle zaman çerçeveleriyle kesin olarak sınırlı olan ve sonuçtan tamamen sorumlu olan bölüm başkanlarına, departmanlara ve gruplara yetki verirken kullanılır).
  • Seviye 5 – bir sorunu çözmede sınırsız hareket özgürlüğü, zaman çerçevesi veya sınırlama yok – genellikle yaratıcılıkla ilgili çalışmalarda veya risklerin olmadığı durumlarda kullanılır.
Delegation
Resim: sketchbubble.com

Açıklama ve raporlama için tartışma ve geri bildirim fırsatı

Çalışanın hedefleri ve öncelikleri doğru anlamasını, sorumluluk düzeyini anlamasını sağlamak gerekir. Aynı zamanda hedefe ulaşmada zorluklar veya engeller ortaya çıkarsa yöneticiyle iletişime geçme fırsatının sağlanması gerekir.

Yetkilerin niteliklere, iş sorumluluklarına ve niteliklere göre dağılımı

Yetkilerin devri, kişiden kişiye devredilmesini değil, işin uygun şekilde organize edilmesiyle pozisyonlar arasında dağıtılmasını içerdiğinden, bu prensip görev tanımlarına dayanmaktadır. Ancak insan faktörü de daha az önemli değil; mevcut koşullar da dikkate alınmalıdır: iş yükü düzeyi, astların kişisel nitelikleri, gizli bilgilere erişim izni.

Genç yöneticileri çekme fırsatı

Belirli uzmanlara ve sanatçılara başvurmak çoğu zaman iyi sonuçlar getirir. Bu tür personel her gün iş sürecinin nüanslarıyla karşı karşıya kalır; görevlerin doğrudan alt düzey yöneticilere atanması zaman tasarrufu sağlar ve standart dışı veya özel çözümler aracılığıyla görevle daha verimli bir şekilde başa çıkmalarına yardımcı olur.

Kurumsal strateji: formülasyon ve uygulama
Kurumsal strateji: formülasyon ve uygulama

Çalışma sürecinin açıklığı

Her çalışan genel görevin farkında olmalı, uygulamanın hiyerarşisini anlamalı ve gerekli bilgileri almak veya belirli bir proje üzerinde işbirliği yapmak için süreç katılımcılarıyla kolayca iletişime geçebilmelidir.

Yetkinin ters devredilmesi veya resmi hiyerarşi yoluyla onay olmadan devredilmesi yasağı

Bölüm başkanı, projenin aşamalarını uzmanlar arasında dağıtma hakkına sahiptir, ancak görevlerin tam olarak uygulanmasını astlarına veya ilgili bölümlere devretmemeli veya yöneticisinin sorumluluğundan yararlanarak yetki kabul etmeyi reddetmemelidir.

Bir şirkette yetki vermenin temel yöntemleri

  • Genel görev beyanı – görevleri kuruluşun yapısal bölümlerine dağıtırken kullanılır.
  • Ayrıntılı talimatlar – çalışanın yeterli vasıflara sahip olmadığı durumlarda kullanılır (standart dışı atama veya stajyerlerin eğitimi).
  • Birkaç yürütücüye paralel atama – bir projenin birden fazla yürütücüye eş zamanlı olarak aktarılması, rekabete ve en iyi sonucu veya stratejiyi seçme becerisine ihtiyaç duyulduğunda etkili olabilir.
  • Yapısal birimler arasında paralel dağıtım – ortak bir görevi farklı düzey ve niteliklerde uzmanlar gerektiren bloklara ve aşamalara bölmek için uygundur.

Yetki türleri ve yönetimin merkezileştirilmesi

Güçler 2 türe ayrılır (“matryoshka” ve “balıksırtı” ilkelerine göre):

  1. Merkezi (sorumluluk devri olmadan) – tüm departmanların, departmanların ve grupların yukarıdan faaliyetlerinin düzenlenmesi ve üst yönetimden en alt düzey çalışanlara kadar tüm personelin düzenlenmesi ile karakterize edilirler. geliştirilen ve onaylanan düzenlemelere tabidir.
  2. Merkezi olmayan – büyük ölçekli görevler üst yönetimin önünde belirlenir ve buna karşılık onlara bağımsız olarak bunları çözmenin yollarını bulma ve görevin bazı kısımlarını astlar arasında yeniden dağıtma hakkı verilir.
Delegation
Resim: wework.com

Uygulamada bu türlerin her ikisi de birbiriyle iç içedir – etkili yönetimle kullanımları duruma bağlıdır ve birbirine paralel olarak var olur. Yönetimin aşırı merkezileşmesi bir uyarı işaretidir. Tezahürleri fark edilir hale geliyor – görevler kopyalanıyor, son teslim tarihleri ​​kaçırılıyor, icracı kadrosu artıyor, ancak üretkenlik düşük kalıyor.

Delegasyon neden yapılır ve neden gereklidir?

Yetki devri, patronu mümkün olduğu kadar rahatlatmak, onu daha karmaşık sorunları çözmek için rutin işlerden kurtarmak için tasarlanmıştır. Bu prensibin “boşaltma” ve zamanı serbest bırakma işlevine ek olarak başka görevleri de vardır – uzman düzeyini yükseltmek, ek motivasyon ve çalışanların mesleki gelişimi.

Yetkin bir yöneticinin, işi bir bütün olarak görebilmesi, çözme yöntemlerini bilmesi ve bunu yürütecek nitelikli uzmanlardan oluşan bir kadroya sahip olması gerekir. İyi organize edilmiş bir çalışma ekibi, her departmanın işlevleri ve görevleri konusunda net bir anlayışa sahip, iyi yağlanmış bir mekanizma olmalıdır.

Yetki vermenin ana hedefleri

Doğru yetki devri, daha fazla sorunu çözmenize, hedeflere daha etkili bir şekilde ulaşmanıza ve değiştirilebilirlik sağlamanıza olanak tanır. Sonuç olarak böyle bir şirketin, personelin daha az deneyimli bir yöneticinin liderliğinde çalıştığı bir şirkete göre pazarda rekabet avantajı elde etme olasılığı daha yüksektir.

Yetki vermenin avantajları, zorlukları ve sorunları

Çoğu zaman, yetki devrinin meyvelerinden yararlanmanızı engelleyen şey, iş sürecinin yanlış organizasyonudur – örneğin, işletmenin belge akışının geliştirilmesindeki hatalar. Görevleri sözlü olarak dağıtma veya kağıt günlükleri kullanma alışkanlığı, ne belirli bir icracıyı ne de görevin hangi aşamada olduğunu takip etmenize izin vermez. Doğru delegasyonla bile her çalışanın sorumluluk dağılımını ve uygulama aşamalarını görmesine olanak tanıyan bir sisteme özen göstermek gerekir.

Delegation
Resim: fellow.app

Başarının ikinci önemli bileşeni yıllık sertifikasyondur. Bu prosedür hafife alınmamalıdır; çalışanlarla uygun şekilde yürütülen görüşmeler onların potansiyelini ortaya çıkaracak, sorumluluk grubunu belirleyecek ve kişisel nitelikleri ve istekleri değerlendirecektir. Bu tür bir sertifikasyonun ana fikri, balasttan kurtularak personel rezervini güncellemek değil, belirli bir çalışana ne tür bir işi emanet etmenin daha etkili olduğunu anlamaktır.

Test yaparken psikolojik faktörün değerlendirilmesi önemlidir – aynı pozisyondaki işçiler farklılık gösterir – bazıları zaman baskısı altında kendilerini maksimum düzeyde ifade edebilir ve strese dayanıklıdır, diğerleri mücbir sebepler altında kaybolur, ancak büyük hacimler için vazgeçilmezdir Evrak işleri veya rutin işler konusunda titiz ve ayrıntılara dikkat ederler.

Kaizen: Japon yönetim sistemi nasıl çalışır?
Kaizen: Japon yönetim sistemi nasıl çalışır?

Yetki devrinin bariz avantajı, parasal ödüller (ikramiyeler ve ikramiyeler) şeklindeki motivasyonun yerini kariyer büyümesi ve sürekli gelişim beklentileriyle değiştirebilmesidir. Çalışanlarla konuşurken bu faktörü unutmamalısınız – sonuçta, çoğu, rakipler için istikrarı yalnızca bir dizi benzer görevin içine çekmesi nedeniyle bırakıyor ve potansiyel müşterileri görmeyen ve yeni şeyler denemeyen bir kişi, farkına varmak için istifa etmek zorunda kalıyor onun kariyer arzuları.

Yetki devrinin ana hedeflerine ulaşma yolunda, iş sürecinin verimliliği ve personelin motivasyonu gibi başka zorluklar da ortaya çıkar. Bunlardan biri, çalışanın seviyesini doğru bir şekilde değerlendirememe, sorumluluk ve niteliklerine güvensizlik ve hatta liderini değiştirmekle tehdit eden rakipler geliştirme konusundaki isteksizliktir.

Çoğunlukla aşılmaz bir engel, yöneticinin önemli ölçüde daha büyük sorumluluğunun farkındalığıdır – sonuçta, bir başarısızlık veya düşük kaliteli iş durumunda, icracı genellikle yalnızca kınama veya para cezası riskiyle karşı karşıya kalırken, üst yönetim her zaman hasarın farkındadır. bu bir bütün olarak şirkete neden olabilir.

Terazinin bir tarafında kişisel riskler ve sıkıntılar, diğer tarafında ise şirketin başarısı ve refahı yer alır. Burada, işyerindeki tüm sistemi organize etme ve büyük ölçekli bir sorunu belirlemekten onu çözmenin en küçük nüanslarına kadar bir döngü oluşturma yeteneğinin, iyi bir yöneticinin arama kartı haline geleceğini anlamak önemlidir. Bir yöneticiyi sıradan bir uzmandan ayıran şey budur ve aynı zamanda ücretlendirme sistemindeki bu konumu da farklılaştırır.