委託:基本原則與方法

委託:基本原則與方法
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委派是指在組織或企業的人員層級結構中轉移或重新分配任務或部分職能。

本質上,任何工作流程都包含授權——畢竟,這是一個協調良好的團隊的工作。同時,公司的成功將取決於對基本原則和方法的正確理解和準確實施。不正確或有限的授權會對整個工作流程和團隊的整體氛圍產生極為負面的影響。

同時,管理不善、不願積極主動參與工作、將全部工作轉移給結構單位、不控制實施,以及過度的管理,成功率也會下降。老闆謹慎負責,喜歡單獨解決問題。

如果第一種情況缺乏專業精神,那麼第二個選擇通常是一流的專家,他們非常熟悉工作流程的所有階段和複雜性,但不具備優秀管理者的基本技能,這是正確設定任務並有效、及時完成任務的能力。

制定策略決策 – 來自著名科學家的建議
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世界成功心理學專家 Brian Tracy 優雅地定義了授權:“管理的藝術是透過其他人的努力取得成果。”他也為那些仍然擔心授權的人提供了絕妙的建議——為員工設定任務,然後……別打擾他。過度的控制不僅會降低下屬的積極性,還會為將全部責任推給上司創造沃土,導致事業和個人成長停滯並有意識地拒絕。

建議:有必要記住管理者與高素質專家的差異。第一個可能對流程的技術方面沒有充分的認識,但必須能夠設定任務,確定其實施的主要方法並對結果承擔全部責任。否則,即使是最高的資格也不能成為非法擔任職位的理由。

授權的基本原則

授權有幾個關鍵原則,透過運用這些原則,經理將獲得健康的氛圍和組織得當的工作流程。

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清晰的任務設定

必須向執行者提供即將進行的任務的全部內容,包括其主要目的和附加資訊。同時,制定責任框架也很重要——雖然後果的主要負擔落在管理者身上,但執行者必須意識到如果未能按時完成或錯過最後期限的後果。概述事態的整體狀況——重要性程度、結果不好或不充分時的風險程度、公司的前景,這並沒有什麼錯。這對於表演者有足夠的動力是必要的。

責任等級和措施的選擇

有五個等級的控制以及自由度和責任感有助於設定目標。重新分配任務時,有必要正確評估執行者的層級(員工、團隊或結構單位)。

  • 1級 – 嚴格服從和嚴格遵守指示,加強對執行過程和時間框架的控制(適合日常工作、辦公室工作、技術工作)。
  • 2級 – 員工有權選擇必要的執行方法,但這種自由受到管理層的強制批准(用於專家更熟悉執行方法的情況)技術細節並能夠建議解決問題的最短路徑)。
  • 3 級 – 簡報本質上是建議性的,而非強制性的,但員工需要在任務的每個階段結束時提供報告(執行者在以下方面具有足夠的能力或經驗)執行類似的任務)。
  • 4級 – 員工有能力準備並完成所分配任務的整個週期;他有權獨立選擇解決問題的方法和方法,但有義務向領導匯報經理關於實施階段的信息(通常在授權給部門負責人、部門和小組時使用,這些部門和小組受到嚴格的時間限制並對結果全面負責)。
  • 5 級 – 解決問題時有無限的行動自由,沒有時間框架或限制 – 通常用於與創造力相關或沒有風險的工作。
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討論和提供回饋以進行澄清和報告的機會

有必要確保員工正確理解目標和優先事項,並了解責任等級。同時,如果出現困難或實現目標的障礙,有必要提供聯繫經理的機會。

根據品質、工作職責和資格分配權力

由於授權不是人與人之間的轉移,而是職位之間的分配,因此,透過適當的工作安排,這項原則是基於職位描述的。但人為因素同樣重要;也必須考慮當前情況:工作量水準、下屬的個人素質、存取機密資訊的權限。

吸引初級管理人員的機會

求助於特定的專家和表演者通常會帶來良好的結果。這類人員每天都要面對工作流程的細微差別;直接將任務分配給初級管理人員可以節省時間,並透過非標準或特定的解決方案幫助他們更有效地應對任務。

企業策略:制定與實施
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工作流程的開放性

每位員工都必須了解整體任務,了解其實施的層級結構,並能夠輕鬆聯繫流程參與者以獲取必要的資訊或在特定專案上進行協作。

禁止反向授權或未經批准通過官方層級調動

部門負責人有權將專案的階段分配給專家,但不得將任務的全面實施移交給下屬或相關部門,或拒絕接受權力,利用經理的責任。

公司授權的基本方法

  • 任務的一般說明 – 用於將任務指派給企業的結構部門。
  • 詳細說明 – 當員工資格不足時使用(非標準分配或受訓人員培訓)。
  • 並行分配給多個執行者 – 當需要競爭並能夠選擇最佳結果或策略時,將一個專案同時轉移給多個執行者可能會很有效。
  • 結構單元之間的平行分佈 – 適合將常見任務劃分為需要不同級別和資格的專家的區塊和階段。

權力類型與管理集中化

權力分為兩種類型(根據「俄羅斯娃娃」和「人字形」原則):

  1. 集中化(不轉移責任) – 其特徵是從上到下對所有部門、部門和團體的活動進行監管,並且所有人員- 從高層管理人員到最低層員工-都受到監管遵守已製定和批准的法規。
  2. 權力下放 – 大型任務被交給最高管理層,而他們又被賦予獨立尋找解決方法並將部分任務重新分配給下屬的權利。< /裡>
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在實踐中,這兩種類型是相互交織的——在有效管理的情況下,它們的使用取決於情況,並且是並行存在的。管理過度集中是一個警告信號。它的表現變得顯而易見——任務重複、錯過最後期限、執行人員增加,但生產力仍然很低。

為什麼要進行委託以及為什麼有必要?

授權的目的是盡可能減輕老闆的負擔,讓他從日常工作中解放出來,解決更複雜的問題。除了「卸載」和釋放時間的功能外,這項原則還有其他任務——提高專家水平、額外動力和員工的專業成長。

一個稱職的管理者需要能夠從整體上看待任務,知道解決問題的方法,並且擁有一支合格的專家團隊來執行任務。一個組織良好的工作團隊應該是一個運作良好的機制,各部門的職能和任務明確。

授權的主要目標

正確的授權可以讓你解決更多問題,更有效地實現目標,並確保互換性。因此,與員工在經驗不足的經理領導下工作的公司相比,這樣的公司更有可能在市場上獲得競爭優勢。

委託的優點、困難和問題

最常見的是,工作流程的不正確組織阻礙了您利用授權的成果 – 例如,企業文件流程開發中的錯誤。口頭分配任務或使用紙本日誌的習慣不允許您追蹤特定的執行者或任務處於哪個階段。即使有適當的授權,也有必要建立一個系統,讓每位員工都能看到職責的分配和實施階段。

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成功的第二個重要組成部分是年度認證。這個程序不應掉以輕心——對員工進行適當的訪談將揭示他們的潛力,確定責任小組,並評估個人素質和願望。此類認證的主要想法與其說是透過擺脫壓艙石來更新人員儲備,不如說是了解什麼類型的工作委託給特定員工更有效。

測試時,評估心理因素很重要——同一崗位的工人各有不同,有的能在時間壓力下最大限度地表達自己,抗壓能力強,有的則因不可抗力而迷失,但對於大批量來說是不可或缺的文書工作或日常工作勤奮且注重細節。

Kaizen:日本管理系統如何運作
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授權的明顯優勢是能夠以職業成長和持續發展的前景取代金錢獎勵(獎金和獎金)形式的激勵。在與員工交談時,你不應該忘記這個因素——畢竟,許多人把穩定留給競爭對手只是因為一系列類似的任務吸引了他們,而一個人,看不到前景,不嘗試新事物,被迫辭職才能意識到他的職業抱負。

在實現授權的主要目標:工作流程效率和人員激勵的過程中,還會出現其他困難。其中之一是無法正確評估員工的水平,不信任其責任水平和資歷,甚至不願發展威脅要取代領導者的競爭對手。

通常,一個不可逾越的障礙是管理者意識到自己的責任要大得多——畢竟,如果工作失敗或品質低劣,執行者通常只會面臨譴責或罰款的風險,而高層管理者總是意識到所造成的損害這可能會對整個公司造成影響。

天秤的一方面是個人風險和不便,另一方面是公司的成功和繁榮。這裡重要的是要明白,在工作場所組織整個系統並建立從設定大規模問題到解決問題的最小細微差別的循環的能力將成為優秀管理者的名片。正是這一點區別了管理者和普通專家,也區別了這個職位在薪酬體系中的地位。