專家介紹 15 種有效的時間管理技巧

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專家介紹 15 種有效的時間管理技巧
圖片: activecollab.com
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正確的時間管理技巧可以幫助您更好地管理您的時間和事務。在這篇文章中,我將討論 15 種最受歡迎的方法,您可以開始練習這些方法,以更有效地組織您的工作和生活。

1。提前規劃您的一天

計劃是所有有效的時間管理策略中最被證明的。技術有助於正確組織工作並估計完成特定任務所需的時間。

規劃工作有各種「幫手」:

  • 日曆和個人記事本,包括數位版和紙本版;
  • 時間管理應用程式和工具;
  • 記事本、筆記本、行程範本和其他紙本時間管理表格。

您可以結合不同的選項來建立自己的個人規劃方法。

2。限制您檢查電子郵件的時間

統計 指出員工平均每週花約30 小時檢查電子郵件。想像一下這段時間你能解決多少問題。

如果您在早上查看電子郵件,請僅回覆需要立即回饋的最重要的電子郵件。將其餘的任務留在任務之間的休息時間或在一天結束時回顧它們。另外,請務必將不重要的郵件標記為垃圾郵件,以免它們弄亂您的收件匣。

3。確定您的生產時間

有些人是早起的鳥兒,有些人是夜貓子。我們都是不同的,喜歡在白天甚至晚上的不同時間工作。

《工作系統:創造更多簡單的機制》一書的作者薩姆·卡彭特創造了「生物黃金時間」一詞。他描述了一種時間管理技巧,透過這個技巧,你可以找到一天中最有效率的時間,並將工作安排在你精力最充沛的時間。

4。吃青蛙

馬克吐溫說:「如果你的工作是吃青蛙,那你最好早上第一件事就去做。如果你必須吃兩隻青蛙,最好先吃最大的那隻。

吃青蛙方法是關於優先順序的。先完成最重要的任務,完成後再繼續處理較不重要的任務。這將幫助您更好地組織工作流程,並且您將變得更有效率。

5。定期休息

不休息地工作弊大於利。一個人需要休息,以便大腦可以“重新啟動”,然後專注於任務。

Time management techniques
圖片: nchinc.com

您可以使用番茄工作法或散步。閱讀您最喜歡的書,泡一杯咖啡,或利用空閒時間學習新事物。休息對幸福感、健康和情緒都有好處,還能提高工作效率。

6。停止多工

許多工作機會都指出,多工處理是候選人的關鍵技能之一。但最好立即將這樣的建議丟進垃圾桶。事實是,多工對我們的大腦有害。

看來同時處理多個任務是很好的時間管理技巧。 事實上,它極大地降低了生產力。 史丹佛大學進行的一項研究發現,在存在來自外界或記憶中的多種資訊來源的情況下,多工處理者無法過濾掉與當前目標無關的資訊。

一次完成一項任務,以保持專注和投入。

許多流行的時間管理技術都是基於實用的方法,旨在在特定的時間範圍內以特定的方式完成任務。

7。番茄工作法

番茄工作法是一種時間管理方法,由 Francesco Cirillo 於 1908 年底發明。顧名思義,該技術使用流行的番茄計時器作為設定時間限制的工具。其目標是有效的時間管理和專注於一項任務。
Pomodoro technique
圖片: nfocus.co.uk

番茄工作法由 4 個「番茄」組成,即 25 分鐘的間隔,中間有休息。當一個番茄鐘結束後,你會休息 5 分鐘。之後,您將計時器再設定 25 分鐘並重複這些步驟。一旦你完成了 4 個番茄鐘的週期,你就會得到更長的休息時間。

8。艾森豪威爾矩陣

艾森豪威爾矩陣是美國第 34 任總統德懷特·D·艾森豪威爾發明的一種時間管理技術。
艾森豪威爾矩陣 – 確定你的優先事項
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阅读时长 6 分钟
Ratmir Belov
Journalist-writer

此方法可協助您根據緊急性和重要性對任務進行優先排序,消除那些應該委派或根本不執行的不太緊急和重要的任務。

在此技術中,您將建立 4 個具有以下類別的方塊:

  • 緊急處理:先完成最重要的任務。
  • 時間表:將不太緊急但仍重要的任務延後到以後。
  • 委派:將緊急但不太重要的任務委派給其他人(如果可能)。
  • 不要做:不要做既不緊急也不重要的任務。

艾森豪威爾矩陣是一種有效的任務管理技術,可讓您完成複雜的任務並正確設定優先順序。

9。時間區塊

您將一天劃分為多個時間段,在這些時間段內,您專注於一項特定任務並在設定的時間範圍內完成它(例如,「我將在上午9 點到10 點之間回復電子郵件”)。

10。時間框

時間盒與先前的技術類似,但透過時間盒,您可以設定完成任務的特定時間範圍(例如,「我將在上午 10 點之前回覆所有電子郵件」)。這是時間區塊方法的更嚴格版本。

11。當天主題

當天的主題是另一種形式的時間區塊。在這種技術中,您將每週的日程安排分為幾個部分,定義每天的工作主題。這樣,您的每日行程就專門用於某一類別的特定任務。

例如,您週一致力於規劃和組織工作;週二是致力於完成一項特定任務的一天;週三你會花時間進行教育等等。

12。 80/20 法則(帕累託法則)

帕累托定律,也稱為 80/20 法則,指出只有 20% 的努力才能產生 80% 的結果,反之亦然。

帕累托原則適用於一切
帕累托原則適用於一切
阅读时长 3 分钟
Ratmir Belov
Journalist-writer

這就是「吃青蛙」發揮作用的地方:你需要專注於最重要的任務,並努力直到最後才能真正實現預期的結果。

13。規則1-3-5

1-3-5 規則是簡單的任務管理策略。每天您將工作時間分配給 1 項大任務、3 項中型任務和 5 項小任務。

「1-3-5」規則的主要原則是承擔當天重要且緊急的任務,即使這些任務很小。

14。玻璃罐

玻璃罐法是一種可視化技術。每天,你都會在一個罐子(時間)中裝滿不同的東西(待辦事項):石頭、卵石和沙子。岩石代表重大、重要的任務,卵石代表緊急任務,沙子代表幹擾。

這項技術的目標是規劃你的一天,讓你根據任務的緊急程度在玻璃罐裡裝滿任務。

15.宋飛傳策略

如果你看過熱門喜劇電視劇《宋飛正傳》,你可能聽過「宋飛策略」。 儘管 Jerry Seinfeld 不承認發明了這種方法,但許多人已經採用它來幫助更有效地管理時間。

在宋飛傳策略中,您使用大掛曆和紅色標記。每天,完成一項任務後,您都會用一個大紅十字標記成功的一天。幾天后,如果你的行動始終如一,你就會擁有一條鏈條,並且每天都會變得更長。這種技術也被稱為「不要破壞鏈條」。
Margarita Islamova
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