Ủy quyền: nguyên tắc và phương pháp cơ bản

Ủy quyền: nguyên tắc và phương pháp cơ bản
Hình ảnh: martech.org
Đăng lại

Ủy quyền là việc chuyển giao hoặc phân phối lại một nhiệm vụ hoặc một phần chức năng trong hệ thống phân cấp nhân sự của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Về cơ bản, bất kỳ quy trình làm việc nào cũng bao gồm việc ủy ​​quyền – xét cho cùng, đây là công việc của một nhóm phối hợp tốt. Đồng thời, sự thành công của công ty sẽ phụ thuộc vào sự hiểu biết đúng đắn và chính xác trong việc thực hiện các nguyên tắc và phương pháp cơ bản. Việc ủy ​​quyền không chính xác hoặc hạn chế có tác động cực kỳ tiêu cực đến toàn bộ quá trình làm việc và bầu không khí chung trong nhóm.

Đồng thời, mức độ thành công cũng giảm sút như nhau ở cả những người quản lý vô đạo đức, không muốn tham gia tích cực và nhạy cảm vào công việc, chuyển toàn bộ khối lượng công việc cho các đơn vị cơ cấu và không kiểm soát việc thực hiện, và với sự quản lý quá mức. ông chủ thận trọng và có trách nhiệm, người thích giải quyết vấn đề một cách cá nhân.

Nếu trong trường hợp đầu tiên thiếu tính chuyên nghiệp, thì lựa chọn thứ hai thường được tìm thấy ở những chuyên gia hạng nhất, những người hiểu rõ tất cả các giai đoạn và sự phức tạp của quá trình làm việc, nhưng không có kỹ năng cơ bản của một người quản lý giỏi, đó là khả năng thiết lập các nhiệm vụ một cách chính xác và hoàn thành chúng một cách hiệu quả và đúng thời hạn.

Đưa ra quyết định chiến lược – lời khuyên từ nhà khoa học uy tín
Đưa ra quyết định chiến lược – lời khuyên từ nhà khoa học uy tín
Chuyên gia thế giới về tâm lý học thành công, Brian Tracy, định nghĩa sự ủy thác một cách tao nhã khi ông nói: “Nghệ thuật quản lý là đạt được kết quả thông qua nỗ lực của người khác”. Anh ấy cũng đưa ra lời khuyên tuyệt vời cho những người vẫn còn bị ám ảnh bởi nỗi sợ hãi về việc ủy ​​quyền – hãy đặt ra nhiệm vụ cho nhân viên và… để anh ta yên. Kiểm soát quá mức không chỉ làm mất động lực của cấp dưới mà còn tạo mảnh đất màu mỡ để đặt toàn bộ gánh nặng trách nhiệm lên sếp, dẫn đến trì trệ và có ý thức từ chối sự nghiệp và phát triển cá nhân.

Lời khuyên: Cần phải nhớ điều gì phân biệt người quản lý với một chuyên gia có trình độ cao. Người đầu tiên có thể không có nhận thức đầy đủ về khía cạnh kỹ thuật của quy trình, nhưng phải có khả năng đặt ra nhiệm vụ, xác định các phương pháp chính để thực hiện chúng và chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả. Mặt khác, ngay cả những bằng cấp cao nhất cũng không thể biện minh cho một vị trí được nắm giữ bất hợp pháp.

Những nguyên tắc cơ bản của việc ủy ​​quyền

Có một số nguyên tắc chính trong việc ủy ​​quyền, áp dụng nguyên tắc này, người quản lý sẽ nhận được bầu không khí lành mạnh và quy trình làm việc được tổ chức hợp lý.

Delegation
Hình ảnh: usemotion.com

Xóa cài đặt tác vụ

Người thực hiện phải được cung cấp toàn bộ nhiệm vụ sắp tới, bao gồm mục đích chính và thông tin bổ sung. Đồng thời, điều quan trọng là phải đặt ra khuôn khổ trách nhiệm – mặc dù gánh nặng chính về hậu quả thuộc về người quản lý nhưng người thực hiện phải nhận thức được hậu quả trong trường hợp không đáp ứng hoặc bỏ lỡ thời hạn. Sẽ không sai khi phác thảo tình trạng chung của vấn đề – mức độ quan trọng, mức độ rủi ro trong trường hợp kết quả xấu hoặc không đủ, triển vọng cho công ty. Điều này là cần thiết để có đủ động lực cho người biểu diễn.

Lựa chọn mức độ và thước đo trách nhiệm

Có năm cấp độ kiểm soát, mức độ tự do và trách nhiệm giúp thiết lập mục tiêu. Khi phân phối lại một nhiệm vụ, cần đánh giá chính xác người thực hiện ở cấp độ nào (nhân viên, nhóm hoặc đơn vị cơ cấu).

  • Cấp độ 1 – tuân thủ nghiêm ngặt và tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn, tăng cường kiểm soát cả quy trình thực hiện và khung thời gian (phù hợp với công việc thường ngày, công việc văn phòng, công việc kỹ thuật).
  • Cấp độ 2 – nhân viên được quyền lựa chọn các phương pháp thực hiện cần thiết, nhưng quyền tự do đó bị hạn chế bởi sự chấp thuận bắt buộc của họ với ban quản lý (dùng trong trường hợp chuyên gia quen thuộc hơn với chi tiết kỹ thuật và có thể đề xuất con đường ngắn nhất để giải quyết vấn đề).
  • Cấp độ 3 – bản tóm tắt mang tính chất tư vấn, không bắt buộc, nhưng nhân viên được yêu cầu cung cấp báo cáo khi kết thúc mỗi giai đoạn của nhiệm vụ (người thực hiện có đủ năng lực hoặc kinh nghiệm trong thực hiện các nhiệm vụ tương tự).
  • Cấp độ 4 – nhân viên có khả năng chuẩn bị và hoàn thành toàn bộ chu trình công việc được giao, có quyền lựa chọn phương pháp, phương pháp giải quyết một cách độc lập nhưng có nghĩa vụ báo cáo cấp trên người quản lý về các giai đoạn thực hiện (thường được sử dụng khi giao phó cho các trưởng phòng, ban, nhóm bị giới hạn nghiêm ngặt về khung thời gian và chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả).
  • Cấp độ 5 – quyền tự do hành động không giới hạn trong việc giải quyết vấn đề, không có khung thời gian hay giới hạn – thường được sử dụng trong công việc liên quan đến tính sáng tạo hoặc khi không có rủi ro.
Delegation
Hình ảnh: sketchbubble.com

Thảo luận và cơ hội phản hồi để làm rõ và báo cáo

Cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu đúng mục tiêu, mức độ ưu tiên và hiểu được mức độ trách nhiệm. Đồng thời, cần tạo cơ hội liên hệ với người quản lý nếu gặp khó khăn hoặc trở ngại để đạt được mục tiêu.

Phân bổ quyền hạn theo phẩm chất, trách nhiệm công việc và trình độ

Vì việc ủy ​​quyền không liên quan đến việc chuyển giao quyền lực từ người này sang người khác mà là sự phân bổ giữa các vị trí, với việc tổ chức công việc phù hợp, nguyên tắc này dựa trên mô tả công việc. Nhưng yếu tố con người cũng không kém phần quan trọng, cũng phải tính đến hoàn cảnh hiện tại: mức độ khối lượng công việc, phẩm chất cá nhân của cấp dưới, quyền được tiếp cận thông tin mật.

Cơ hội thu hút quản lý cấp dưới

Việc tìm đến các chuyên gia và người biểu diễn cụ thể thường mang lại kết quả tốt. Những nhân sự như vậy phải đối mặt với nhiều sắc thái của quá trình làm việc hàng ngày, việc giao nhiệm vụ trực tiếp cho quản lý cấp dưới giúp tiết kiệm thời gian và giúp họ xử lý công việc hiệu quả hơn thông qua các giải pháp không chuẩn mực hoặc cụ thể.

Chiến lược doanh nghiệp: xây dựng và thực hiện
Chiến lược doanh nghiệp: xây dựng và thực hiện

Tính cởi mở của quy trình làm việc

Mỗi nhân viên phải nhận thức được nhiệm vụ tổng thể, hiểu thứ bậc thực hiện nhiệm vụ đó và có thể dễ dàng liên hệ với những người tham gia quá trình để có được thông tin cần thiết hoặc cộng tác trên một dự án cụ thể.

Cấm ủy quyền ngược lại hoặc chuyển giao thông qua hệ thống phân cấp chính thức mà không có sự chấp thuận

Trưởng phòng có quyền phân công các giai đoạn của dự án giữa các chuyên gia, nhưng không được chuyển giao toàn bộ nhiệm vụ cho cấp dưới hoặc các bộ phận liên quan hoặc từ chối nhận quyền, lợi dụng trách nhiệm của người quản lý.

Các phương pháp ủy quyền cơ bản trong công ty

  • Bảng kê nhiệm vụ chung – được sử dụng khi phân bổ nhiệm vụ cho các bộ phận cơ cấu của doanh nghiệp.
  • Hướng dẫn chi tiết – được sử dụng khi nhân viên không đủ trình độ (phân công hoặc đào tạo học viên không theo tiêu chuẩn.
  • Phân công song song cho nhiều người thực hiện – việc chuyển giao đồng thời một dự án cho nhiều người thực hiện có thể có hiệu quả khi có nhu cầu cạnh tranh và khả năng chọn kết quả hoặc chiến lược tốt nhất.
  • Phân bổ song song giữa các đơn vị kết cấu – phù hợp để phân chia một nhiệm vụ chung thành các khối, giai đoạn đòi hỏi các chuyên gia có trình độ và trình độ khác nhau.

Các loại quyền hạn và sự tập trung quản lý

Quyền lực được chia thành 2 loại (theo nguyên tắc “matryoshka” và “xương cá”):

  1. Tập trung (không chuyển giao trách nhiệm) – chúng được đặc trưng bởi sự điều tiết hoạt động của tất cả các phòng ban, bộ phận và nhóm từ trên xuống và tất cả nhân sự – từ quản lý cấp cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất – đều tuân theo các quy định được xây dựng và phê duyệt.
  2. Phi tập trung – các nhiệm vụ quy mô lớn được đặt ra trước quản lý cấp cao và đến lượt họ, họ có quyền tìm cách độc lập để giải quyết chúng và phân phối lại các phần nhiệm vụ giữa các cấp dưới.
Delegation
Hình ảnh: wework.com

Trên thực tế, cả hai loại này có mối quan hệ gắn bó với nhau – quản lý hiệu quả thì việc sử dụng chúng tùy theo tình huống và tồn tại song song với nhau. Việc tập trung quản lý quá mức là một dấu hiệu cảnh báo. Những biểu hiện của nó trở nên đáng chú ý – nhiệm vụ bị trùng lặp, trễ thời hạn, số lượng nhân viên thực hiện tăng lên nhưng năng suất vẫn thấp.

Tại sao phải thực hiện việc ủy ​​quyền và tại sao cần thiết?

Việc ủy ​​quyền được thiết kế để giảm bớt gánh nặng cho sếp nhiều nhất có thể, giải phóng ông ta khỏi công việc thường ngày để giải quyết các vấn đề phức tạp hơn. Ngoài chức năng “dỡ bỏ” và giải phóng thời gian, nguyên tắc này còn có các nhiệm vụ khác – nâng cao trình độ chuyên môn, bổ sung động lực và phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

Một người quản lý có năng lực cần có khả năng nhìn nhận toàn bộ nhiệm vụ, biết các phương pháp giải quyết nó và có một đội ngũ chuyên gia có trình độ để thực hiện nó. Một nhóm làm việc được tổ chức tốt phải là một cơ chế được vận hành tốt, hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

Mục tiêu chính của việc ủy ​​quyền

Việc ủy ​​quyền chính xác cho phép bạn giải quyết nhiều vấn đề hơn, đạt được mục tiêu hiệu quả hơn và đảm bảo khả năng thay thế lẫn nhau. Kết quả là, một công ty như vậy có nhiều khả năng đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường hơn là một công ty có nhân viên làm việc dưới sự lãnh đạo của một người quản lý ít kinh nghiệm hơn.

Ưu điểm, khó khăn và vướng mắc của việc ủy ​​quyền

Thông thường, việc tổ chức quy trình làm việc không chính xác đã ngăn cản bạn tận dụng thành quả của việc ủy ​​quyền – ví dụ: các lỗi trong quá trình phát triển luồng tài liệu của doanh nghiệp. Thói quen phân công nhiệm vụ bằng lời nói hoặc sử dụng nhật ký giấy không cho phép bạn theo dõi người thực hiện cụ thể hoặc nhiệm vụ đang ở giai đoạn nào. Ngay cả khi có sự phân công hợp lý, cần phải quan tâm đến một hệ thống cho phép mỗi nhân viên thấy được sự phân bổ trách nhiệm và các giai đoạn thực hiện.

Delegation
Hình ảnh: fellow.app

Thành phần quan trọng thứ hai của sự thành công là chứng nhận hàng năm. Không nên xem nhẹ quy trình này – việc phỏng vấn nhân viên được tiến hành đúng cách sẽ bộc lộ tiềm năng của họ, xác định nhóm trách nhiệm và đánh giá phẩm chất và nguyện vọng cá nhân. Ý tưởng chính của chứng nhận như vậy không phải là cập nhật nguồn nhân lực dự bị bằng cách loại bỏ vật dằn, mà là để hiểu loại công việc nào sẽ hiệu quả hơn khi giao phó cho một nhân viên cụ thể.

Khi kiểm tra, cần đánh giá yếu tố tâm lý – những người lao động ở cùng một vị trí là khác nhau – một số có thể thể hiện bản thân đến mức tối đa dưới áp lực về thời gian và có khả năng chống chịu căng thẳng, một số khác lại bị mất việc do bất khả kháng nhưng lại không thể thiếu đối với khối lượng lớn làm công việc giấy tờ hoặc công việc thường ngày, siêng năng và chú ý đến chi tiết.

Kaizen: cách thức hoạt động của hệ thống quản lý Nhật Bản
Kaizen: cách thức hoạt động của hệ thống quản lý Nhật Bản

Ưu điểm rõ ràng của việc ủy ​​quyền là khả năng thay thế động lực dưới dạng phần thưởng bằng tiền (tiền thưởng và tiền thưởng) bằng triển vọng phát triển nghề nghiệp và phát triển liên tục. Bạn không nên quên yếu tố này khi nói chuyện với nhân viên – suy cho cùng, nhiều người chỉ để lại sự ổn định cho đối thủ cạnh tranh vì một loạt nhiệm vụ tương tự hút họ vào, và một người không nhìn thấy triển vọng và không thử những điều mới, buộc phải nghỉ việc để nhận ra nguyện vọng nghề nghiệp của mình.

Trên con đường đạt được các mục tiêu chính của việc ủy ​​quyền: hiệu quả của quá trình làm việc và động lực của nhân viên, những khó khăn khác nảy sinh. Một trong số đó là việc không thể đánh giá chính xác trình độ của nhân viên, không tin tưởng vào mức độ trách nhiệm và trình độ của anh ta, thậm chí là miễn cưỡng phát triển các đối thủ cạnh tranh đe dọa thay thế lãnh đạo của họ.

Thông thường, một rào cản không thể vượt qua là nhận thức về trách nhiệm lớn hơn đáng kể của người quản lý – xét cho cùng, trong trường hợp thất bại hoặc công việc kém chất lượng, người thực hiện thường chỉ có nguy cơ bị khiển trách hoặc phạt tiền, trong khi ban lãnh đạo cấp cao luôn nhận thức được thiệt hại. điều đó có thể gây ra cho toàn bộ công ty.

Một bên là những rủi ro và bất tiện cá nhân, một bên là sự thành công và thịnh vượng của công ty. Điều quan trọng là phải hiểu ở đây rằng khả năng tổ chức toàn bộ hệ thống tại nơi làm việc và thiết lập một chu trình từ đặt ra một vấn đề quy mô lớn đến những sắc thái nhỏ nhất để giải quyết nó sẽ trở thành danh hiệu của một người quản lý giỏi. Chính điều này giúp phân biệt người quản lý với một chuyên gia bình thường và nó cũng phân biệt vị trí này trong hệ thống thù lao.