Toplumun hızlı gelişimi ve büyük miktarda bilginin günlük olarak alınması bağlamında, bir kişinin sağlanan kaynakları tam olarak kullanmak için daha fazla zamana ihtiyacı vardır.
Yaşam hızının hızlanması, insanların ya temel amaçlar uğruna bir şeylerden fedakarlık etmeleri ya da faaliyetleri en akılcı ve verimli şekilde kurgulayarak zaman maliyetlerini düşürmelerine yol açmaktadır.
Faaliyetlerin yapımında rastgelelik, operasyon programında düzensizlik ve iyi düşünülmüş bir eylem planının olmaması, bir kişinin gerekli tüm şeyleri yapmak için zamanının olmamasına yol açar. Sonuç olarak, insanların yaşam sonuçlarını olumsuz yönde etkileyen gerginlik, sinirlilik, zaman ve enerji kaybı vardır.
Zaman yönetimi, eylemlerinizi ve operasyonlarınızı düzene koymanın yanı sıra, hedeflerinize mümkün olduğunca eksiksiz ve minimum sürede ulaşmak için bunların uygulanması için bir program oluşturmayı amaçlar.
Zaman yönetiminin tarihi
Antik çağda bile insanlar faaliyet biçimlerini kısa sürede gerekli önlemleri alacak ve aynı zamanda maksimum etkiyi elde edecek şekilde oluşturmaya çalışmışlardır. Ancak, özel bir ihtiyaç olmadığı için zaman yönetimine gereken özen gösterilmemiştir.
Bilimsel ve teknolojik ilerlemenin gelişmesi ve toplumdaki yaşam hızının hızlanmasıyla birlikte, yeni bir düşünce yönü ortaya çıkıyor – zaman yönetimi – zaman yönetimi bilimi olarak. Bu kavramın oluşumu 20. yüzyılın ikinci yarısına kadar uzanmaktadır. (70-80 yıl), hem dünya topluluğunun bilim adamları hem de yurttaşlarımız bu konuyla ciddi şekilde ilgilenmeye başladığında.
21. yüzyılda, zaman yönetimi teorisi ve pratiği, farklı kategoriler ve insan grupları tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Bunlar arasında işletmelerin çalışanları, serbest çalışanlar ve ev kadınları ve özgür yaratıcılıkla uğraşan insanlar, yani hemen hemen her insan işte ve evde verimliliği artırmak için zaman yönetimi kurallarını ve yöntemlerini ayrıntılı olarak incelemelidir.
Zaman yönetiminin amacı ve hedefleri
Bu kavramın özünden yola çıkan zaman yönetiminin temel amacı, zamanı yönetmek ve en olumlu sonuca ulaşmaktır. Hedefe uygun olarak, zaman yönetimi aşağıdaki görevleri çözer:
- bir kişi için öncelik sırasına göre operasyonların ve eylemlerin düzenlenmesi;
- hedefleri önem derecesine göre sıralama;
- bir grubun veya ekibin üyeleri arasında görev ve sorumlulukların dağılımı;
- zamanı planlamanın en verimli yolu olarak operasyonları gerçekleştirmek için bir program oluşturmak;
- geçici bir kaynak kullanırken en rasyonel davranış modelini oluşturmak;
- işgücü verimliliğini ve bunun sonucunda verimliliği ve etkinliğini artırmak;
- Daha verimli kullanılabilecek gizli zaman rezervlerini arayın.
Listelenen görevler genişletilmiş faaliyet alanlarıdır ve bu nedenle her blok birçok küçük alt göreve bölünebilir. Tam olarak ne olacaklar – her kişiye ayrı ayrı bağlıdır. Ana şey, hepsinin ana hedefe uyması gerektiğidir.
Bu sorunları çözerek, her insan zamanını nasıl doğru bir şekilde yöneteceğini ve zamanı mümkün olduğunca verimli kullanmayı öğrenebilir. Bu tür faaliyetler, kendi kendini kontrol etmeyi ve analiz etmeyi, çeşitli yöntem ve uygulamaların bağımsız çalışmasını, çalışma ve dinlenme için kişisel zamanın düzenlenmesini öğrenmenize izin verir.
Zaman yönetimi ilkeleri
Diğer tüm bilgi alanları gibi zaman yönetimi de uzmanlar tarafından geliştirilen ve kullanım için temel alınan belirli ilkelere dayanmaktadır. Aşağıdaki zaman yönetimi ilkeleri vurgulanmalıdır:
Planlama
Etkili zaman yönetimi, ancak herhangi bir eylemi gerçekleştirmek için açıkça belirli sürelere bölünmüşse mümkündür. Aynı zamanda, kolaylık sağlamak için çeşitli planlama yöntemlerini kullanabilirsiniz – telefonunuzdaki veya bilgisayarınızdaki özel uygulamalarda bir not defterine veya düzenleyiciye yazın. Görsel planlama, çizilen çizelgenin görsel bir değerlendirmesini yapmanızı sağlar, bu da etkinlik için daha ayrıntılı olarak analiz etmenize yardımcı olur.
Görevlerin karmaşıklığını belirleme
Bir plan hazırlarken, bazı görev ve işlemlerin daha karmaşık olduğu, maksimum konsantrasyon veya çok fazla zaman gerektirdiği gerçeğine odaklanmak gerekir. Her şeyden önce ve tercihen günün ilk yarısında yapılması gereken onlardır, çünkü bu süre zarfında bir kişi daha fazla güce sahiptir, konsantredir ve performansı çok daha yüksektir.
Karmaşık görevleri tamamladıktan sonra, yarı otomatik tanıdık modda gerçekleştirilebilecek daha basit işlemlere zaten katılabilirsiniz. Zıt biçimde bir program oluşturursanız, yani önce kolay şeyler yapın, sonra zor olanları yapın, o zaman yüksek derecede bir olasılıkla bir kişi zor işi yapamayacak, çünkü sadece gücü olmayacak;
Karmaşık süreçleri basit süreçlere bölme
Planlama sırasında büyük miktarda kaynak gerektiren özellikle zor noktalar varsa, bunları daha küçük olanlara bölmek en iyisidir. Bu durumda, bir dizi basit alt hedefin yürütülmesine ulaşıldığında, görünüşte çözülemez bir hedef yerine getirilmiş olacaktır;
Gizli zaman rezervlerini arayın
Çoğu zaman insanlar bazı zaman dilimlerinin daha verimli kullanılabileceğini fark etmezler ve bunun yerine onları yararsız şeylere harcarlar. Modern toplumun belası, sosyal ağlar ve o kadar çok bilginin (yararlı ve çok değil) olduğu İnternet’tir ki, bazen bir kişi arka arkaya bir bilgisayarda veya telefonda birkaç saat nasıl geçirebileceğini fark etmez.
Bu sefer daha etkili kullanılabilirdi. Etkisiz ve gereksiz olan işlemleri kendiniz belirlemeli ve bunlara harcanan zamanı azaltmaya başlamalısınız. Bunun yerine, kendiniz için gerçekten bir tür olumlu sonuç verecek aktiviteler bulabilirsiniz.
Ek olarak, birbirleriyle karışmazlarsa, iki sınıfı etkili bir şekilde birleştirebilirsiniz. Örneğin, sırada bekleyen bir kişi aynı anda mesleğiyle ilgili bilgilendirici bir bilimsel makale okuyabilir veya ertesi gün için plan yapmaya başlayabilir;
Motivasyon
Motive olmuş bir kişi, faaliyetleri çok daha fazla üretkenlikle gerçekleştirir. İçsel motivasyon, daha yüksek derecede azim, dikkat konsantrasyonu ve nihai sonucu elde etmeye odaklanmanın tezahür ettiği bir tür kaldıraç veya katalizördür.
Motivasyon belirli bir biçimde ifade edilebilir ve çoğu zaman finansal bir sonuçtur, yani yapılan iş için para almaktır. Kendinizi motive etmek için paranın ne gibi faydalara harcanacağını düşünebilirsiniz.
Ayrıca, bir kişi faaliyetinin sonucundan psikolojik veya fiziksel tatmin aldığında, motivasyon tamamen duygusal olabilir.
Zaman yönetimi kuralları
Etkili zaman yönetimi, aşağıdaki gibi belirli davranış kurallarına uyulmasını içerir:
- Zamanınızı planlamak için çeşitli araç ve teknikleri kullanın;
- Belge aramakla vakit kaybetmemek için çalışma alanınızı temiz tutun;
- belirli bir görev için gerekli olmayan bilgileri incelemeyin;
- Sosyal medyada boş yere gezinerek zaman kaybetmeyin;
- aynı anda birkaç şey yapmayın, tek bir şeye konsantre olun;
- ihtiyacınız olmayan bir işi yapmanızı istediklerinde insanları reddetmeyi öğrenin;
- en yüksek zihinsel ve fiziksel aktiviteye sahip olduğunuz dönemleri belirleyin – bu zamanda zor işler yapın;
- Gevşemeye zaman ayırın ve nöbetler halinde değil, tamamen gevşemeyi öğrenin.
Zaman yönetimi kuralları, iş akışını düzenleme taktiklerini genel bir şekilde tanımlamayı amaçlar. Bir kişinin verimliliğini etkin bir şekilde artırmak ve iş sürecinin uygulanmasında davranışının bir çizgisini formüle etmek için bunların uygulanması gereklidir.
Zaman yönetimi teknikleri
Zaman yönetimi, zamanı yönetmeyi amaçlayan bir eylem rehberidir ve bu aktiviteyi gerçekleştirmek için özel yöntemler içerir. Bunlar arasında en sık kullanılan yöntemler şunlardır:
- Biorhythm tabanlı çalışma programı oluşturma yöntemi – “baykuş” veya “toygar”. Her insanın, etkinliği günün farklı saatlerinde kendini gösteren iki tür biyoritmden birine ait olduğunu öne sürüyor. En karmaşık ve zaman alıcı görevlerin, vücudun artan aktivitesinin olduğu bir dönemde tamamlanması gerekecek şekilde bir çalışma planı ve programı oluşturmak gerekir.
-
- İlk adım yöntemi, zor bir işe başlamanın her zaman zor olduğu gerçeğine dayanır, ancak bunun için ilk adımı atmanız yeterlidir. Daha fazla ilerleme daha kolay olacaktır, çünkü bir kişinin tam olarak başlaması her zaman zordur. İlk adımın başarılı olması için, benzer işlemleri gerçekleştirmek için kullanılabilecek belirli bir şablon oluşturmalısınız;
Belirsizlik olduğunda karar vermeye yardımcı olacak
- bir kısıtlama yöntemi. Bir kişi belirli bir durumda hangi kararı vereceğini bilmiyorsa, kendisine belirli bir kısıtlama koyar – örneğin, 10 dakika içinde iki seçenek arasından seçim yapmak veya bu eylemi yapmaya karar vermezse;
- Karmaşık bir biçimde yazma yöntemi, tüm girişlerin dağınık kağıt parçalarına değil, tek bir defter veya düzenleyicide yapılması gerektiğini varsayar. Bu nedenle, ihtiyacınız olan bilgiyi bulmak her zaman daha kolay olacak ve gerekli tüm bilgilerle bağlı olduğundan asla kaybolmayacak;
- Grafik kayıt yöntemi, bazen bilgileri bir diyagram veya grafik kullanarak görüntülemenin daha kolay ve daha uygun olduğunu önerir. Böylece daha anlaşılır ve hatırlaması kolay olacak ve düzeltme için çok daha az zaman harcanacak.
Zaman yönetiminin dezavantajları
Zaman yönetimi planlaması her zaman somut sonuçlar verir, ancak aynı zamanda bir takım dezavantajları vardır. Bunlar aşağıdakileri içermelidir:
- Ortaya çıkan mücbir sebepler programı bozabilir. Ancak, görevler planlanmışsa, hala çözülmesi gerekir ve ardından yeni bir boş zaman arayışı başlar. Hazırlanan programın ihlali, gerginliğe ve asabiyete ve bunun sonucunda kişinin refahının bozulmasına yol açabilir;
- Boş zamanın serbest bırakılması, bir kişinin kasıtlı olarak kendini işle aşırı yüklemesiyle bağlantılı olarak yeni görevleri gerçekleştirmek için kullanmayı içerir. Artan operasyon hacmi ve artan üretkenlik durumunda, yorgunlukta kronikleşebilecek bir artış olabilir;
- Net bir program iyidir, ancak her gün “Köstebek Günü” gibi hissedilebilir. Bir kişinin her gün birçok farklı şey yapması gerekir ve sonrasında her şey yeniden başlar.
Zaman yönetimi üzerine ilk 5 kitap
- Daha az çalış, daha fazlasını yap – K. Gleason
- Aşırı zaman yönetimi – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- Zamanında olma sanatı – A. Lacaine
- Zaman yolculuğu. Yaşamak ve çalışmak nasıl yönetilir – G. Arkhangelsky
- Zor zaman yönetimi. Hayatınızın kontrolünü elinize alın – Dan S. Kennedy
