Doğru zaman yönetimi tekniği, zamanınızı ve işlerinizi daha iyi yönetmenize yardımcı olur. Bu yazımda işinizi ve hayatınızı daha etkili bir şekilde organize etmek için uygulamaya başlayabileceğiniz en popüler 15 yöntemden bahsedeceğim.
- 1. Gününüzü önceden planlayın
- 2. E-postaları kontrol etmek için harcadığınız süreyi sınırlayın
- 3. Üretken zamanınızı belirleyin
- 4. Kurbağayı ye
- 5. Düzenli olarak mola verin
- 6. Çoklu görevi durdurun
- 7. Pomodoro Tekniği
- 8. Eisenhower Matrisi
- 9. Zaman blokları
- 10. Zaman boksu
- 11. Günün konusu
- 12. 80/20 kuralı (Pareto yasası)
- 13. Kural 1-3-5
- 14. Cam kavanoz
- 15. Seinfeld'in stratejisi
1. Gününüzü önceden planlayın
Planlama, tüm etkili zaman yönetimi stratejileri arasında en kanıtlanmış olanıdır. Teknoloji, işi doğru bir şekilde organize etmeye ve belirli bir görevi tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin etmeye yardımcı olur.
Çalışmayı planlamak için çeşitli “yardımcılar” vardır:
- hem dijital hem de kağıt üzerinde takvimler ve kişisel düzenleyiciler;
- zaman yönetimine yönelik uygulamalar ve araçlar;
- not defterleri, not defterleri, program şablonları ve diğer kağıt zaman yönetimi formları.
Planlamaya kendi kişisel yaklaşımınızı oluşturmak için farklı seçenekleri birleştirebilirsiniz.
2. E-postaları kontrol etmek için harcadığınız süreyi sınırlayın
İstatistikler ortalama bir çalışanın haftada yaklaşık 30 saatini e-postalarını kontrol ederek geçirdiğini belirtiyor. Bu süre içinde kaç tane sorunu çözebileceğinizi hayal edin.
Sabahları e-postalarınızı kontrol ediyorsanız yalnızca anında geri bildirim gerektiren en önemli e-postalara yanıt verin. Gerisini görevler arasındaki molalara bırakın veya günün sonunda gözden geçirin. Ayrıca, gelen kutunuzu karıştırmamak için önemsiz iletileri spam olarak işaretlediğinizden emin olun.
3. Üretken zamanınızı belirleyin
Bazı insanlar erkenci kuştur, bazıları ise gece kuşudur. Hepimiz farklıyız ve günün, hatta gecenin farklı saatlerinde çalışmayı seviyoruz.
Work the System: The Simple Mechanics of Making More kitabının yazarı Sam Carpenter, “Biyolojik Prime Time” terimini icat etti. Günün en verimli saatlerini bulduğunuz ve işlerinizi en fazla enerjiye sahip olduğunuz zamanlara göre planladığınız bir zaman yönetimi tekniğini anlatıyor.
4. Kurbağayı ye
Kurbağayı Ye yöntemi önceliklendirmeyle ilgilidir. Önce en önemli görevleri yapın ve işiniz bittiğinde daha az önemli olanlara geçin. Bu, iş akışınızı daha iyi organize etmenize yardımcı olacak ve daha verimli olacaksınız.
5. Düzenli olarak mola verin
Mola vermeden çalışmak yarardan çok zarar getirebilir. Beynin “yeniden başlatılabilmesi” ve ardından göreve konsantre olabilmesi için kişinin molalara ihtiyacı vardır.
Pomodoro yöntemini kullanabilir veya kısa bir yürüyüşe çıkabilirsiniz. En sevdiğiniz kitabı okuyun, bir fincan kahve yapın veya boş zamanınızı yeni bir şeyler öğrenerek geçirin. Molaların refah, sağlık ve ruh hali üzerinde olumlu bir etkisi vardır ve aynı zamanda verimliliği artırır.
6. Çoklu görevi durdurun
Pek çok iş teklifi, çoklu görevlerin adayın temel becerilerinden biri olduğunu belirtiyor. Ancak böyle bir teklifi hemen çöp kutusuna atmak daha iyidir. Gerçek şu ki çoklu görev beynimiz için kötüdür.
Aynı anda birden fazla görevle hokkabazlık yapmak harika bir zaman yönetimi tekniği gibi görünüyor. Aslında üretkenliği önemli ölçüde azaltır. Stanford Üniversitesi’nde yürütülen bir araştırma şunu gösterdi: Dış dünyadan gelen veya hafızadan birdenbire ortaya çıkan birden fazla bilgi kaynağı nedeniyle, aynı anda birden fazla işi birden yapan kişiler, mevcut hedefleriyle alakalı olmayan şeyleri filtreleyemiyor.
Odaklanmak ve meşgul olmak için her seferinde bir görevi tamamlayın.
Birçok popüler zaman yönetimi tekniği, görevleri belirli bir zaman çerçevesinde ve belirli bir şekilde tamamlamayı amaçlayan pratik yaklaşımlara dayanmaktadır.
7. Pomodoro Tekniği
Pomodoro tekniği, aralarla ayrılmış 25 dakikalık aralıklarla 4 “pomodoro”dan oluşur. Bir pomodoro bittiğinde 5 dakika ara verilir. Bundan sonra zamanlayıcıyı 25 dakika daha ayarlayıp adımları tekrarlarsınız. 4 Pomodoro döngüsünü tamamladığınızda daha uzun bir mola verirsiniz.
8. Eisenhower Matrisi
Bu yöntem, görevleri aciliyet ve önem temelinde önceliklendirmenize yardımcı olur, devredilmesi veya hiç gerçekleştirilmemesi gereken daha az acil ve önemli görevleri ortadan kaldırır.
Bu teknikte aşağıdaki kategorilere sahip 4 kare oluşturursunuz:
- Acil hale getirin: Önce en önemli görevleri yapın.
- Program: Daha az acil ancak yine de önemli olan görevleri daha sonraya erteleyin.
- Delege: Acil ancak daha az önemli görevleri başkalarına devredin (mümkünse).
- Yapmayın: Acil veya önemli olmayan görevleri yapmayın.
Eisenhower Matrisi, karmaşık görevleri tamamlamanıza ve öncelikleri doğru bir şekilde belirlemenize olanak tanıyan etkili bir görev yönetimi tekniğidir.
9. Zaman blokları
Gününüzü bloklara bölersiniz ve bu zaman bloklarında belirli bir göreve odaklanırsınız ve onu belirli bir zaman dilimi içinde tamamlarsınız (örneğin, “Sabah 9 ile 10 arasında e-postalara cevap vereceğim”).
10. Zaman boksu
Zaman boksu önceki tekniğe benzer, ancak zaman boksu ile bir görevi tamamlamak için belirli bir zaman çerçevesi belirlersiniz (örneğin, “Tüm e-postaları sabah 10’a kadar yanıtlayacağım”). Bu, zaman bloğu yönteminin daha katı bir versiyonudur.
11. Günün konusu
Günün teması başka bir zaman bloku biçimidir. Bu teknikte haftalık programınızı bloklara bölerek her gün için bir çalışma konusu tanımlarsınız. Bu şekilde günlük programınız bir kategorideki belirli görevlere ayrılmıştır.
12. 80/20 kuralı (Pareto yasası)
80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto Yasası, çabalarınızın yalnızca %20’sinin sonuçlarınızın %80’ini ürettiğini ve bunun tersinin de geçerli olduğunu belirtir.
İşte burada “kurbağayı yemek” devreye giriyor: İstediğiniz sonuçları gerçekten elde etmek için en önemli görevlere odaklanmanız ve bunlar üzerinde sonuna kadar çalışmanız gerekiyor.
13. Kural 1-3-5
“1-3-5” kuralının temel ilkesi, küçük de olsa günün önemli ve acil görevlerini üstlenmektir.
14. Cam kavanoz
Cam kavanoz yöntemi bir görselleştirme tekniğidir. Her gün bir kavanozu (zamanı) farklı şeylerle (yapılacaklar) doldurursunuz: taşlar, çakıl taşları ve kum. Kayalar büyük, önemli görevleri, çakıl taşları acil görevleri, kum ise dikkat dağıtıcı şeyleri temsil eder.
Bu tekniğin amacı, gününüzü, bir cam kavanozu aciliyetlerine göre görevlerle dolduracak şekilde planlamaktır.
15. Seinfeld’in stratejisi
Popüler komedi dizisi Seinfeld’i izlediyseniz “Seinfeld Stratejisi”ni duymuş olabilirsiniz. Jerry Seinfeld bu yöntemi icat ettiğini kabul etmese de birçok kişi zamanlarını daha etkili bir şekilde yönetmeye yardımcı olmak için bunu benimsedi.
