İşletme yönetimi hiçbir zaman kolay bir iş olmadı. Modern gelişmeler, daha önce duyulmamış düzeyde operasyonel optimizasyon ve veri içgörüsü sağlar.
Günümüzün işletme sahiplerine sunulan araçlar neredeyse sınırsızdır ve bu hem bir nimet hem de bir felaket olabilir. Bir işletmenin envanterden müşteri hizmetlerine ve vergilere kadar her yönünü yönetmek için kullanılabilecek araçlar vardır. Bir şirketin teknoloji yığınına eklenen her bir yazılım parçası, yönetimin yükünü taşımaya yardımcı olur ve ayrıca bir bütün olarak organizasyonun karmaşıklığını artırır.
İlerleme ve karmaşıklık genellikle el ele gider. Bu özellikle teknolojik ilerleme için geçerlidir. İyi haber şu ki, sistemler daha karmaşık hale gelirken, aynı zamanda daha verimli ve doğru hale geliyorlar. Bu, zorlukların engeller yaratmasını engellemez.
Karmaşık bir sistemde çalışırken en hantal engellerden biri, optimizasyonunun analizidir. Her hareketli parça, takdir edilmesi zor olabilecek bir rol oynar ve parçaların kendi içlerinde gereksiz şişkinlik olabilir. Kuruluşların kaynaklarından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olmak için iş süreci yönetiminin (BPM) tanıtılabileceği yer burasıdır.
BPM nedir?
BPM, her bir sürecin analizinin yanı sıra genel iş resminde oynadığı rolün bir analizini içerir. BPM, olası her optimizasyon düşüşünü sıkmak için ince ayar süreçleriyle ilgilidir. Süreçteki fazladan bir adımı kaldırmak veya tüm süreci sıfırdan yeniden oluşturmak kadar basit olabilir.
İş süreci yönetimine dalmadan önce, bu bağlamda bir sürecin ne olduğunu tanımlamak önemlidir.
İş süreci nedir?
Bir iş süreci, bir amaca ulaşmak için tasarlanmış bir dizi yinelemeli adım olarak tanımlanabilir. Tekrarlama, iş süreçlerinin önemli bir yönüdür. Düzenli olarak ve her seferinde aşağı yukarı aynı şekilde yapılmalıdır.
Süreçler, projeler veya görevlerle aynı değildir. Projeler, belirli bir çalışmanın bireysel örnekleridir. Bir projeyi yürütürken amaç, tek, tek seferlik bir sonuca ulaşmaktır. Görevler ise projenin tamamlanmış sayılabilmesi için tamamlanması gereken bireysel görevler veya bir projenin parçalarıdır.
Süreçler, yeni çalışanların işe alınması, müşteri şikayetlerinin ele alınması veya satışlar gibi düzenli olarak gerçekleştirilen görevlerdir.
BPM nasıl çalışır?
Bir disiplin olarak iş süreci yönetimi, bir organizasyon tarafından gerçekleştirilen her bir süreci ayrı, izole bir iş olarak ele alırken, onları daha büyük bir organizasyonel bulmacanın parçası olarak görmeye çalışır.
BPM yöntemlerini ve araçlarını kullanmak, işletmeye mikro ve makro ölçekte birlikte bakma becerisini gerektirir. Her süreç kendi içinde optimize edilmelidir, ancak diğer süreçlere veya faaliyetlere olan etkisi de dikkate alınmalıdır.
BPM, dört ana aşamadan oluşan sürekli bir döngüdür: analiz, tasarım, modelleme ve uygulama.
Analiz
Her iş süreci, verimliliği ve optimizasyonu için analiz edilir. Bu aşamanın amacı, operasyonları izlemek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemektir. Analiz, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görmek için her bir süreçten geçmeyi içerir. Analiz aşaması devam eden bir süreçtir.
Tasarım
İyileştirme fırsatlarını belirledikten sonra, BPM uzmanları bir sorunu en iyi nasıl çözecekleri veya bir süreci nasıl optimize edecekleri konusunda fikirler geliştirmeye başlarlar. Hedefler oluşturmanın zamanı geldi. Süreçler bu aşamada kendilerinin ideal bir versiyonu olarak tasarlanmalıdır.
Modelleme
Modelleme teknikleri, iyileştirilmekte olan sürece bağlı olarak değişebilir, ancak prototip oluşturmak veya test senaryolarını çalıştırmak, önerilen değişikliklerin işlemleri nasıl etkileyeceğini görmenin her zaman harika bir yoludur. Bu adım, tasarım fikirlerini iyileştirmek ve kavramları eyleme geçirilebilir değişikliklerle birleştirmek için gereklidir.
Onu hayata geçirmek
Simülasyon, önerilen değişikliklerin süreç ve bir bütün olarak iş üzerinde olumlu bir etkisi olduğunu doğruladıktan sonra, değişiklik yapma ve tüm parçaları bir araya getirme zamanı. Yeni süreçleri veya değiştirilmiş süreçleri uygulamak göz korkutucu bir görev olabilir, ancak önceki adımlar başarılı olduysa, o zaman çabanın nihai sonuca değer olduğunu bilirsiniz.
