専門家が語る15の効果的な時間管理テクニック

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専門家が語る15の効果的な時間管理テクニック
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適切な時間管理テクニックは、時間と物事をより適切に管理するのに役立ちます。この記事では、仕事と生活をより効果的に整理するために実践できる、最も人気のある 15 の方法について説明します。

1.事前に一日の計画を立てましょう

計画は、あらゆる効果的な時間管理戦略の中で最も実証されています。テクノロジーは、作業を正しく整理し、特定のタスクを完了するまでにかかる時間を見積もるのに役立ちます。

計画作業にはさまざまな「ヘルパー」があります。

  • デジタルと紙のカレンダーとシステム手帳。
  • 時間管理のためのアプリケーションとツール。
  • メモ帳、ノートブック、スケジュール テンプレート、その他の紙の時間管理フォーム。

さまざまなオプションを組み合わせて、独自の計画アプローチを作成できます。

2.メールのチェックに費やす時間を制限する

統計 は、平均的な労働者が電子メールのチェックに週に約 30 時間を費やしていると述べています。この時間内にどれだけの問題を解決できるか想像してみてください。

朝メールをチェックする場合は、すぐにフィードバックが必要な最も重要なメールにのみ返信してください。タスク間の休憩に残りを残したり、1 日の終わりに復習したりできます。また、重要でないメッセージが受信トレイを乱雑にしないように、必ずスパムとしてマークしてください。

3.生産的な時間を決定する

早起きの人もいれば、夜型の人もいます。私たちは皆それぞれ異なり、一日中または夜間でも異なる時間に働きたいと考えています。

『Work the System: The Simple Mechanics of Making More』の著者であるサム・カーペンターは、「生物学的プライムタイム」という用語を作りました。彼は、1 日の中で最も生産性の高い時間を見つけて、最もエネルギーがある時間帯に仕事をスケジュールするという時間管理手法について説明しています。

4.カエルを食べる

マーク・トウェインはこう言いました。「カエルを食べるのが仕事なら、朝一番にやったほうがいい。そして、2匹のカエルを食べなければならない場合は、一番大きなカエルを最初に食べるほうが良いでしょう。」

Eat the Frog メソッドは優先順位を付けることです。最も重要なタスクを最初に実行し、完了したら、重要性の低いタスクに進みます。これにより、ワークフローがより適切に整理され、効率が向上します。

5.定期的に休憩を取る

休憩せずに働くことは、良いことよりも害を及ぼす可能性があります。脳が「再起動」して仕事に集中できるように、人には休憩が必要です。

Time management techniques
写真: nchinc.com

ポモドーロメソッドを使用したり、短い散歩をしたりすることができます。お気に入りの本を読んだり、コーヒーを入れたり、何か新しいことを学んだりして自由時間を過ごしてください。休憩は幸福、健康、気分に有益な効果をもたらし、生産性も向上します。

6.マルチタスクをやめる

多くの求人には、マルチタスクが候補者の重要なスキルの 1 つであると記載されています。しかし、そのような提案はすぐにゴミ箱に捨てた方が良いです。実のところ、マルチタスクは脳に悪影響を及ぼします。

複数のタスクを同時にやりくりするのは、優れた時間管理テクニックのようです。実際、生産性が大幅に低下します。スタンフォード大学で行われた研究によると、次のような状況では、外界から来る情報源や記憶から飛び出す情報源が複数あるため、マルチタスクの人は現在の目標に関係のない情報をフィルターで取り除くことができません。

集中力を維持して取り組むために、一度に 1 つのタスクを完了します。

一般的な時間管理手法の多くは、特定の時間枠内で特定の方法でタスクを完了することを目的とした実践的なアプローチに基づいています。

7.ポモドーロテクニック

ポモドーロ テクニックは、1908 年末にフランチェスコ シリロによって発明された時間管理テクニックです。名前が示すように、このテクニックは時間制限を設定するツールとして人気のあるポモドーロ タイマーを使用します。その目標は、効果的な時間管理と 1 つのタスクへの集中です。
Pomodoro technique
写真: nfocus.co.uk

ポモドーロ テクニックは、休憩で区切られた 25 分間の 4 つの「ポモドーロ」で構成されています。 1 つのポモドーロが終了したら、5 分間の休憩を取ります。その後、タイマーをさらに 25 分に設定し、同じ手順を繰り返します。 4 つのポモドーロのサイクルが完了したら、長めの休憩を取ります。

8.アイゼンハワー マトリックス

アイゼンハワー マトリックスは、第 34 代アメリカ合衆国大統領ドワイト D. アイゼンハワーによって発明された時間管理手法です。
アイゼンハワーマトリックス-優先順位を決定する
アイゼンハワーマトリックス-優先順位を決定する
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Ratmir Belov
Journalist-writer

この方法は、緊急性と重要性に基づいてタスクに優先順位を付け、委任するかまったく実行しない方がよい緊急性が低く重要性の低いタスクを除外するのに役立ちます。

この手法では、次のカテゴリを持つ 4 つの正方形を作成します。

  • 緊急にする: 最も重要なタスクを最初に実行します。
  • スケジュール: 緊急性は低いが重要なタスクは後まで延期します。
  • 委任: 緊急ではあるが重要度の低いタスクを (可能であれば) 他の人に委任します。
  • やってはいけないこと: 緊急でも重要でもないタスクは実行しないでください。

アイゼンハワー マトリックスは、複雑なタスクを完了し、優先順位を正しく設定できる効果的なタスク管理手法です。

9.タイムブロック

1 日をいくつかのブロックに分割し、そのブロック内で 1 つの特定のタスクに集中し、設定された時間内にそれを完了します (たとえば、「午前 9 時から 10 時までにメールに返信します」など)。

10.タイムボクシング

タイム ボックス化は前の手法と似ていますが、タイム ボックス化では、タスクを完了するための特定の時間枠を設定します (たとえば、「午前 10 時までにすべてのメールに返信します」)。これは、タイム ブロック法のより厳密なバージョンです。

11.今日のトピック

この日のテーマは、タイムブロックの別の形です。この手法では、週ごとのスケジュールをブロックに分割し、毎日の仕事のトピックを定義します。このようにして、毎日のスケジュールを 1 つのカテゴリの特定のタスクに特化します。

たとえば、月曜日を仕事の計画と整理に充てたとします。火曜日は、1 つの特定のタスクに取り組むことに専念する日です。水曜日は教育などに時間を充てます。

12. 80/20 ルール (パレートの法則)

80/20 ルールとしても知られるパレートの法則は、努力のわずか 20% が結果の 80% を生み出す、そしてその逆も成り立つと述べています。

パレートの法則は何にでも働く
パレートの法則は何にでも働く
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Ratmir Belov
Journalist-writer

ここで「カエルを食べる」ことが重要になります。実際に望ましい結果を達成するには、最も重要なタスクに集中して最後まで取り組む必要があります。

13.ルール 1-3-5

1-3-5 ルールは、シンプルなタスク管理戦略です。毎日、作業時間を 1 つの大きなタスク、3 つの中程度のタスク、5 つの小さなタスクに割り当てます。

「1-3-5」ルールの主な原則は、たとえ小さなものであっても、その日の重要かつ緊急のタスクを引き受けることです。

14.ガラス瓶

ガラス瓶法は可視化手法です。毎日、石、小石、砂など、さまざまなもの (やるべきこと) を瓶 (時間) に詰めます。岩は大きくて重要な仕事を表し、小石は緊急の仕事を表し、砂は気を散らすものを表します。

このテクニックの目的は、緊急性に基づいてタスクをガラス瓶に詰め込むように 1 日を計画することです。

15.サインフェルド戦略

人気のコメディ テレビ シリーズ「サインフェルド」を視聴したことがある方は、「サインフェルド戦略」について聞いたことがあるかもしれません。 ジェリー・サインフェルドはこの方法を発明したことを認めていませんが、時間をより効果的に管理するために多くの人がこの方法を採用しています。

サインフェルド戦略では、大きな壁掛けカレンダーと赤いマーカーを使用します。毎日、タスクを完了すると、成功した日を大きな赤い十字でマークします。行動に一貫性があれば、数日後には連鎖が毎日長くなります。このテクニックは「チェーンを壊さない」とも呼ばれます。
Margarita Islamova
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