Die richtige Zeitmanagementtechnik hilft Ihnen, Ihre Zeit und Ihre Angelegenheiten besser zu verwalten. In diesem Artikel werde ich über die 15 beliebtesten Methoden sprechen, die Sie anwenden können, um Ihre Arbeit und Ihr Leben effektiver zu organisieren.
- 1. Planen Sie Ihren Tag im Voraus
- 2. Begrenzen Sie die Zeit, die Sie mit dem Abrufen von E-Mails verbringen
- 3. Bestimmen Sie Ihre produktive Zeit
- 4. Iss den Frosch
- 5. Machen Sie regelmäßig Pausen
- 6. Schluss mit Multitasking
- 7. Pomodoro-Technik
- 8. Eisenhower-Matrix
- 9. Zeitblöcke
- 10. Zeitboxen
- 11. Thema des Tages
- 12. 80/20-Regel (Pareto-Gesetz)
- 13. Regel 1-3-5
- 14. Glasgefäß
- 15. Seinfelds Strategie
1. Planen Sie Ihren Tag im Voraus
Planung ist die bewährteste aller effektiven Zeitmanagementstrategien. Technologie hilft, die Arbeit richtig zu organisieren und abzuschätzen, wie viel Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigt wird.
Für die Planungsarbeit gibt es verschiedene „Helfer“:
- Kalender und persönliche Terminplaner, sowohl digital als auch in Papierform;
- Anwendungen und Tools für das Zeitmanagement;
- Notizblöcke, Notizbücher, Zeitplanvorlagen und andere Zeitmanagementformulare auf Papier.
Sie können verschiedene Optionen kombinieren, um Ihren ganz persönlichen Planungsansatz zu erstellen.
2. Begrenzen Sie die Zeit, die Sie mit dem Abrufen von E-Mails verbringen
Statistiken besagt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer etwa 30 Stunden pro Woche damit verbringt, E-Mails zu lesen. Stellen Sie sich vor, wie viele Probleme Sie in dieser Zeit lösen könnten.
Wenn Sie morgens E-Mails abrufen, antworten Sie nur auf die wichtigsten E-Mails, die sofortiges Feedback erfordern. Lassen Sie den Rest in den Pausen zwischen den Aufgaben oder überprüfen Sie ihn am Ende des Tages. Markieren Sie unwichtige Nachrichten außerdem unbedingt als Spam, damit sie Ihren Posteingang nicht überladen.
3. Bestimmen Sie Ihre produktive Zeit
Manche Menschen sind Frühaufsteher, andere Nachtschwärmer. Wir sind alle unterschiedlich und arbeiten gerne zu unterschiedlichen Tages- oder sogar Nachtzeiten.
Sam Carpenter, Autor von Work the System: The Simple Mechanics of Making More, prägte den Begriff „Biological Prime Time“. Er beschreibt eine Zeitmanagementtechnik, bei der Sie Ihre produktivsten Stunden des Tages finden und die Arbeit auf die Zeiten einplanen, in denen Sie die meiste Energie haben.
4. Iss den Frosch
Bei der Eat the Frog-Methode geht es darum, Prioritäten zu setzen. Erledigen Sie zuerst die wichtigsten Aufgaben, und wenn Sie fertig sind, gehen Sie zu den weniger wichtigen über. Dadurch können Sie Ihren Arbeitsablauf besser organisieren und effizienter werden.
5. Machen Sie regelmäßig Pausen
Ohne Pausen zu arbeiten kann mehr schaden als nützen. Ein Mensch braucht Pausen, damit das Gehirn „neu starten“ kann und sich dann auf die Aufgabe konzentrieren kann.
Sie können die Pomodoro-Methode anwenden oder einen kurzen Spaziergang machen. Lesen Sie Ihr Lieblingsbuch, kochen Sie eine Tasse Kaffee oder verbringen Sie Ihre Freizeit damit, etwas Neues zu lernen. Pausen wirken sich positiv auf Wohlbefinden, Gesundheit und Stimmung aus und steigern zudem die Produktivität.
6. Schluss mit Multitasking
In vielen Stellenangeboten wird angegeben, dass Multitasking eine der Schlüsselkompetenzen des Bewerbers ist. Aber es ist besser, einen solchen Vorschlag sofort in den Müll zu werfen. Die Wahrheit ist, dass Multitasking schädlich für unser Gehirn ist.
Es scheint, dass das gleichzeitige Jonglieren mehrerer Aufgaben eine großartige Zeitmanagementtechnik ist. Tatsächlich verringert sich dadurch die Produktivität drastisch. Eine an der Stanford University durchgeführte Studie ergab, dass Multitasker in einer Situation, in der es mehrere Informationsquellen aus der Außenwelt oder aus dem Gedächtnis gibt, nicht in der Lage sind, das herauszufiltern, was für ihr aktuelles Ziel nicht relevant ist.
Erledigen Sie jeweils eine Aufgabe, um konzentriert und engagiert zu bleiben.
Viele beliebte Zeitmanagementtechniken basieren auf praktischen Ansätzen, die darauf abzielen, Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und auf eine bestimmte Art und Weise zu erledigen.
7. Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik besteht aus 4 „Pomodoros“ – 25-Minuten-Intervallen, die durch Pausen getrennt sind. Wenn ein Pomodoro endet, machen Sie eine 5-minütige Pause. Danach stellen Sie den Timer auf weitere 25 Minuten ein und wiederholen die Schritte. Sobald Sie einen Zyklus von 4 Pomodoros abgeschlossen haben, machen Sie eine längere Pause.
8. Eisenhower-Matrix
Die Methode hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren und weniger dringende und wichtige Aufgaben zu eliminieren, die entweder delegiert oder gar nicht ausgeführt werden sollten.
Bei dieser Technik erstellen Sie 4 Quadrate mit den folgenden Kategorien:
- Machen Sie es dringend: Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst.
- Zeitplan: Verschieben Sie weniger dringende, aber dennoch wichtige Aufgaben auf später.
- Delegieren: Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben an andere delegieren (wenn möglich).
- Nicht: Erledigen Sie keine Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.
Die Eisenhower-Matrix ist eine effektive Aufgabenmanagementtechnik, die es Ihnen ermöglicht, komplexe Aufgaben zu erledigen und Prioritäten richtig zu setzen.
9. Zeitblöcke
Sie teilen Ihren Tag in Blöcke ein, und während dieser Zeitblöcke konzentrieren Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe und erledigen diese innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens (z. B. „Ich beantworte E-Mails zwischen 9 und 10 Uhr“).
10. Zeitboxen
Timeboxing ähnelt der vorherigen Technik, aber beim Timeboxing legen Sie einen bestimmten Zeitrahmen für die Erledigung einer Aufgabe fest (z. B. „Ich werde alle E-Mails bis 10 Uhr beantworten“). Dies ist eine strengere Version der Zeitblockmethode.
11. Thema des Tages
Das Thema des Tages ist eine andere Form von Zeitblöcken. Bei dieser Technik unterteilen Sie Ihren Wochenplan in Blöcke und definieren für jeden Tag ein Arbeitsthema. Auf diese Weise ist Ihr Tagesplan bestimmten Aufgaben aus einer Kategorie gewidmet.
12. 80/20-Regel (Pareto-Gesetz)
Das Pareto-Gesetz, auch bekannt als 80/20-Regel, besagt, dass nur 20 % Ihrer Bemühungen 80 % Ihrer Ergebnisse hervorbringen und umgekehrt.
Hier kommt „den Frosch essen“ ins Spiel: Man muss sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und bis zum Schluss daran arbeiten, um tatsächlich die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
13. Regel 1-3-5
Der Hauptgrundsatz der „1-3-5“-Regel besteht darin, wichtige und dringende Aufgaben des Tages zu übernehmen, auch wenn sie klein sind.
14. Glasgefäß
Die Glasgefäß-Methode ist eine Visualisierungstechnik. Jeden Tag füllst du ein Glas (Zeit) mit verschiedenen Dingen (To-Dos): Steinen, Kieselsteinen und Sand. Steine stehen für große, wichtige Aufgaben, Kieselsteine für dringende Aufgaben und Sand für Ablenkung.
Das Ziel dieser Technik besteht darin, Ihren Tag so zu planen, dass Sie ein Glasgefäß entsprechend ihrer Dringlichkeit mit Aufgaben füllen.
15. Seinfelds Strategie
Wenn Sie die beliebte Comedy-Fernsehserie Seinfeld gesehen haben, haben Sie vielleicht schon von der „Seinfeld-Strategie“ gehört. Obwohl Jerry Seinfeld nicht zugibt, diese Methode erfunden zu haben, haben viele Menschen sie übernommen, um ihre Zeit effektiver zu verwalten.
