La técnica adecuada de gestión del tiempo le ayudará a gestionar mejor su tiempo y sus asuntos. En este artículo, hablaré sobre los 15 métodos más populares que puedes comenzar a practicar para organizar de manera más efectiva tu trabajo y tu vida.
- 1. Planifica tu día con antelación
- 2. Limita el tiempo que dedicas a consultar el correo electrónico
- 3. Determina tu tiempo productivo
- 4. Cómete la rana
- 5. Tome descansos regularmente
- 6. Deja de realizar múltiples tareas
- 7. Técnica Pomodoro
- 8. Matriz de Eisenhower
- 9. Bloques de tiempo
- 10. Boxeo de tiempo
- 11. Tema del día
- 12. Regla 80/20 (ley de Pareto)
- 13. Regla 1-3-5
- 14. tarro de cristal
- 15. La estrategia de Seinfeld
1. Planifica tu día con antelación
La planificación es la más probada de todas las estrategias efectivas de gestión del tiempo. La tecnología ayuda a organizar el trabajo correctamente y a estimar cuánto tiempo llevará completar una tarea específica.
Existen varios «ayudantes» para planificar el trabajo:
- calendarios y organizadores personales, tanto digitales como en papel;
- aplicaciones y herramientas para la gestión del tiempo;
- cuadernos de notas, cuadernos, plantillas de horarios y otros formularios de gestión del tiempo en papel.
Puede combinar diferentes opciones para crear su propio enfoque personal de planificación.
2. Limita el tiempo que dedicas a consultar el correo electrónico
Estadísticas afirma que el trabajador promedio pasa alrededor de 30 horas a la semana revisando el correo electrónico. Imagínate cuántos problemas podrías resolver en este tiempo.
Si revisa los correos electrónicos por la mañana, responda solo los más importantes que requieran comentarios inmediatos. Deja el resto para los descansos entre tareas o revísalos al final del día. Además, asegúrese de marcar los mensajes sin importancia como spam para que no abarroten su bandeja de entrada.
3. Determina tu tiempo productivo
Algunas personas son madrugadoras y otras noctámbulas. Todos somos diferentes y nos gusta trabajar en diferentes momentos del día o incluso de la noche.
Sam Carpenter, autor de Work the System: The Simple Mechanics of Making More, acuñó el término «Biological Prime Time». Describe una técnica de gestión del tiempo en la que encuentras las horas más productivas del día y programas el trabajo para los momentos en los que tienes más energía.
4. Cómete la rana
El método Eat the Frog consiste en priorizar. Realice primero las tareas más importantes y, cuando haya terminado, pase a las menos importantes. Esto le ayudará a organizar mejor su flujo de trabajo y será más eficiente.
5. Tome descansos regularmente
Trabajar sin descansos puede hacer más daño que bien. Una persona necesita descansos para que el cerebro pueda «reiniciarse» y luego concentrarse en la tarea.
Puedes utilizar el método Pomodoro o dar un pequeño paseo. Lee tu libro favorito, prepara una taza de café o pasa tu tiempo libre aprendiendo algo nuevo. Los descansos tienen un efecto beneficioso sobre el bienestar, la salud y el estado de ánimo, y también aumentan la productividad.
6. Deja de realizar múltiples tareas
Muchas ofertas de empleo afirman que la multitarea es una de las habilidades clave del candidato. Pero es mejor tirar inmediatamente esa propuesta a la basura. La verdad es que la multitarea es mala para nuestro cerebro.
Parece que hacer malabarismos con varias tareas a la vez es una excelente técnica de gestión del tiempo. De hecho, reduce drásticamente la productividad. Un estudio realizado en la Universidad de Stanford demostró que en una situación en la que hay Con Al tener múltiples fuentes de información provenientes del mundo exterior o que surgen de la memoria, quienes realizan múltiples tareas no pueden filtrar lo que no es relevante para su objetivo actual.
Complete una tarea a la vez para mantenerse concentrado y comprometido.
Muchas técnicas populares de gestión del tiempo se basan en enfoques prácticos destinados a completar tareas dentro de un plazo específico y de una manera específica.
7. Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro consta de 4 «pomodoros»: intervalos de 25 minutos separados por descansos. Cuando termina un pomodoro, te tomas un descanso de 5 minutos. Después de eso, configura el cronómetro por otros 25 minutos y repite los pasos. Una vez que completas un ciclo de 4 Pomodoros, te tomas un descanso más largo.
8. Matriz de Eisenhower
El método le ayuda a priorizar las tareas según la urgencia y la importancia, eliminando las menos urgentes e importantes que deberían delegarse o no realizarse en absoluto.
En esta técnica, creas 4 cuadrados con las siguientes categorías:
- Hazlo urgente: haz primero las tareas más importantes.
- Calendario: posponga las tareas menos urgentes pero aún importantes para más tarde.
- Delegar: delegar tareas urgentes pero menos importantes a otros (si es posible).
- No hacer: No realices tareas que no sean ni urgentes ni importantes.
La Matriz de Eisenhower es una técnica eficaz de gestión de tareas que le permite completar tareas complejas y establecer prioridades correctamente.
9. Bloques de tiempo
Divides tu día en bloques y, durante esos bloques de tiempo, te concentras en una tarea específica y la completas dentro de un período de tiempo determinado (por ejemplo, “responderé correos electrónicos entre las 9 y las 10 a. m.”).
10. Boxeo de tiempo
Time Boxing es similar a la técnica anterior, pero con Time Boxing estableces un período de tiempo específico para completar una tarea (por ejemplo, «Responderé todos los correos electrónicos antes de las 10 a. m.»). Esta es una versión más rigurosa del método del bloque de tiempo.
11. Tema del día
El tema del día es otra forma de bloques de tiempo. En esta técnica, divides tu agenda semanal en bloques, definiendo un tema de trabajo para cada día. De esta manera, su agenda diaria está dedicada a tareas específicas de una categoría.
12. Regla 80/20 (ley de Pareto)
La Ley de Pareto, también conocida como regla del 80/20, establece que sólo el 20% de tus esfuerzos producen el 80% de tus resultados y viceversa.
Aquí es donde entra en juego “comerse la rana”: debes concentrarte en las tareas más importantes y trabajar en ellas hasta el final para lograr los resultados deseados.
13. Regla 1-3-5
El principio fundamental de la regla “1-3-5” es asumir tareas importantes y urgentes del día, aunque sean pequeñas.
14. tarro de cristal
El método del frasco de vidrio es una técnica de visualización. Cada día llenas un frasco (tiempo) con diferentes cosas (tareas pendientes): piedras, guijarros y arena. Las rocas representan tareas grandes e importantes, los guijarros representan tareas urgentes y la arena representa distracciones.
El objetivo de esta técnica es planificar tu día de tal manera que llenes un frasco de vidrio con tareas según su urgencia.
15. La estrategia de Seinfeld
Si ha visto la popular serie de televisión de comedia Seinfeld, es posible que haya oído hablar de la «Estrategia Seinfeld». Aunque Jerry Seinfeld no admite haber inventado este método, muchas personas lo han adoptado para ayudar a administrar su tiempo de manera más efectiva.
