Kỹ thuật quản lý thời gian phù hợp giúp bạn quản lý thời gian và công việc của mình tốt hơn. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về 15 phương pháp phổ biến nhất mà bạn có thể bắt đầu thực hành để tổ chức công việc và cuộc sống của mình hiệu quả hơn.
- 1. Lên kế hoạch trước cho ngày của bạn
- 2. Hạn chế thời gian bạn kiểm tra email
- 3. Xác định thời gian làm việc hiệu quả của bạn
- 4. Ăn ếch
- 5. Nghỉ giải lao thường xuyên
- 6. Dừng đa nhiệm
- 7. Kỹ thuật Pomodoro
- 8. Ma trận Eisenhower
- 9. Khối thời gian
- 10. Quyền anh thời gian
- 11. Chủ đề trong ngày
- 12. Quy luật 80/20 (định luật Pareto)
- 13. Quy tắc 1-3-5
- 14. Lọ thủy tinh
- 15. Chiến lược của Seinfeld
1. Lên kế hoạch trước cho ngày của bạn
Lập kế hoạch là chiến lược quản lý thời gian hiệu quả được chứng minh rõ ràng nhất. Công nghệ giúp tổ chức công việc một cách chính xác và ước tính cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Có nhiều “người trợ giúp” khác nhau cho công việc lập kế hoạch:
- lịch và sổ sắp xếp cá nhân, cả dạng kỹ thuật số và giấy;
- các ứng dụng và công cụ quản lý thời gian;
- sổ ghi chú, sổ ghi chép, mẫu lịch trình và các biểu mẫu quản lý thời gian bằng giấy khác.
Bạn có thể kết hợp các lựa chọn khác nhau để tạo ra cách tiếp cận lập kế hoạch của riêng mình.
2. Hạn chế thời gian bạn kiểm tra email
Số liệu thống kê cho biết trung bình một nhân viên dành khoảng 30 giờ một tuần để kiểm tra email. Hãy tưởng tượng xem bạn có thể giải quyết được bao nhiêu vấn đề trong thời gian này.
Nếu bạn kiểm tra email vào buổi sáng, hãy chỉ trả lời những email quan trọng nhất cần phản hồi ngay lập tức. Để phần còn lại nghỉ giữa các nhiệm vụ hoặc xem lại chúng vào cuối ngày. Ngoài ra, hãy nhớ đánh dấu những thư không quan trọng là thư rác để chúng không làm xáo trộn hộp thư đến của bạn.
3. Xác định thời gian làm việc hiệu quả của bạn
Một số người là những người dậy sớm và những người khác là những con cú đêm. Tất cả chúng ta đều khác nhau và thích làm việc vào những thời điểm khác nhau trong ngày hoặc thậm chí là ban đêm.
Sam Carpenter, tác giả cuốn Work the System: The Simple Mechanics of Making More, đã đặt ra thuật ngữ “Thời kỳ hoàng kim sinh học”. Ông mô tả một kỹ thuật quản lý thời gian trong đó bạn tìm ra những giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày và sắp xếp công việc vào những thời điểm bạn có nhiều năng lượng nhất.
4. Ăn ếch
Phương pháp Eat the Frog là về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Hãy thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên và khi bạn hoàn thành, hãy chuyển sang những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Điều này sẽ giúp bạn tổ chức quy trình làm việc của mình tốt hơn và bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn.
5. Nghỉ giải lao thường xuyên
Làm việc không nghỉ có thể gây hại nhiều hơn là có lợi. Một người cần được nghỉ ngơi để não có thể “khởi động lại” và sau đó tập trung vào nhiệm vụ.
Bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro hoặc đi bộ một đoạn ngắn. Đọc cuốn sách yêu thích của bạn, pha một tách cà phê hoặc dành thời gian rảnh để học điều gì đó mới. Nghỉ giải lao có tác dụng tốt đối với tinh thần, sức khỏe và tâm trạng, đồng thời cũng tăng năng suất.
6. Dừng đa nhiệm
Nhiều lời mời làm việc nêu rõ rằng đa nhiệm là một trong những kỹ năng quan trọng của ứng viên. Nhưng tốt hơn hết bạn nên vứt ngay lời đề nghị như vậy vào thùng rác. Sự thật là làm nhiều việc cùng một lúc có hại cho não của chúng ta.
Có vẻ như thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc là một kỹ thuật quản lý thời gian tuyệt vời. Trên thực tế, nó làm giảm đáng kể năng suất. Một nghiên cứu được thực hiện tại Đại học Stanford cho thấy rằng trong tình huống có With nhiều nguồn thông tin đến từ thế giới bên ngoài hoặc hiện lên từ bộ nhớ, những người đa nhiệm không thể lọc ra những gì không liên quan đến mục tiêu hiện tại của họ.
Hoàn thành từng nhiệm vụ một để duy trì sự tập trung và gắn kết.
Nhiều kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến dựa trên các phương pháp thực tế nhằm hoàn thành nhiệm vụ trong một khung thời gian cụ thể và theo một cách cụ thể.
7. Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro bao gồm 4 “pomodoros” – khoảng thời gian 25 phút cách nhau bằng thời gian nghỉ. Khi một pomodoro kết thúc, bạn nghỉ 5 phút. Sau đó, bạn đặt hẹn giờ thêm 25 phút nữa và lặp lại các bước. Sau khi hoàn thành chu kỳ 4 Pomodoro, bạn sẽ có thời gian nghỉ dài hơn.
8. Ma trận Eisenhower
Phương pháp này giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, loại bỏ những nhiệm vụ ít khẩn cấp và quan trọng hơn nên được ủy quyền hoặc không nên thực hiện.
Trong kỹ thuật này, bạn tạo 4 hình vuông với các loại sau:
- Làm việc khẩn cấp: Thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.
- Lên lịch: Trì hoãn những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn nhưng vẫn quan trọng cho đến sau này.
- Delegate: giao những công việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn cho người khác (nếu có thể).
- Không: Không làm những nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng.
Ma trận Eisenhower là một kỹ thuật quản lý nhiệm vụ hiệu quả cho phép bạn hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp và đặt mức độ ưu tiên một cách chính xác.
9. Khối thời gian
Bạn chia ngày của mình thành các khối và trong những khoảng thời gian đó, bạn tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể và hoàn thành nó trong khung thời gian đã định (ví dụ: “Tôi sẽ trả lời email trong khoảng thời gian từ 9 đến 10 giờ sáng”).
10. Quyền anh thời gian
Time Boxing tương tự như kỹ thuật trước, nhưng với Time Boxing, bạn đặt khung thời gian cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ (ví dụ: “Tôi sẽ trả lời tất cả email trước 10 giờ sáng”). Đây là phiên bản chặt chẽ hơn của phương pháp khối thời gian.
11. Chủ đề trong ngày
Chủ đề trong ngày là một dạng khối thời gian khác. Trong kỹ thuật này, bạn chia lịch trình hàng tuần của mình thành các khối, xác định chủ đề công việc cho mỗi ngày. Bằng cách này, lịch trình hàng ngày của bạn được dành riêng cho các nhiệm vụ cụ thể từ một danh mục.
12. Quy luật 80/20 (định luật Pareto)
Định luật Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, nói rằng chỉ 20% nỗ lực của bạn tạo ra 80% kết quả của bạn và ngược lại.
Đây là lúc việc “ăn ếch” phát huy tác dụng: bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và thực hiện chúng cho đến cuối cùng để thực sự đạt được kết quả mong muốn.
13. Quy tắc 1-3-5
Nguyên tắc chính của quy tắc “1-3-5” là đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách trong ngày, ngay cả khi chúng nhỏ.
14. Lọ thủy tinh
Phương pháp lọ thủy tinh là một kỹ thuật trực quan. Mỗi ngày bạn đổ đầy một cái lọ (thời gian) bằng những thứ khác nhau (việc cần làm): đá, sỏi và cát. Đá tượng trưng cho những nhiệm vụ lớn lao, quan trọng, sỏi tượng trưng cho những nhiệm vụ cấp bách và cát tượng trưng cho những sự xao lãng.
Mục tiêu của kỹ thuật này là lập kế hoạch cho ngày của bạn theo cách bạn lấp đầy một lọ thủy tinh các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp của chúng.
15. Chiến lược của Seinfeld
Nếu bạn đã xem loạt phim truyền hình hài nổi tiếng Seinfeld, có thể bạn đã nghe nói về “Chiến lược Seinfeld”. Mặc dù Jerry Seinfeld không thừa nhận đã phát minh ra phương pháp này nhưng nhiều người đã áp dụng nó để giúp họ quản lý thời gian hiệu quả hơn.
