Teknik manajemen waktu yang tepat membantu Anda mengatur waktu dan urusan dengan lebih baik. Dalam artikel ini, saya akan membahas tentang 15 metode paling populer yang dapat Anda mulai praktikkan untuk mengatur pekerjaan dan kehidupan Anda dengan lebih efektif.
- 1. Rencanakan hari Anda sebelumnya
- 2. Batasi waktu yang Anda habiskan untuk memeriksa email
- 3. Tentukan waktu produktif Anda
- 4. Makan kataknya
- 5. Beristirahatlah secara teratur
- 6. Hentikan multitugas
- 7. Teknik Pomodoro
- 8. Matriks Eisenhower
- 9. Blok waktu
- 10. Tinju waktu
- 11. Topik hari ini
- 12. Aturan 80/20 (hukum Pareto)
- 13. Aturan 1-3-5
- 14. Toples kaca
- 15. Strategi Seinfeld
1. Rencanakan hari Anda sebelumnya
Perencanaan adalah strategi manajemen waktu yang paling terbukti efektif. Teknologi membantu mengatur pekerjaan dengan benar dan memperkirakan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
Ada berbagai “pembantu” untuk pekerjaan perencanaan:
- kalender dan penyelenggara pribadi, baik digital maupun kertas;
- aplikasi dan alat untuk manajemen waktu;
- buku catatan, buku catatan, templat jadwal, dan formulir manajemen waktu kertas lainnya.
Anda dapat menggabungkan berbagai opsi untuk menciptakan pendekatan perencanaan pribadi Anda.
2. Batasi waktu yang Anda habiskan untuk memeriksa email
Statistik menyatakan bahwa rata-rata pekerja menghabiskan sekitar 30 jam seminggu untuk memeriksa email. Bayangkan saja berapa banyak masalah yang bisa Anda selesaikan saat ini.
Jika Anda memeriksa email di pagi hari, tanggapi hanya email yang paling penting yang memerlukan masukan segera. Tinggalkan sisanya untuk istirahat di antara tugas atau tinjau tugas tersebut di penghujung hari. Selain itu, pastikan untuk menandai pesan yang tidak penting sebagai spam agar tidak mengacaukan kotak masuk Anda.
3. Tentukan waktu produktif Anda
Beberapa orang adalah orang yang bangun pagi dan yang lainnya adalah orang yang suka tidur malam. Kita semua berbeda dan suka bekerja pada waktu yang berbeda, siang atau bahkan malam.
Sam Carpenter, penulis Work the System: The Simple Mechanics of Making More, menciptakan istilah “Biological Prime Time”. Dia menjelaskan teknik manajemen waktu di mana Anda menemukan jam paling produktif dalam sehari dan menjadwalkan pekerjaan pada saat Anda memiliki energi paling banyak.
4. Makan kataknya
Metode Eat the Frog adalah tentang menentukan prioritas. Selesaikan tugas yang paling penting terlebih dahulu, dan setelah selesai, lanjutkan ke tugas yang kurang penting. Ini akan membantu Anda mengatur alur kerja dengan lebih baik dan Anda akan menjadi lebih efisien.
5. Beristirahatlah secara teratur
Bekerja tanpa istirahat lebih banyak ruginya daripada manfaatnya. Seseorang membutuhkan istirahat agar otaknya dapat “reboot” dan kemudian berkonsentrasi pada tugas.
Anda bisa menggunakan metode Pomodoro atau berjalan-jalan sebentar. Bacalah buku favorit Anda, buatlah secangkir kopi, atau habiskan waktu luang Anda untuk mempelajari sesuatu yang baru. Istirahat memiliki efek menguntungkan pada kesejahteraan, kesehatan dan suasana hati, serta meningkatkan produktivitas.
6. Hentikan multitugas
Banyak tawaran pekerjaan menyatakan bahwa multitasking adalah salah satu keterampilan utama kandidat. Namun lebih baik tawaran seperti itu segera dibuang ke tempat sampah. Faktanya adalah multitasking berdampak buruk bagi otak kita.
Sepertinya mengerjakan banyak tugas sekaligus adalah teknik manajemen waktu yang hebat. Faktanya, hal ini secara signifikan mengurangi produktivitas. Sebuah studi yang dilakukan di Universitas Stanford menunjukkan bahwa dalam situasi di mana terdapat With berbagai sumber informasi yang datang dari dunia luar atau muncul dari ingatan, orang yang melakukan banyak tugas tidak dapat menyaring apa yang tidak relevan dengan tujuan mereka saat ini.
Selesaikan tugas satu per satu agar tetap fokus dan terlibat.
Banyak teknik manajemen waktu yang populer didasarkan pada pendekatan praktis yang bertujuan menyelesaikan tugas dalam jangka waktu tertentu dan dengan cara tertentu.
7. Teknik Pomodoro
Teknik Pomodoro terdiri dari 4 “pomodoro” – interval 25 menit yang dipisahkan dengan istirahat. Saat satu pomodoro habis, Anda istirahat 5 menit. Setelah itu, Anda menyetel pengatur waktu selama 25 menit lagi dan ulangi langkah-langkahnya. Setelah Anda menyelesaikan siklus 4 Pomodoro, Anda beristirahat lebih lama.
8. Matriks Eisenhower
Metode ini membantu Anda memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya, menghilangkan tugas-tugas yang kurang mendesak dan penting yang harus didelegasikan atau tidak dilakukan sama sekali.
Dalam teknik ini, Anda membuat 4 kotak dengan kategori berikut:
- Buatlah hal yang mendesak: Kerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu.
- Jadwal: Tunda tugas-tugas yang kurang mendesak namun masih penting hingga nanti.
- Delegasi: mendelegasikan tugas-tugas mendesak namun kurang penting kepada orang lain (jika memungkinkan).
- Jangan: Jangan melakukan tugas yang tidak mendesak dan tidak penting.
Matriks Eisenhower adalah teknik manajemen tugas efektif yang memungkinkan Anda menyelesaikan tugas kompleks dan menetapkan prioritas dengan benar.
9. Blok waktu
Anda membagi hari Anda menjadi beberapa blok, dan selama blok waktu tersebut, Anda fokus pada satu tugas tertentu dan menyelesaikannya dalam jangka waktu yang ditentukan (misalnya, “Saya akan menjawab email antara jam 9 dan 10 pagi”).
10. Tinju waktu
Time boxing mirip dengan teknik sebelumnya, tetapi dengan time boxing Anda menetapkan kerangka waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas (misalnya, “Saya akan menjawab semua email paling lambat jam 10 pagi”). Ini adalah versi yang lebih ketat dari metode blok waktu.
11. Topik hari ini
Tema hari ini adalah bentuk lain dari blok waktu. Dalam teknik ini, Anda membagi jadwal mingguan Anda menjadi beberapa blok, menentukan topik pekerjaan untuk setiap hari. Dengan cara ini, jadwal harian Anda didedikasikan untuk tugas-tugas tertentu dari satu kategori.
12. Aturan 80/20 (hukum Pareto)
Hukum Pareto, juga dikenal sebagai aturan 80/20, menyatakan bahwa hanya 20% usaha Anda yang menghasilkan 80% hasil dan sebaliknya.
Di sinilah “makan katak” berperan: Anda harus fokus pada tugas yang paling penting dan mengerjakannya sampai akhir untuk benar-benar mencapai hasil yang diinginkan.
13. Aturan 1-3-5
Prinsip utama dari aturan “1-3-5” adalah melakukan tugas-tugas penting dan mendesak pada hari itu, meskipun tugas itu kecil.
14. Toples kaca
Metode toples kaca merupakan salah satu teknik visualisasi. Setiap hari Anda mengisi toples (waktu) dengan hal-hal berbeda (hal yang harus dilakukan): batu, kerikil, dan pasir. Batu melambangkan tugas besar dan penting, kerikil melambangkan tugas mendesak, dan pasir melambangkan gangguan.
Tujuan dari teknik ini adalah merencanakan hari Anda sedemikian rupa sehingga Anda mengisi toples kaca dengan tugas-tugas berdasarkan urgensinya.
15. Strategi Seinfeld
Jika Anda pernah menonton serial televisi komedi populer Seinfeld, Anda mungkin pernah mendengar tentang “Strategi Seinfeld.” Meskipun Jerry Seinfeld tidak mengaku sebagai penemu metode ini, banyak orang telah menerapkannya untuk membantu mengatur waktu mereka dengan lebih efektif.
