Właściwa technika zarządzania czasem pomoże Ci lepiej zarządzać czasem i sprawami. W tym artykule opowiem o 15 najpopularniejszych metodach, które możesz zacząć praktykować, aby efektywniej organizować swoją pracę i życie.
- 1. Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem
- 2. Ogranicz czas spędzany na sprawdzaniu poczty elektronicznej
- 3. Określ swój produktywny czas
- 4. Zjedz żabę
- 5. Regularnie rób przerwy
- 6. Przestań wykonywać wiele zadań jednocześnie
- 7. Technika Pomodoro
- 8. Matryca Eisenhowera
- 9. Bloki czasowe
- 10. Boks czasowy
- 11. Temat dnia
- 12. Reguła 80/20 (prawo Pareto)
- 13. Zasada 1-3-5
- 14. Szklany słój
- 15. Strategia Seinfelda
1. Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem
Planowanie jest najbardziej sprawdzoną ze wszystkich skutecznych strategii zarządzania czasem. Technologia pomaga właściwie zorganizować pracę i oszacować, ile czasu zajmie wykonanie konkretnego zadania.
Istnieją różni „pomocnicy” w planowaniu prac:
- kalendarze i organizery osobiste, zarówno cyfrowe, jak i papierowe;
- aplikacje i narzędzia do zarządzania czasem;
- notatniki, notesy, szablony harmonogramów i inne formularze do zarządzania czasem pracy w formie papierowej.
Możesz łączyć różne opcje, aby stworzyć własne, osobiste podejście do planowania.
2. Ogranicz czas spędzany na sprawdzaniu poczty elektronicznej
Statystyki stwierdza, że przeciętny pracownik spędza około 30 godzin tygodniowo na sprawdzaniu poczty elektronicznej. Wyobraź sobie, ile problemów możesz rozwiązać w tym czasie.
Jeśli rano sprawdzasz maile, odpowiadaj tylko na te najważniejsze, które wymagają natychmiastowej reakcji. Resztę zostaw na przerwy pomiędzy zadaniami lub przejrzyj je na koniec dnia. Pamiętaj też, aby oznaczać nieistotne wiadomości jako spam, aby nie zaśmiecały Twojej skrzynki odbiorczej.
3. Określ swój produktywny czas
Niektórzy ludzie są rannymi ptaszkami, a inni nocnymi markami. Każdy z nas jest inny i lubimy pracować o różnych porach dnia, a nawet nocy.
Sam Carpenter, autor książki Work the System: The Simple Mechanics of Making More, ukuł termin „biologiczny czas prime”. Opisuje technikę zarządzania czasem, w której znajdujesz najbardziej produktywne godziny w ciągu dnia i planujesz pracę na pory, kiedy masz najwięcej energii.
4. Zjedz żabę
Metoda „Eat the Frog” polega na ustalaniu priorytetów. Zajmij się najpierw najważniejszymi zadaniami, a gdy je wykonasz, zajmij się mniej ważnymi. Pomoże Ci to lepiej zorganizować pracę i zwiększysz jej efektywność.
5. Regularnie rób przerwy
Praca bez przerw może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Osoba potrzebuje przerw, aby mózg mógł się „zrestartować”, a następnie skoncentrować na zadaniu.
Możesz skorzystać z metody Pomodoro lub wybrać się na krótki spacer. Przeczytaj swoją ulubioną książkę, zaparz kawę lub spędź wolny czas na nauce czegoś nowego. Przerwy korzystnie wpływają na samopoczucie, zdrowie i nastrój, a także zwiększają produktywność.
6. Przestań wykonywać wiele zadań jednocześnie
W wielu ofertach pracy podaje się, że wielozadaniowość jest jedną z kluczowych umiejętności kandydata. Ale lepiej od razu wyrzucić taką propozycję do kosza. Prawda jest taka, że wielozadaniowość szkodzi naszemu mózgowi.
Wygląda na to, że łączenie wielu zadań na raz jest świetną techniką zarządzania czasem. W rzeczywistości drastycznie zmniejsza produktywność. Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda wykazało, że w sytuacji, gdy istnieje wielu źródeł informacji pochodzących ze świata zewnętrznego lub pojawiających się z pamięci, wielozadaniowcy nie są w stanie odfiltrować tego, co nie jest istotne dla ich bieżącego celu.
Wykonuj jedno zadanie na raz, aby zachować koncentrację i zaangażowanie.
Wiele popularnych technik zarządzania czasem opiera się na praktycznych podejściach, których celem jest realizacja zadań w określonych ramach czasowych i w określony sposób.
7. Technika Pomodoro
Technika Pomodoro składa się z 4 „pomodoro” – 25-minutowych interwałów oddzielonych przerwami. Kiedy skończy się jedno pomodoro, robisz 5 minut przerwy. Następnie ustawiasz timer na kolejne 25 minut i powtarzasz kroki. Po ukończeniu cyklu 4 Pomodoro robisz dłuższą przerwę.
8. Matryca Eisenhowera
Metoda ta pomaga ustalić priorytety zadań na podstawie ich pilności i ważności, eliminując zadania mniej pilne i ważne, które należy oddelegować lub w ogóle nie wykonywać.
W tej technice tworzysz 4 kwadraty z następującymi kategoriami:
- Uczyń sprawę pilną: najpierw wykonaj najważniejsze zadania.
- Harmonogram: odłóż mniej pilne, ale wciąż ważne zadania na później.
- Deleguj: deleguj pilne, ale mniej ważne zadania innym osobom (jeśli to możliwe).
- Nie rób: nie wykonuj zadań, które nie są ani pilne, ani ważne.
Matryca Eisenhowera to skuteczna technika zarządzania zadaniami, która pozwala na realizację złożonych zadań i prawidłowe ustalanie priorytetów.
9. Bloki czasowe
Dzielisz swój dzień na bloki i podczas tych bloków skupiasz się na jednym konkretnym zadaniu i realizujesz je w ustalonych ramach czasowych (np. „Odpowiem na maile w godzinach 9-10”).
10. Boks czasowy
Time boxing jest podobny do poprzedniej techniki, ale w przypadku time boxingu ustalasz konkretne ramy czasowe na wykonanie zadania (np. „Odpowiem na wszystkie e-maile do godziny 10:00”). Jest to bardziej rygorystyczna wersja metody bloków czasowych.
11. Temat dnia
Temat dnia to kolejna forma bloków czasowych. W tej technice swój tygodniowy plan zajęć dzielisz na bloki, określając temat pracy na każdy dzień. Dzięki temu Twój plan dnia jest dedykowany konkretnym zadaniom z jednej kategorii.
12. Reguła 80/20 (prawo Pareto)
Prawo Pareto, znane również jako zasada 80/20, mówi, że zaledwie 20% Twoich wysiłków daje 80% wyników i odwrotnie.
Tu właśnie wchodzi w grę „zjedzenie żaby”: trzeba skupić się na najważniejszych zadaniach i pracować nad nimi do końca, aby faktycznie osiągnąć zamierzony efekt.
13. Zasada 1-3-5
Główną zasadą zasady „1-3-5” jest podejmowanie się ważnych i pilnych zadań na dany dzień, nawet jeśli są one niewielkie.
14. Szklany słój
Metoda szklanego słoika jest techniką wizualizacji. Codziennie wypełniasz słoik (czas) różnymi rzeczami (zadaniami do wykonania): kamieniami, kamyczkami i piaskiem. Skały reprezentują duże i ważne zadania, kamyki – pilne zadania, a piasek – rozproszenie uwagi.
Celem tej techniki jest takie zaplanowanie dnia, aby wypełnić szklany słoik zadaniami w zależności od ich pilności.
15. Strategia Seinfelda
Jeśli oglądałeś popularny serial komediowy Seinfeld, być może słyszałeś o „strategii Seinfelda”. Chociaż Jerry Seinfeld nie przyznaje się do wynalezienia tej metody, wiele osób zastosowało ją, aby efektywniej zarządzać swoim czasem.
