تساعدك تقنية إدارة الوقت الصحيحة على إدارة وقتك وشؤونك بشكل أفضل. سأتحدث في هذه المقالة عن أشهر 15 طريقة يمكنك البدء في ممارستها لتنظيم عملك وحياتك بشكل أكثر فعالية.
- 1. خطط ليومك مقدمًا
- 2. حدد الوقت الذي تقضيه في فحص البريد الإلكتروني
- 3. حدد وقتك الإنتاجي
- 4. أكل الضفدع
- 5. خذ فترات راحة بانتظام
- 6. توقف عن تعدد المهام
- 7. تقنية البومودورو
- 8. مصفوفة أيزنهاور
- 9. الكتل الزمنية
- 10. الملاكمة الزمنية
- 11. موضوع اليوم
- 12. قاعدة 80/20 (قانون باريتو)
- 13. القاعدة 1-3-5
- 14. جرة زجاجية
- 15. استراتيجية سينفيلد
1. خطط ليومك مقدمًا
التخطيط هو الأكثر فعالية من بين جميع استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة. تساعد التكنولوجيا على تنظيم العمل بشكل صحيح وتقدير مقدار الوقت الذي سيستغرقه إكمال مهمة معينة.
هناك العديد من “المساعدين” لتخطيط العمل:
- التقويمات والمنظمات الشخصية، الرقمية والورقية؛
- تطبيقات وأدوات لإدارة الوقت؛
- دفاتر الملاحظات ودفاتر الملاحظات وقوالب الجدول الزمني والنماذج الورقية الأخرى لمديري الوقت.
يمكنك الجمع بين خيارات مختلفة لإنشاء نهجك الشخصي في التخطيط.
2. حدد الوقت الذي تقضيه في فحص البريد الإلكتروني
تشير الإحصائيات إلى أن العامل العادي يقضي حوالي 30 ساعة أسبوعيًا في التحقق من البريد الإلكتروني. فقط تخيل عدد المشاكل التي يمكنك حلها في هذا الوقت.
إذا قمت بفحص رسائل البريد الإلكتروني في الصباح، قم بالرد فقط على الرسائل الأكثر أهمية التي تتطلب تعليقات فورية. اترك الباقي لفترات استراحة بين المهام أو قم بمراجعتها في نهاية اليوم. تأكد أيضًا من وضع علامة على الرسائل غير المهمة كرسائل غير مرغوب فيها حتى لا تتسبب في ازدحام صندوق الوارد الخاص بك.
3. حدد وقتك الإنتاجي
بعض الناس طيور مبكرة والبعض الآخر بومة ليلية. نحن جميعًا مختلفون ونحب العمل في أوقات مختلفة من النهار أو حتى الليل.
صاغ سام كاربنتر، مؤلف كتاب “عمل النظام: الآليات البسيطة لكسب المزيد”، مصطلح “وقت الذروة البيولوجي”. ويصف أسلوب إدارة الوقت الذي يمكنك من خلاله العثور على الساعات الأكثر إنتاجية في اليوم وجدول العمل في الأوقات التي يكون لديك فيها أكبر قدر من الطاقة.
4. أكل الضفدع
قال مارك توين: “إذا كانت وظيفتك هي أكل الضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كان عليك أن تأكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تأكل الضفادع الأكبر أولاً
تدور طريقة Eat the Frog حول تحديد الأولويات. قم بالمهام الأكثر أهمية أولاً، وعندما تنتهي، انتقل إلى المهام الأقل أهمية. سيساعدك هذا على تنظيم سير عملك بشكل أفضل وستصبح أكثر كفاءة.
5. خذ فترات راحة بانتظام
العمل بدون فترات راحة يمكن أن يضر أكثر مما ينفع. يحتاج الشخص إلى فترات راحة حتى يتمكن الدماغ من “إعادة التشغيل” ومن ثم التركيز على المهمة.
يمكنك استخدام طريقة بومودورو أو الذهاب في نزهة قصيرة. اقرأ كتابك المفضل، أو اصنع فنجانًا من القهوة، أو اقض وقت فراغك في تعلم شيء جديد. فترات الراحة لها تأثير مفيد على الرفاهية والصحة والمزاج، كما تزيد الإنتاجية.
6. توقف عن تعدد المهام
تشير العديد من عروض العمل إلى أن تعدد المهام هو إحدى المهارات الأساسية للمرشح. ولكن من الأفضل رمي مثل هذا الاقتراح على الفور في سلة المهملات. الحقيقة هي أن تعدد المهام أمر سيء لأدمغتنا.
يبدو أن التوفيق بين مهام متعددة في وقت واحد يعد أسلوبًا رائعًا لإدارة الوقت. في الواقع، فإنه يقلل بشكل كبير من الإنتاجية. أظهرت دراسة أجريت في جامعة ستانفورد أنه في موقف يوجد فيه مصادر المعلومات المتعددة القادمة من العالم الخارجي أو المنبثقة من الذاكرة، لا يستطيع القائمون على المهام المتعددة تصفية ما ليس له صلة بهدفهم الحالي.
أكمل مهمة واحدة في كل مرة لتحافظ على تركيزك وتفاعلك.
تعتمد العديد من تقنيات إدارة الوقت الشائعة على أساليب عملية تهدف إلى إكمال المهام ضمن إطار زمني محدد وبطريقة محددة.
7. تقنية البومودورو
تتكون تقنية البومودورو من 4 “بومودوروس” – فترات زمنية مدتها 25 دقيقة مفصولة بفواصل. عندما تنتهي حبة بومودورو، عليك أن تأخذ استراحة لمدة 5 دقائق. بعد ذلك، تقوم بضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة أخرى، وتكرر الخطوات. بمجرد الانتهاء من دورة 4 بومودورو، فإنك تأخذ استراحة أطول.
8. مصفوفة أيزنهاور
تساعدك هذه الطريقة على تحديد أولويات المهام على أساس الإلحاح والأهمية، والتخلص من المهام الأقل إلحاحًا والأهمية التي يجب تفويضها أو عدم تنفيذها على الإطلاق.
في هذه التقنية، يمكنك إنشاء 4 مربعات بالفئات التالية:
- قم بذلك بشكل عاجل: أكمل المهام الأكثر أهمية أولاً.
- الجدول الزمني: تأجيل المهام الأقل إلحاحًا ولكنها لا تزال مهمة إلى وقت لاحق.
- التفويض: تفويض المهام العاجلة ولكن الأقل أهمية للآخرين (إن أمكن).
- لا تفعل: لا تقم بمهام ليست عاجلة أو مهمة.
تعد Eisenhower Matrix تقنية فعالة لإدارة المهام تتيح لك إكمال المهام المعقدة وتحديد الأولويات بشكل صحيح.
9. الكتل الزمنية
تقوم بتقسيم يومك إلى فترات زمنية، وخلال هذه الفترات الزمنية، تركز على مهمة واحدة محددة وتكملها خلال إطار زمني محدد (على سبيل المثال، “سأجيب على رسائل البريد الإلكتروني بين الساعة 9 و10 صباحًا”).
10. الملاكمة الزمنية
ملاكمة الوقت تشبه التقنية السابقة، ولكن مع ملاكمة الوقت يمكنك تحديد إطار زمني محدد لإكمال المهمة (على سبيل المثال، “سأجيب على جميع رسائل البريد الإلكتروني بحلول الساعة 10 صباحًا”). هذه نسخة أكثر صرامة من طريقة الكتلة الزمنية.
11. موضوع اليوم
موضوع اليوم هو شكل آخر من أشكال الكتل الزمنية. في هذه التقنية، تقوم بتقسيم جدولك الأسبوعي إلى كتل، مع تحديد موضوع العمل لكل يوم. بهذه الطريقة، سيتم تخصيص جدولك اليومي لمهام محددة من فئة واحدة.
12. قاعدة 80/20 (قانون باريتو)
ينص قانون باريتو، المعروف أيضًا بقاعدة 80/20، على أن 20% فقط من جهودك تنتج 80% من نتائجك، والعكس صحيح.
وهنا يأتي دور “أكل الضفدع”: تحتاج إلى التركيز على أهم المهام والعمل عليها حتى النهاية لتحقيق النتائج المرجوة فعليًا.
13. القاعدة 1-3-5
المبدأ الأساسي لقاعدة “1-3-5” هو تولي المهام المهمة والعاجلة لهذا اليوم، حتى لو كانت صغيرة.
14. جرة زجاجية
طريقة الجرة الزجاجية هي تقنية التصور. كل يوم تملأ الجرة (الوقت) بأشياء مختلفة (المهام): الحجارة والحصى والرمل. تمثل الصخور مهام كبيرة ومهمة، ويمثل الحصى مهام عاجلة، ويمثل الرمل عوامل تشتيت الانتباه.
الهدف من هذه التقنية هو التخطيط ليومك بحيث تملأ وعاءً زجاجيًا بالمهام بناءً على مدى إلحاحها.
15. استراتيجية سينفيلد
إذا كنت قد شاهدت المسلسل التلفزيوني الكوميدي الشهير سينفيلد، فربما سمعت عن “استراتيجية سينفيلد”. على الرغم من أن جيري سينفيلد لن يعترف باختراع هذه الطريقة، إلا أن العديد من الأشخاص اعتمدوها للمساعدة في إدارة وقتهم بشكل أكثر فعالية.
