De juiste tijdmanagementtechniek helpt u uw tijd en zaken beter te beheren. In dit artikel zal ik het hebben over de 15 populairste methoden die je kunt oefenen om je werk en leven effectiever te organiseren.
- 1. Plan uw dag van tevoren
- 2. Beperk de tijd die u besteedt aan het controleren van uw e-mail
- 3. Bepaal uw productieve tijd
- 4. Eet de kikker
- 5. Neem regelmatig pauze
- 6. Stop met multitasken
- 7. Pomodoro-techniek
- 8. Eisenhower-matrix
- 9. Tijdsblokken
- 10. Tijdboksen
- 11. Onderwerp van de dag
- 12. 80/20-regel (wet van Pareto)
- 13. Regel 1-3-5
- 14. Glazen pot
- 15. Seinfelds strategie
1. Plan uw dag van tevoren
Planning is de meest bewezen effectieve tijdmanagementstrategie. Technologie helpt om het werk correct te organiseren en in te schatten hoeveel tijd het kost om een specifieke taak te voltooien.
Er zijn verschillende “helpers” voor het plannen van werkzaamheden:
- kalenders en persoonlijke agenda’s, zowel digitaal als op papier;
- applicaties en hulpmiddelen voor tijdmanagement;
- notitieblokken, notitieboekjes, planningssjablonen en andere papieren tijdmanagementformulieren.
U kunt verschillende opties combineren om uw eigen persoonlijke planningsaanpak te creëren.
2. Beperk de tijd die u besteedt aan het controleren van uw e-mail
Statistieken stelt dat de gemiddelde werknemer ongeveer 30 uur per week besteedt aan het controleren van e-mail. Stel je eens voor hoeveel problemen je in deze tijd zou kunnen oplossen.
Als u ’s ochtends uw e-mails controleert, reageer dan alleen op de belangrijkste die onmiddellijke feedback vereisen. Laat de rest achter voor pauzes tussen taken of bekijk ze aan het eind van de dag. Zorg er ook voor dat u onbelangrijke berichten als spam markeert, zodat uw inbox niet rommelig wordt.
3. Bepaal uw productieve tijd
Sommige mensen zijn vroege vogels en anderen zijn nachtbrakers. We zijn allemaal verschillend en werken graag op verschillende tijdstippen van de dag of zelfs nacht.
Sam Carpenter, auteur van Work the System: The Simple Mechanics of Making More, bedacht de term ‘Biological Prime Time’. Hij beschrijft een tijdmanagementtechniek waarbij u uw meest productieve uren van de dag vindt en uw werk plant op de momenten waarop u de meeste energie heeft.
4. Eet de kikker
Bij de Eat the Frog-methode gaat het om prioriteiten stellen. Voer eerst de belangrijkste taken uit en als u klaar bent, gaat u verder met de minder belangrijke taken. Hierdoor kunt u uw workflow beter organiseren en wordt u efficiënter.
5. Neem regelmatig pauze
Werken zonder pauzes kan meer kwaad dan goed doen. Een persoon heeft pauzes nodig zodat de hersenen kunnen ‘herstarten’ en zich vervolgens op de taak kunnen concentreren.
Je kunt de Pomodoro-methode gebruiken of een korte wandeling maken. Lees je favoriete boek, zet een kopje koffie of besteed je vrije tijd aan het leren van iets nieuws. Pauzes hebben een gunstig effect op het welzijn, de gezondheid en het humeur, en verhogen ook de productiviteit.
6. Stop met multitasken
In veel vacatures wordt vermeld dat multitasken een van de belangrijkste vaardigheden van de kandidaat is. Maar het is beter om zo’n voorstel meteen in de prullenbak te gooien. De waarheid is dat multitasken slecht is voor onze hersenen.
Het lijkt erop dat het combineren van meerdere taken tegelijk een geweldige tijdmanagementtechniek is. In feite vermindert het de productiviteit dramatisch. Een onderzoek uitgevoerd aan Stanford University heeft aangetoond dat in een situatie waarin sprake is van meerdere informatiebronnen die van de buitenwereld komen of uit het geheugen opduiken, multitaskers zijn niet in staat eruit te filteren wat niet relevant is voor hun huidige doel.
Voltooi één taak tegelijk om gefocust en betrokken te blijven.
Veel populaire tijdmanagementtechnieken zijn gebaseerd op praktische benaderingen die gericht zijn op het voltooien van taken binnen een specifiek tijdsbestek en op een specifieke manier.
7. Pomodoro-techniek
De Pomodoro-techniek bestaat uit 4 “pomodoros” – intervallen van 25 minuten, gescheiden door pauzes. Wanneer een pomodoro eindigt, neem je een pauze van 5 minuten. Daarna stel je de timer in op nog eens 25 minuten en herhaal je de stappen. Zodra je een cyclus van 4 Pomodoro’s hebt voltooid, neem je een langere pauze.
8. Eisenhower-matrix
De methode helpt u bij het prioriteren van taken op basis van urgentie en belangrijkheid, waardoor minder urgente en belangrijke taken worden geëlimineerd die moeten worden gedelegeerd of helemaal niet moeten worden uitgevoerd.
Bij deze techniek maak je 4 vierkanten met de volgende categorieën:
- Maak het urgent: voer de belangrijkste taken eerst uit.
- Planning: stel minder urgente, maar nog steeds belangrijke taken uit tot later.
- Delegeren: delegeer urgente maar minder belangrijke taken aan anderen (indien mogelijk).
- Niet doen: voer geen taken uit die niet dringend of belangrijk zijn.
De Eisenhower Matrix is een effectieve taakbeheertechniek waarmee u complexe taken kunt voltooien en prioriteiten correct kunt stellen.
9. Tijdsblokken
Je verdeelt je dag in blokken en tijdens die tijdsblokken concentreer je je op één specifieke taak en voltooi je deze binnen een bepaald tijdsbestek (bijvoorbeeld: “Ik beantwoord e-mails tussen 9.00 en 10.00 uur”).
10. Tijdboksen
Timeboxing is vergelijkbaar met de vorige techniek, maar met timeboxing stel je een specifiek tijdsbestek in voor het voltooien van een taak (bijvoorbeeld: “Ik beantwoord alle e-mails vóór 10.00 uur”). Dit is een strengere versie van de tijdsblokmethode.
11. Onderwerp van de dag
Thema van de dag is een andere vorm van tijdsblokken. Bij deze techniek verdeelt u uw weekschema in blokken, waarbij u voor elke dag een werkonderwerp definieert. Op deze manier is uw dagelijkse planning gewijd aan specifieke taken uit één categorie.
12. 80/20-regel (wet van Pareto)
De wet van Pareto, ook wel de 80/20-regel genoemd, stelt dat slechts 20% van uw inspanningen 80% van uw resultaten oplevert en omgekeerd.
Dit is waar ‘het eten van de kikker’ in het spel komt: je moet je concentreren op de belangrijkste taken en daar tot het einde aan werken om daadwerkelijk de gewenste resultaten te bereiken.
13. Regel 1-3-5
Het belangrijkste principe van de “1-3-5”-regel is om belangrijke en urgente taken voor die dag op zich te nemen, ook al zijn ze klein.
14. Glazen pot
De glazen potmethode is een visualisatietechniek. Elke dag vul je een potje (tijd) met verschillende dingen (to-dos): stenen, kiezels en zand. Stenen vertegenwoordigen grote, belangrijke taken, kiezelstenen vertegenwoordigen urgente taken en zand vertegenwoordigt afleiding.
Het doel van deze techniek is om je dag zo te plannen dat je een glazen pot vult met taken op basis van hun urgentie.
15. Seinfelds strategie
Als je de populaire komische televisieserie Seinfeld hebt gezien, heb je misschien gehoord van de ‘Seinfeld-strategie’. Hoewel Jerry Seinfeld niet wil toegeven dat hij deze methode heeft uitgevonden, hebben veel mensen deze toegepast om hun tijd effectiever te beheren.
