Der Eigentümer träumt von einem erfolgreichen und stetig wachsenden Unternehmen und weiß, dass man alleine nichts erreichen kann. Sie brauchen ein aktives und verantwortungsbewusstes Team, in dem jedes Mitglied in die gleiche Richtung blickt wie Sie. Wo fängt man an, um aus seinen Mitarbeitern Gleichgesinnte zu machen, welche Fehler können dabei passieren und wie kann man sie verhindern?
Ich rate Ihnen, auf der obersten Ebene zu beginnen und der Unternehmensspitze kompetent Ziele zu setzen. Wie kann man von normalen Mitarbeitern etwas verlangen, wenn den Abteilungsleitern die Entwicklungsstrategie des Unternehmens für ein/drei/fünf Jahre nicht vollständig klar ist?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ziele zu setzen. Jemand nutzt eine direktive Art der Führung: Der Anführer hat im Alleingang Entscheidungen getroffen, Befehle erteilt und wartet darauf, dass alles ausgeführt wird. Ich habe eine demokratische Methode angewendet, bei der Ziele mit Hilfe der Mitarbeiter selbst entwickelt werden. Diese Methode kann bei falscher Anwendung gefährlich werden.
Welche Fehler haben wir gemacht?
Falsch formuliertes Ziel
Die Entwicklung von Jahreszielen erfolgt in der Regel in strategischen Sitzungen. Wie es bei uns war: Einmal im Jahr trafen sich die Serviceleiter und ich, besprachen und bildeten einen bestimmten Aufgaben-/Zielpool. Anschließend wurden alle Tore auf einem Plakat festgehalten. Darüber hinaus war uns im Moment jedes Ziel klar. Es stellte sich jedoch heraus, dass es für den Darsteller nicht mehr verständlich war, als die Leute mit der Arbeit begannen.
Ein falsch gesetztes Ziel ist „die Verbesserung der Servicequalität“ – wie kann man es verbessern, mit welchen Maßnahmen, mit welchen Kennzahlen bewertet werden? Als wir außerdem die Messbarkeit hinzufügten, zum Beispiel schrieben wir, um den NPS (Kundentreueindex) um eine bestimmte Anzahl von Indikatoren zu verbessern, traten andere Probleme auf: unzureichende Häufigkeit der Erhebung dieser Indikatoren usw.
Als wir ein Jahr später zurückkamen, um die Ergebnisse auszuwerten, stellte sich heraus, dass 50 % der Aufgaben nicht erledigt waren und 20 % so vage formuliert waren, dass wir nicht verstanden, was genau wir tun wollten. Gleichzeitig kamen die Menschen mit den Aufgaben, die sie bereits erledigt hatten, gut zurecht, waren aber nicht in der Lage, neue Aufgaben zu erledigen.
Aufgabenplaner verwenden
Ich habe jedes ähnliche Programm ausprobiert, das ich finden konnte. Und ich habe versucht, alle meine Aufgaben dort selbst und mit Hilfe von Assistenten sorgfältig und sorgfältig aufzuzeichnen. Infolgedessen sammelte sich ein riesiger, überwältigender „Fußball“ an und jedes Treffen wurde zum Studium des Problembuchs und zum Herausfinden, was mit jeder Aufgabe geschah. Es war absolut unmöglich, die Aufgaben zu systematisieren.
Erhöhte Verpflichtungen
Normalerweise sind bei solchen Treffen alle sehr begeistert. Es gibt Kollegen und einen Manager in der Nähe, die ihn unterstützen, und so stellt sich der euphorische Topmanager eine große, schwierige Aufgabe, die er nicht bewältigen kann. Aktuelle Aktivitäten, das Betriebssystem ist überfordert und jetzt fehlt die Energie für strategische Aufgaben. Nach der Eisenhower-Matrix wanderten solche Ziele automatisch in die Gruppe B (wichtig, aber nicht dringend). Das Einzige, was ich als Manager ein Jahr später vom Inhaber einer solchen Aufgabe erhielt, war eine schöne Geschichte darüber, warum es unmöglich war, sie zu erledigen.
Wie kann man daran arbeiten, ein Ziel zu erreichen, ohne Ressourcen zu beanspruchen?
Alle Aufgaben müssen in Run-Operational- und Change-Change-Prozesse unterteilt werden. Dabei ist es wichtig, dass wir auf der obersten Ebene die Veränderungsprozesse genau beobachten und nicht über Fluktuation diskutieren. Sämtliche Umsätze erfolgen im Rahmen der vorgegebenen Regelungen und werden an die Mitarbeiter delegiert. Ausnahmen sind etwas Großes, zum Beispiel wenn ein großer Kunde kommt, der eine erhebliche Belastung für die Abteilung darstellt, dann können weitere Maßnahmen besprochen werden.
Um Aufgaben zu verfolgen, haben wir die Kanban-Methodik implementiert. Das ist so eine große Tafel, die strategische Aufgaben visualisiert. Darüber hinaus sind sie nicht statisch, sondern bewegen sich in einer bestimmten zeitlichen Abfolge. Es handelt sich um ein flexibles System und Sie können hier beliebige Parameter einstellen. Alle Änderungsprozesse sind mit Fristen und Verantwortlichen versehen. Sie bewegen sich in der Zeit und zeigen die Dynamik der Erledigung dieser Aufgaben. Mit dieser Technik können Sie nicht nur anstehende Aufgaben planen, sondern auch rückblickend, beispielsweise auf das vergangene Quartal, blicken, erledigte Aufgaben verfolgen und analysieren.
Die Häufigkeit der Besprechungen wurde geändert. Auf der Führungsebene kommunizieren wir einmal im Monat; jede Führungskraft bespricht einmal pro Woche aktuelle Aufgaben mit ihren Abteilungen.
Für die Besprechung einer Aufgabe sind 5 Minuten vorgesehen. Wenn wir feststellen, dass wir über die Grenzen hinausgegangen sind, übertragen wir diese Aufgaben auf ein separates Treffen, zu dem normalerweise alle Beteiligten kommen.
Wenn wir feststellen, dass sich eine Aufgabe nicht bewegt, blockieren wir sie und ermitteln separat, warum es keinen Fortschritt gibt. Wir nehmen uns Zeit, meist im persönlichen Gespräch mit dem Manager, um herauszufinden, was fehlt. Wenn zum Beispiel nicht genügend Leute zur Verfügung stehen, um die Aufgabe zu erledigen, stellen wir eine Anfrage an die Personalabteilung
Wie kann verhindert werden, dass die Unternehmenskultur zum Frühstück eine Essstrategie hat?
Für die Mitarbeiter gilt es hier zusätzlich zu den Regelungen, die jedes Unternehmen hat, bestimmte Verhaltensstandards, Regeln und Grundsätze zu entwickeln, die eingehalten werden müssen.
Ansonsten kommt es wie im Zitat von Dave Logan: „Unternehmenskultur isst Strategie zum Frühstück.“ In einem Unternehmen mit einer ineffektiven Kultur werden sich die Mitarbeiter jeder Veränderung widersetzen.
Der beste Ausgangspunkt ist der Einstellungsprozess. Wir haben am Eingang einen bestimmten Filter für Bewerber eingerichtet. Wir müssen sofort verstehen, wie nah eine Person an der Positionierung des Unternehmens ist.
Hier besteht die Aufgabe der Personalabteilung darin, die eingestellten Mitarbeiter anhand unserer Werte zu prüfen. Anschließend führen wir solche Tests alle sechs Monate während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus durch.
Bei solchen Assessments treffen sich ein Vertreter der Personalabteilung, ein Mitarbeiter und sein Vorgesetzter. Die Beurteilung gliedert sich bedingt in zwei Phasen: Im ersten Schritt bewertet sich der Mitarbeiter selbst und präsentiert reale Fälle, die diese Einschätzung bestätigen. Anschließend wird der Mitarbeiter von seinem direkten Vorgesetzten beurteilt. Wir nutzen solche Treffen nicht nur als Gelegenheit, uns mit den Mitarbeitern abzustimmen, sondern auch, um ihnen zuzuhören und zu verstehen, was ihnen derzeit zur Lösung ihrer aktuellen Probleme fehlt. Finden Sie heraus, ob es angenehm ist, mit Kollegen zu arbeiten und zu kommunizieren.
Das Unternehmen verfügt über einen internen Beschwerdeprozess. Jeder Mitarbeiter kann unabhängig von der geplanten Besprechung eine solche Beschwerde einreichen, um rechtzeitig auf das aufgetretene Problem aufmerksam zu machen.
Wenn Unternehmenswerte zu leeren Slogans werden und wie man das verhindert
Einer unserer Werte ist beispielsweise Fachkompetenz. Das bedeutet: Wenn ein Unternehmen möchte, dass jeder Mitarbeiter über ein hohes Fachwissen verfügt, muss es ihm alle Möglichkeiten zur Weiterbildung bieten. Wir haben dieses Problem mit Hilfe der Aktion University gelöst. Jeder Mitarbeiter kann kostenlos an jedem Kurs teilnehmen, um sein Wissen zu verbessern. Aber jetzt können Sie den Mitarbeiter fragen: Warum hat er dies nicht getan und dadurch einen Kunden verloren, obwohl er über eine Ressource zur Erweiterung seines Fachwissens verfügte?
Oder zum Beispiel die Förderung des Teamgeists (Zusammenarbeit) in einem Unternehmen – hier geht es überhaupt nicht um Firmenevents. Auch wenn hier eine Änderung vorgenommen werden kann – es handelt sich hierbei nicht um Firmenveranstaltungen, an die man sich später nur peinlich erinnern kann. In unserem Land sind beispielsweise Mannschaftssportwettkämpfe an der frischen Luft und Sportarten beliebt, die der Mannschaft einfach gut tun. Aber nicht nur das – hier ist eine Reihe von Maßnahmen wichtig, um ein günstiges internes Umfeld zu schaffen, in dem jeder Mitarbeiter wachsen und sich weiterentwickeln möchte.
Die Arbeit in diese Richtung sollte systematisch und zyklisch erfolgen. Und natürlich ist der Eigentümer des Aufbaus dieses Prozesses, wenn auch formal, der Gründer/Manager des Unternehmens, der seine Werte dem gesamten Unternehmen vermitteln muss. Nun, das HR-Team ist bereits mit der Analyse, Modernisierung und Pflege der Unternehmenskultur beauftragt.
