W świecie biznesu skuteczny zespół jest jak ogniwo w łańcuchu, które decyduje o sukcesie lub porażce projektu. Jak jednak stworzyć taki zespół, oparty na wspólnych celach i zaufaniu, zjednoczyć go i osiągać wybitne wyniki?
Czym jest zespół w biznesie?
Jest to przede wszystkim grupa społeczna, w której istnieją jasne wspólne cele, a zdolności każdej osoby uzupełniają się. Uderzający przykład: drużyny sportowe, w których każdy ma swoją rolę mającą na celu rozwiązywanie wspólnych problemów.
Ostatnio w biznesie często używa się pojęcia „zespół”, jednak rzadko zdarza się takowe stworzyć. W praktyce coraz częściej można zaobserwować „grupy robocze”. Co za różnica?
W grupie roboczej liderem jest jedna osoba. W zespole funkcje przywódcze są rozdzielone pomiędzy jego członków.
Badacze D. Smith i J. Katzenbach są przekonani, że nie zawsze warto budować prawdziwy zespół, ale tylko pod następującymi warunkami:
- potrzeba produktów zbiorowych powstałych w wyniku wspólnych działań uczestników;
- możliwość dzielenia się funkcjami przywódczymi pomiędzy uczestnikami;
- potrzeba nie tylko odpowiedzialności indywidualnej, ale odpowiedzialności zbiorowej.
Smith i Katzenbach wyciągnęli wnioski z licznych badań przeprowadzonych w różnych organizacjach.
Doskonałym przykładem jest zespół intermodalny Burlington Northern. Po deregulacji transportu kolejowego założyli biznes w transporcie intermodalnym (wykorzystując różne środki transportu, aby szybciej i taniej dostarczać towary).
Przedsiębiorstwo borykało się z trudnościami wynikającymi z chaotycznego rozmieszczenia oddziałów na terenie całego kraju. Siedem osób stworzyło w firmie zespół 45 pracowników, stawiając sobie za cel transformację działania i osiągnęło sukces.
Historia zespołu Burlington Northern Intermodal Team pokazuje, jak praca zespołowa pozwoliła firmie osiągnąć miliardowe przychody pomimo trudnych okoliczności zewnętrznych.
Jak powinien wyglądać „zespół marzeń”?
Teoretycznie osiągnięcie efektywności w pracy jest proste – wystarczy określić wspólny cel i podzielić zadania pomiędzy uczestników. Jednak w praktyce okazuje się to znacznie trudniejsze ze względu na różnice w cechach osobistych, poglądach, charakterze i stylu pracy każdej osoby.
Co charakteryzuje prawdziwy zespół:
- Otwarta dyskusja na tematy ogólne;
- Określenie podstawowych zasad przez wszystkich uczestników;
- Spójność w pracy – każdy odgrywa swoją rolę i ma wpływ na działanie całego systemu;
- Równość;
- Otwartość i zaufanie;
- Wspólne uczenie się, które obejmuje zachęcanie do błędów i rozpoznawanie ich, a nie rywalizację;
- Planowanie zadań i procesów;
- Analiza — regularne kontrole mające na celu zapewnienie utrzymania ducha zespołu.
Zespoły można tworzyć tylko na jakiś czas, w celu rozwiązania konkretnych problemów lub mieć charakter długoterminowy.
W drugim przypadku relacja jest zwykle dobrze ugruntowana, co pozwala uczestnikom na efektywną pracę. Jednocześnie zespoły działające długoterminowo mogą zostać wypalone, oporne na zmiany lub wycofane. Na przykład, gdy pracownicy są przekonani, że tylko lider zapewnia skuteczność. A kiedy taki lider odchodzi, reszta nie jest w stanie przynieść rezultatów.
Jak stworzyć efektywny zespół: instrukcje dla przedsiębiorcy
Aby stworzyć stabilny, ciągły i produktywny zespół, w którym pracownicy czują się komfortowo i chcą pozostać w firmie, ważne jest, aby poświęcić odpowiednią ilość czasu na budowanie relacji w grupie. Jak to zrobić?
1. Stwórz wspierającą atmosferę
To środowisko pracy, w którym każdy czuje się doceniany i włączany. Słuchaj ekspertów, zachęcaj do nowych pomysłów i aktywnie „promuj” wzajemne wsparcie między pracownikami.
Promuj kulturę otwartego dialogu, w którym każdy może zabrać głos bez obawy, że zostanie zignorowany. Szczególnie pomocne w tym zakresie są regularne spotkania, zarówno formalne, jak i nieformalne: od lunchów korporacyjnych po imprezy integracyjne.
2. Przypisz role i oczekiwania
Upewnij się, że każdy członek zespołu dokładnie rozumie swoje zadania i oczekiwania od niego. Zmniejszy to ryzyko konfliktów do minimum.
3. Zapewnij warunki pracy i możliwości rozwoju zawodowego
Mogą to być szkolenia, awanse, perspektywy kariery, zachęty. Wpływa to nie tylko na kwalifikacje, ale także wzmacnia lojalność pracowników: widzą oni możliwości rozwoju w firmie.
Upewnij się, że wynagrodzenia pracowników, świadczenia i premie spełniają lub przekraczają standardy branżowe.
4. Wdróż system informacji zwrotnej
Regularnie zbieraj informacje zwrotne od pracowników na temat ich wyników, środowiska pracy i zarządzania. Skorzystaj z tych informacji, aby stale poprawiać swoje warunki pracy.
5. Zachowaj równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
Zachęcaj pracowników, aby dbali o swoje zdrowie i dobre samopoczucie, oferując możliwości regularnych wakacji, rozwijania zainteresowań itp.
Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy tworząc zespół?
Nieefektywność może prowadzić firmę do niedotrzymywania terminów, złej jakości produktów, dużej rotacji personelu, wypalenia pracowników i innych problemów.
Jakie jeszcze czynniki wpływają na jakość i spójność pracy zespołowej?
Przekonanie, że jeśli ktoś dobrze sprawdzi się w jednej roli, będzie skuteczny także w innej
Różne stanowiska wymagają różnych umiejętności i cech. Awansowanie pracownika wyłącznie na podstawie jego dotychczasowych osiągnięć bez analizy wymagań na nowym stanowisku powoduje, że pracownik traci motywację i spada produktywność.
Chęć doboru personelu bez uwzględnienia tego, czy nadaje się on do określonej roli w zespole, czy nie
Należy wziąć pod uwagę zarówno umiejętności zawodowe pracownika, jak i to, jak będzie pasował do zespołu przedsiębiorstwa.
Wybór osób o odpowiednim temperamencie do zarządzania lub przywództwa
Czasami menedżerowie mają tendencję do wybierania pracowników, których osobiście lubią i są do nich podobni pod względem przekonań i cech charakteru. Często skutkuje to przeoczeniem naprawdę cennego talentu.
Unikanie tych, którzy są irytujący
Praca zespołowa wymaga od każdego uczestnika nie tylko profesjonalizmu i umiejętności pełnienia swoich funkcji, ale także chęci współpracy, kolektywnego rozwiązywania problemów i konstruktywnej interakcji.
Oznacza to, że każdy członek zespołu jest gotowy odłożyć na bok swój egoizm i dążyć do wspólnego celu, nawet jeśli wymaga to zrobienia kroku w stronę innych.
Jak rozwiązywać konflikty w pracy?
Kiedy w jednej grupie gromadzą się różni ludzie, konflikty są nieuniknione. Każdy człowiek ma swoje unikalne doświadczenie, podejmuje decyzje biorąc pod uwagę wewnętrzne postawy i przez pryzmat swoich przekonań. Ważne jest, aby móc rozwiązywać sprzeczności, aby wzmocnić więzi między ludźmi. Jak to zrobić?
Przestrzeń dialogu
Ważne jest, aby stworzyć w firmie bezpieczne środowisko, w którym każdy może wyrazić swoje uczucia i myśli bez obawy, że zostanie osądzony. Mogą to być prywatne rozmowy lub walne zgromadzenia, podczas których każdy dzieli się swoją wizją sytuacji.
Mediacja
Czasami pomocne jest wprowadzenie do sytuacji neutralnej strony trzeciej, która może pomóc w bezstronnym rozwiązaniu konfliktu. Mediator pomaga stronom się wzajemnie wysłuchać i znaleźć rozwiązanie, które będzie odpowiadać każdemu.
Cele ogólne i plan działania
W szczytowym momencie konfliktu ludzie mają tendencję do podejmowania pochopnych decyzji pod wpływem chwili. W tym momencie ważne jest, aby pamiętać o celach, dla których wykonywana jest praca, spojrzeć na problem z innej perspektywy i znaleźć kompromisowe rozwiązania.
Po omówieniu konfliktu ważne jest określenie, w jakim kierunku można posunąć się w rozwiązywaniu powstałych problemów.
Dla lidera ważne jest, aby dawać przykład przywództwa i troski o swoich podwładnych. Umiejętność zarządzania konfliktami pomaga utrzymać pozytywną atmosferę i wzmacnia relacje w zespole.
Ducha zespołowego nie da się kupić za pieniądze; nie uczy się go na specjalnych kursach. Rodzi się z interakcji ludzi, ze wspólnych celów i zainteresowań, z uwagi i troski o siebie nawzajem.
