In de zakenwereld is een effectief team als een schakel in een keten die het succes of falen van een project bepaalt. Maar hoe kun je zo’n team creëren, gebaseerd op gemeenschappelijke doelen en vertrouwen, het verenigen en uitstekende resultaten behalen?
Wat is een team in het bedrijfsleven?
Dit is in de eerste plaats een sociale groep waarin er duidelijke gemeenschappelijke doelen zijn en de capaciteiten van elke persoon elkaar aanvullen. Een treffend voorbeeld: sportteams, waarbij iedereen zijn eigen rol heeft gericht op het oplossen van gemeenschappelijke problemen.
De laatste tijd wordt het concept ‘team’ vaak gebruikt in het bedrijfsleven, maar het is vrij zeldzaam om er een te creëren. Vaker kan men in de praktijk “werkgroepen” observeren. Wat is het verschil?
In een werkgroep is de leider één persoon. In een team zijn de leiderschapsfuncties verdeeld over de leden.
Onderzoekers D. Smith en J. Katzenbach zijn ervan overtuigd dat het bouwen van een echt team niet altijd de moeite waard is, maar alleen onder de volgende voorwaarden:
- de behoefte aan collectieve producten die ontstaan als resultaat van de gezamenlijke activiteiten van deelnemers;
- mogelijkheid om leiderschapsfuncties tussen deelnemers te delen;
- de behoefte aan niet alleen individuele verantwoordelijkheid, maar ook aan collectieve verantwoordelijkheid.
Smith en Katzenbach trokken hun conclusies uit talrijke onderzoeken bij verschillende organisaties.
Een goed voorbeeld is het Burlington Northern Intermodal Team. Na de deregulering van het spoorvervoer creëerden ze een bedrijf in intermodaal transport (waarbij verschillende transportmodi werden gebruikt om goederen sneller en goedkoper te leveren).
Het bedrijf kreeg problemen vanwege de chaotische locatie van vestigingen door het hele land. Zeven mensen creëerden een team van 45 medewerkers binnen het bedrijf, stelden zichzelf ten doel de activiteiten te transformeren en boekten succes.
Het verhaal van het Burlington Northern Intermodal Team laat zien hoe dankzij teamwerk het bedrijf ondanks moeilijke externe omstandigheden miljarden aan inkomsten kon realiseren.
Hoe zou een ‘dreamteam’ eruit moeten zien?
In theorie is het bereiken van efficiëntie op het werk eenvoudig: u hoeft alleen maar een gemeenschappelijk doel te definiëren en de taken onder de deelnemers te verdelen. In de praktijk blijkt dit echter veel lastiger vanwege de verschillen in persoonlijke kwaliteiten, opvattingen, karakters en werkstijlen van ieder persoon.
Wat een echt team kenmerkt:
- Open discussie over algemene kwesties;
- Definitie van basisregels door alle deelnemers;
- Samenhang in het werk – iedereen speelt zijn rol en heeft invloed op de werking van het hele systeem;
- Gelijkheid;
- Openheid en vertrouwen;
- Samenwerkend leren, waarbij het aanmoedigen en erkennen van fouten inhoudt, in plaats van competitie;
- Het plannen van taken en processen;
- Analyse – regelmatige controles om ervoor te zorgen dat de teamgeest behouden blijft.
Teams kunnen slechts voor een tijdje worden opgericht om specifieke problemen op te lossen, of voor de lange termijn.
In het tweede geval is de relatie meestal goed opgebouwd, waardoor de deelnemers effectief kunnen werken. Tegelijkertijd kunnen langetermijnteams opgebrand raken, zich verzetten tegen verandering of zich terugtrekken. Bijvoorbeeld wanneer medewerkers ervan overtuigd zijn dat alleen de leider voor effectiviteit zorgt. En als zo’n leider vertrekt, kan de rest geen resultaten boeken.
Hoe je een effectief team creëert: instructies voor een ondernemer
Om een stabiel, continu en productief team te creëren waarin medewerkers zich op hun gemak voelen en bij het bedrijf willen blijven, is het belangrijk om voldoende tijd te besteden aan het opbouwen van relaties binnen de groep. Hoe je dat doet?
1. Creëer een ondersteunende sfeer
Dit is een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en betrokken voelt. Luister naar experts, moedig nieuwe ideeën aan en ‘bevorder’ actief de wederzijdse steun tussen medewerkers.
Stimuleer een cultuur van open dialoog waarin iedereen zijn mening kan uiten zonder bang te hoeven zijn genegeerd te worden. Regelmatige bijeenkomsten, zowel formeel als informeel, zijn in dit opzicht bijzonder nuttig: van bedrijfslunches tot teambuildingevenementen.
2. Wijs rollen en verwachtingen toe
Zorg ervoor dat elk teamlid precies begrijpt wat zijn of haar taken zijn en wat er van hem/haar wordt verwacht. Hierdoor wordt het risico op conflicten tot een minimum beperkt.
3. Zorg voor arbeidsomstandigheden en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling
Dit kunnen trainingen, promoties, carrièreperspectieven en incentives zijn. Dit heeft niet alleen invloed op de kwalificaties, maar versterkt ook de loyaliteit van medewerkers: zij zien groeimogelijkheden binnen het bedrijf.
Zorg ervoor dat de salarissen, voordelen en bonussen van werknemers voldoen aan de industrienormen of deze zelfs overtreffen.
4. Implementeer een feedbacksysteem
Verzamel regelmatig feedback van medewerkers over hun prestaties, werkomgeving en management. Gebruik deze informatie om uw arbeidsomstandigheden voortdurend te verbeteren.
5. Behoud de balans tussen werk en privé
Moedig werknemers aan om de leiding te nemen over hun gezondheid en welzijn door mogelijkheden te bieden voor regelmatige vakanties, hobby’s, enz.
Welke fouten maken ondernemers bij het vormen van een team?
Inefficiëntie kan ertoe leiden dat een bedrijf deadlines mist, slechte productkwaliteit, hoog personeelsverloop, burn-out onder medewerkers en andere problemen.
Welke andere factoren beïnvloeden de kwaliteit en samenhang van teamwerk?
De overtuiging dat als iemand goed functioneert in de ene rol, hij ook effectief zal zijn in een andere rol
Verschillende functies vereisen verschillende vaardigheden en kwaliteiten. Het promoten van een werknemer alleen op basis van zijn huidige prestaties zonder de vereisten van de nieuwe rol te analyseren, leidt ertoe dat de werknemer de motivatie verliest en de productiviteit afneemt.
De wens om personeel te selecteren zonder rekening te houden met de vraag of hij geschikt is voor een bepaalde rol in het team of niet
Het is noodzakelijk om rekening te houden met zowel de professionele vaardigheden van de werknemer als met hoe hij in het team van de onderneming zal passen.
Selectie van mensen die qua temperament geschikt zijn voor management of leiderschap
Soms hebben managers de neiging om werknemers te kiezen die ze persoonlijk leuk vinden en die qua overtuigingen en karaktereigenschappen op hen lijken. Dit heeft vaak tot gevolg dat echt waardevol talent over het hoofd wordt gezien.
Het vermijden van vervelende mensen
Teamwerk vereist van elke deelnemer niet alleen professionaliteit en het vermogen om zijn of haar taken uit te voeren, maar ook de bereidheid om samen te werken, collectieve probleemoplossing en constructieve interactie.
Dit betekent dat ieder teamlid bereid is zijn egoïsme opzij te zetten en een gemeenschappelijk doel na te streven, ook als daarvoor een stap richting anderen gezet moet worden.
Hoe werkconflicten oplossen?
Wanneer verschillende mensen in één groep samenkomen, zijn conflicten onvermijdelijk. Elke persoon heeft zijn eigen unieke ervaring, neemt beslissingen rekening houdend met de interne houding en door het prisma van zijn overtuigingen. Het is belangrijk om tegenstellingen op te kunnen lossen zodat de verbindingen tussen mensen versterkt worden. Hoe je dat doet?
Ruimte voor dialoog
Het is belangrijk om in het bedrijf een veilige omgeving te creëren waarin iedereen zijn gevoelens en gedachten kan uiten zonder angst om beoordeeld te worden. Dit kunnen zowel privégesprekken zijn als algemene bijeenkomsten, waar iedereen zijn visie op de situatie deelt.
Bemiddeling
Soms kan het nuttig zijn om een neutrale derde partij in de situatie te betrekken, die kan helpen het conflict op een onbevooroordeelde manier op te lossen. De mediator helpt de partijen naar elkaar te luisteren en een oplossing te vinden die voor iedereen geschikt is.
Algemene doelstellingen en actieplan
Op het hoogtepunt van een conflict hebben mensen de neiging overhaaste beslissingen te nemen in de hitte van het moment. Op dit moment is het belangrijk om de doelen waarvoor het werk wordt gedaan te onthouden, het probleem vanuit een andere hoek te bekijken en compromisoplossingen te vinden.
Na het bespreken van het conflict is het belangrijk om te bepalen waar u heen kunt bij het oplossen van de gerezen problemen.
Het is belangrijk dat een leider een voorbeeld stelt van leiderschap en zorg voor zijn ondergeschikten. Het vermogen om conflicten te beheersen draagt bij aan het behouden van een positieve sfeer en maakt de relaties binnen het team sterker.
Teamgeest is iets dat niet met geld kan worden gekocht; het wordt niet in speciale cursussen onderwezen. Het komt voort uit de interactie tussen mensen, uit gemeenschappelijke doelen en interesses, uit aandacht en zorg voor elkaar.
