Trong thế giới kinh doanh, một nhóm làm việc hiệu quả giống như một mắt xích trong sợi dây xích quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án. Nhưng làm thế nào bạn có thể tạo ra một đội như vậy, dựa trên mục tiêu chung và sự tin tưởng, đoàn kết và đạt được kết quả vượt trội?
Tập thể trong kinh doanh là gì?
Trước hết, đây là một nhóm xã hội trong đó có những mục tiêu chung rõ ràng và khả năng của mỗi người bổ sung cho nhau. Một ví dụ nổi bật: các đội thể thao, nơi mọi người đều có vai trò riêng nhằm giải quyết các vấn đề chung.
Gần đây, khái niệm “đội” thường được sử dụng trong kinh doanh nhưng hiếm khi tạo ra được khái niệm này. Thường xuyên hơn trong thực tế người ta có thể quan sát “các nhóm làm việc”. Có gì khác biệt?
Trong một nhóm làm việc, người lãnh đạo là một người. Trong một nhóm, chức năng lãnh đạo được phân bổ giữa các thành viên.
Các nhà nghiên cứu D. Smith và J. Katzenbach tự tin rằng việc xây dựng một nhóm thực sự không phải lúc nào cũng xứng đáng mà chỉ với những điều kiện sau:
- nhu cầu về các sản phẩm tập thể được tạo ra nhờ hoạt động chung của những người tham gia;
- cơ hội chia sẻ chức năng lãnh đạo giữa những người tham gia;
- không chỉ cần trách nhiệm cá nhân mà còn cả trách nhiệm tập thể.
Smith và Katzenbach đã rút ra kết luận từ nhiều nghiên cứu ở nhiều tổ chức khác nhau.
Một ví dụ điển hình là Đội đa phương thức phía Bắc Burlington. Sau khi bãi bỏ quy định về vận tải đường sắt, họ đã thành lập doanh nghiệp vận tải đa phương thức (sử dụng các phương thức vận tải khác nhau để vận chuyển hàng hóa nhanh hơn và rẻ hơn).
Công ty gặp khó khăn do vị trí hỗn loạn của các chi nhánh trên khắp cả nước. Bảy người đã tạo nên một đội ngũ gồm 45 nhân viên trong công ty, đặt cho mình mục tiêu chuyển đổi hoạt động và đạt được thành công.
Câu chuyện về Nhóm liên phương thức miền Bắc Burlington chứng minh làm thế nào tinh thần đồng đội đã giúp công ty đạt được doanh thu hàng tỷ USD bất chấp hoàn cảnh khó khăn bên ngoài.
Một “đội ngũ trong mơ” nên như thế nào?
Về lý thuyết, việc đạt được hiệu quả trong công việc rất đơn giản – bạn chỉ cần xác định mục tiêu chung và phân chia nhiệm vụ giữa những người tham gia. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này trở nên khó khăn hơn nhiều do sự khác biệt về phẩm chất cá nhân, quan điểm, tính cách và phong cách làm việc của mỗi người.
Điều gì tạo nên đặc điểm của một nhóm thực sự:
- Thảo luận cởi mở về các vấn đề chung;
- Tất cả người tham gia xác định các quy tắc cơ bản;
- Sự mạch lạc trong công việc – mọi người đều đóng vai trò của mình và có ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ hệ thống;
- Bình đẳng;
- Cởi mở và tin cậy;
- Học tập hợp tác, bao gồm việc khuyến khích và thừa nhận sai lầm, thay vì cạnh tranh;
- Lập kế hoạch nhiệm vụ và quy trình;
- Phân tích – kiểm tra thường xuyên để đảm bảo duy trì tinh thần đồng đội.
Các nhóm chỉ có thể được tạo trong một thời gian, để giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc lâu dài.
Trong trường hợp thứ hai, mối quan hệ thường được thiết lập tốt, điều này cho phép những người tham gia làm việc hiệu quả. Đồng thời, các nhóm làm việc lâu năm có thể trở nên kiệt sức, chống lại sự thay đổi hoặc rút lui. Ví dụ, khi nhân viên tin rằng chỉ có người lãnh đạo mới đảm bảo tính hiệu quả. Và khi một người lãnh đạo như vậy ra đi, những người còn lại cũng không thể tạo ra kết quả.
Cách tạo nhóm hiệu quả: hướng dẫn dành cho doanh nhân
Để tạo ra một nhóm ổn định, liên tục và hiệu quả, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái và muốn ở lại với công ty, điều quan trọng là phải dành đủ thời gian để xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Làm thế nào để làm nó?
1. Tạo bầu không khí hỗ trợ
Đây là một môi trường làm việc nơi mọi người đều cảm thấy có giá trị và được hòa nhập. Lắng nghe chuyên gia, khuyến khích những ý tưởng mới và tích cực “thúc đẩy” sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên.
Nuôi dưỡng văn hóa đối thoại cởi mở, nơi mọi người có thể lên tiếng mà không sợ bị phớt lờ. Các cuộc họp thường xuyên, cả chính thức và không chính thức, đặc biệt hữu ích về mặt này: từ bữa trưa của công ty đến các sự kiện xây dựng nhóm.
2. Chỉ định vai trò và kỳ vọng
Đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu chính xác nhiệm vụ của họ và những gì được mong đợi ở họ. Điều này sẽ làm giảm nguy cơ xung đột đến mức tối thiểu.
3. Cung cấp điều kiện làm việc và cơ hội phát triển nghề nghiệp
Đây có thể là đào tạo, thăng tiến, triển vọng nghề nghiệp, khuyến khích. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến trình độ mà còn củng cố lòng trung thành của nhân viên: họ nhìn thấy cơ hội phát triển trong công ty.
Đảm bảo rằng mức lương, phúc lợi và tiền thưởng của nhân viên đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn ngành.
4. Triển khai hệ thống phản hồi
Thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên về hiệu suất, môi trường làm việc và quản lý của họ. Sử dụng thông tin này để liên tục cải thiện điều kiện làm việc của bạn.
5. Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Khuyến khích nhân viên chịu trách nhiệm về sức khỏe và hạnh phúc của họ bằng cách tạo cơ hội cho các kỳ nghỉ, sở thích thường xuyên, v.v.
Doanh nhân mắc phải sai lầm gì khi thành lập nhóm?
Sự kém hiệu quả có thể khiến công ty trễ thời hạn, chất lượng sản phẩm kém, tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao, nhân viên kiệt sức và các vấn đề khác.
Những yếu tố nào khác ảnh hưởng đến chất lượng và sự gắn kết của tinh thần đồng đội?
Niềm tin rằng nếu một người làm tốt vai trò này thì anh ta cũng sẽ làm tốt vai trò khác
Các vị trí khác nhau đòi hỏi những kỹ năng và phẩm chất khác nhau. Chỉ thăng chức cho nhân viên dựa trên thành tích hiện tại mà không phân tích các yêu cầu của vai trò mới dẫn đến việc nhân viên mất động lực và giảm năng suất.
Mong muốn lựa chọn nhân sự mà không tính đến việc anh ta có phù hợp với một vai trò nhất định trong nhóm hay không
Cần phải tính đến cả kỹ năng chuyên môn của nhân viên và mức độ phù hợp của anh ta với đội ngũ của doanh nghiệp.
Lựa chọn những người có tính cách phù hợp để quản lý hoặc lãnh đạo
Đôi khi các nhà quản lý có xu hướng chọn những nhân viên mà họ thích và giống họ về niềm tin cũng như đặc điểm tính cách. Điều này thường dẫn đến việc tài năng thực sự có giá trị bị bỏ qua.
Tránh xa những người gây phiền nhiễu
Làm việc nhóm đòi hỏi ở mỗi người tham gia không chỉ tính chuyên nghiệp và khả năng thực hiện chức năng của mình mà còn phải sẵn sàng hợp tác, giải quyết vấn đề tập thể và tương tác mang tính xây dựng.
Điều này có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm sẵn sàng gạt bỏ sự ích kỷ của mình và phấn đấu vì một mục tiêu chung, ngay cả khi điều này đòi hỏi phải tiến một bước về phía người khác.
Làm thế nào để giải quyết xung đột công việc?
Khi những người khác nhau tập hợp thành một nhóm, xung đột là không thể tránh khỏi. Mỗi người có trải nghiệm riêng của mình, đưa ra quyết định có tính đến thái độ bên trong và thông qua lăng kính niềm tin của mình. Điều quan trọng là có khả năng giải quyết mâu thuẫn để mối liên kết giữa mọi người được củng cố. Làm thế nào để làm nó?
Không gian đối thoại
Điều quan trọng là tạo ra một môi trường an toàn trong công ty, nơi mọi người có thể bày tỏ cảm xúc và suy nghĩ của mình mà không sợ bị đánh giá. Đây có thể là những cuộc trò chuyện riêng tư hoặc những cuộc họp chung, nơi mọi người chia sẻ tầm nhìn của mình về tình huống này.
Hòa giải
Đôi khi sẽ rất hữu ích nếu giới thiệu một bên thứ ba trung lập vào cuộc, người có thể giúp giải quyết xung đột một cách khách quan. Hòa giải viên giúp các bên lắng nghe nhau và tìm ra giải pháp phù hợp với tất cả các bên.
Mục tiêu chung và kế hoạch hành động
Ở đỉnh điểm của xung đột, mọi người có xu hướng đưa ra những quyết định vội vàng trong lúc nóng nảy. Tại thời điểm này, điều quan trọng là phải nhớ các mục tiêu mà công việc đang được thực hiện, nhìn vấn đề từ một góc độ khác và tìm ra giải pháp thỏa hiệp.
Sau khi thảo luận về xung đột, điều quan trọng là phải xác định xem bạn có thể tiến tới đâu trong việc giải quyết các vấn đề nảy sinh.
Điều quan trọng là người lãnh đạo phải nêu gương về khả năng lãnh đạo và quan tâm đến cấp dưới của mình. Khả năng quản lý xung đột giúp duy trì bầu không khí tích cực và làm cho mối quan hệ trong nhóm bền chặt hơn.
Tinh thần đồng đội là thứ không thể mua được bằng tiền; nó không được dạy trong các khóa học đặc biệt. Nó được sinh ra từ sự tương tác giữa con người với nhau, từ mục tiêu và lợi ích chung, từ sự quan tâm, chăm sóc lẫn nhau.
